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Vous avez l’impression d’être continuellement débordé et de ne jamais en faire assez? Pour ne plus se sentir frustré par un constant manque de temps, pour améliorer son organisation, il suffit pourtant d’appliquer quelques règles simples. Suivez nos conseils et redevenez maître de votre emploi du temps.
1- Déterminez les priorités dans votre vie
Posez-vous régulièrement la question : « qui suis-je et qu’est-ce que je veux accomplir ?» Les réponses apportées vous permettront de définir les priorités dans votre vie. En définissant vos priorités, vous aurez en main une véritable boussole. Boussole qui vous indiquera la direction vers laquelle orienter vos efforts.
Vos priorités doivent englober les différents domaines de votre vie et en particulier les différents rôles professionnels que vous êtes amené à tenir aujourd’hui : manager, expert, chef de projet,…
Grâce à votre boussole, vous arrêterez de vous disperser et ne perdrez plus votre temps à réaliser des peccadilles !
2- Planifiez : soyez prêt à perdre du temps pour en gagner !
Planifier vous permettra de gagner un temps précieux chaque jour. Une récente étude a révélé qu’en consacrant huit minutes par jour à planifier, nous pouvions gagner une heure dans la journée. En fait, plus vous avez de tâches à réaliser et plus vous vous sentez débordé, plus il faut prendre de temps pour planifier !
Pour planifier, utilisez des outils ou logiciels de gestion du temps : agenda, calendrier, plannings. Ils vous permettront d’organiser vos journées, vos semaines et sont de précieux aide-mémoire.
3- Priorisez les tâches
Donnez un ordre de priorité à chacune des tâches qui se présentent. Notre tendance naturelle à agir et notre vision à court terme nous amènent souvent à réaliser d’abord à ce qui nous semble urgent. Mais la pression des événements est telle qu’une autre urgence fait immédiatement surface, à laquelle nous nous attelons sans coup férir…Et nous n’avons jamais assez de temps pour entreprendre ce qui, plus qu’urgent, est important.
Lorsque vous planifiez, accordez une large place aux activités importantes et non urgentes. Cela vous permettra de ne plus vous laisser déborder par les urgences!
4- Gagnez en efficacité
Nous sommes persuadés, à tort, que les efforts sont proportionnels au résultat. Erreur lourde de conséquences, car en réalité : 20% du temps et de l’énergie investis de manière stratégique suffisent à décrocher 80% des résultats !
Ainsi, dites-vous que la réalisation de 20% de vos tâches participe à hauteur de 80% à l’atteinte de vos objectifs prioritaires. Efforcez-vous donc toujours de commencer par les tâches les plus importantes et souvent les plus difficiles. Cela vous permettra d’obtenir de bien meilleurs résultats.
5- Fixez vos limites : apprenez à dire « non » !
Protégez-vous des sollicitations excessives et des urgences des autres. La capacité de dire « non » au bon moment vous fera gagner du temps. Sachez dire « non » lorsqu’un collègue vous demande une faveur ou qu’un client vous appelle en dehors des horaires de travail. N’oubliez pas qu’une attitude systématiquement coopérative est fondée sur l’illusion d’arriver à tout faire.
Apprenez à dire « non » à bon escient en vous posant les bonnes questions : « Ai-je le temps d’effectuer la tâche demandée ? Ai-je les moyens de refuser compte tenu de mon poste, de ma fonction, des résultats actuels de la société, de mes relations avec la hiérarchie… ? ».
6- Eliminez les voleurs de temps
Repérez les voleurs de temps : collègues qui rentrent à tout moment dans votre bureau, des mails ou des sms qui arrivent sur votre téléphone… Avec toutes ces interruptions, il est difficile de rester concentré et de travailler de manière continue. Pour y faire face, pensez à vous isoler en coupant le téléphone ou en fermant la porte de votre bureau.
Si vous recevez beaucoup de mails tout au long de la journée et que ces mails vous accaparent en vous privant de temps pour d’autres activités, coupez pendant une heure ou deux ce flux ou même planifiez deux plages de temps dans votre journée pour traiter vos mails. Votre esprit sera alors 100% disponible pour d’autres tâches.
7- Sachez déléguer
Sous-traitez les tâches que vous jugez moins importantes à réaliser, plus faciles ou moins dans vos compétences. En effet, dites-vous que toute tâche qui ne correspond aux impératifs de votre mission peut être déléguée !
Faites participer collègues, stagiaires, amis ou famille, et faites leur confiance ! Le fait de déléguer permet de responsabiliser les personnes qui vous entourent et de vous décharger de tâches qui ne sont pas nécessairement de votre ressort.
