Conduire une réunion hybride

Objectifs

Piloter une réunion hybride mixant participants en visioconférence et participants en présentiel
Développer une communication adaptée pour piloter la réunion hybride avec efficacité
Identifier les techniques permettant de rendre ses réunions efficaces
S’entraîner à animer une réunion hybride

Public

Managers, chefs de projets, tous collaborateurs animateurs de réunion hybride.

Pré-requis

Avoir déjà animé des réunions en présentiel ou en distanciel

Axes de travail

1. Préparer la réunion

Définir les objectifs, et les méthodes d’animation pour les atteindre,
Déterminer la liste des participants selon le type de réunion,
Prendre en compte les aspects logistiques, communiquer en amont,
Définir la trame de la réunion, élaborer l’ordre du jour.

2. Cadrer la réunion

Déterminer les objectifs de la réunion,
Identifier les attendus
Quel format pour quels enjeux ? Réunion audio, visioconférence, ou bien mixte ?

3. Savoir tenir compte des spécificités horaires

Préparer son propre matériel pour ne pas être pris au dépourvu
Savoir calibrer la durée en fonction de l’objectif, des participants et du format de la réunion
Rédiger un ordre du jour, gérer les invitations avec méthode

4. Identifier les bonnes pratiques pour animer une réunion hybride

Travailler son positionnement face caméra et avec les participants en présentiel
Communiquer, alterner les prises de parole entre participants présentiels et distanciels
Comment repérer les signes d’un décrochage

5. Adapter sa communication au format de réunion hybride

Redoubler sa vigilance pour gérer 2 publics (présentiel et en visio ou audio)
Animer sans fatigue, être entendu et écouté, savoir capter l’attention de son public « hybride »
Maintenir l’attention des participants et favoriser les échanges
Redynamiser et capter l’attention pour éviter la déconcentration

Animation

80% de mises en application, auto diagnostics, exercices individuels ou collectifs, prise de recul sur ses pratiques, travail sur des déclics pour faire évoluer ses pratiques
Analyse des situations concrètes apportées par les participants