Les clés d’une communication claire et efficace

Savoir communiquer est capital. Que ce soit dans la sphère personnelle ou professionnelle, détenir les clés d’une bonne communication est un véritable atout. En effet, dans un environnement VUCA comme le nôtre, où tout va vite et où tout est complexe, la qualité de l’information est capitale. Et pourtant, elle fait souvent défaut. Apprendre à communiquer en entreprise est donc primordial.

Découvrez les clés d’une communication réussie.

La communication : un ingrédient essentiel en entreprise

C’est quoi la communication en entreprise ?

Aujourd’hui, nous sommes en contact permanent les uns avec les autres. Ces échanges quotidiens, qu’ils soient réels ou virtuels, sont fort utiles, cependant communiquer est bien plus complexe. Plus souvent appelée communication interne, la communication en entreprise englobe la totalité des actions qui permettent aux collaborateurs de mieux accéder à l’information et de mieux communiquer ensemble. La communication concerne tous les statuts, de l’exécutant au manager. Elle implique une interaction interpersonnelle qui fait intervenir :

• un émetteur : celui qui annonce le message ;
• un récepteur : c’est-à-dire l’auditoire ;
• un support qui peut être verbal, écrit ou encore électronique ;
• un code : l’émetteur convertit sa pensée en langage qui sera ensuite décodé par le destinataire ;
• la rétroaction qui a lieu quand le récepteur envoie sa réponse en retour.

Une communication souvent insuffisante

Dans un monde où tout irait bien, l’information circulerait de manière fluide et transparente. Aucun filtre ni aucune barrière ne viendraient faire obstacle aux messages qui seraient alors transmis de l’émetteur au récepteur en temps réel, de façon claire et précise. Mais, la réalité est tout autre et la communication est très souvent compliquée en entreprise. Quand certains font de la rétention d’information pensant ainsi exercer une forme de pouvoir, d’autres la déforment, volontairement ou pas. Les problèmes de communication avec les autres sont omniprésents. C’est un vrai sujet, d’autant plus aujourd’hui, avec l’apparition du travail hybride et du télétravail qui ont amplifié le phénomène. Et ces soucis ne s’arrêtent pas là, puisque par nature, nous détestons rester dans l’attente et l’incompréhension. Alors, lorsque nous n’avons pas l’information, nous allons la chercher coûte que coûte. Nous cherchons des réponses là où nous ne devrions pas, nous nous fions aux rumeurs, aux fameux bruits de couloir, et parfois même, nous inventons des réponses à nos propres questionnements.

Les enjeux de la communication

La communication est capitale puisque non maîtrisée, ou produite de manière insuffisante, elle peut avoir des effets négatifs sur l’activité, la productivité, et les collaborateurs. Un homme averti en vaut deux et les enjeux de la communication en entreprise sont multiples. Communiquer efficacement est primordial pour :

• Motiver et impliquer les collaborateurs : les salariés doivent avoir le sentiment d’appartenir à l’entreprise.
• Augmenter la créativité des équipes.
• Améliorer la productivité des salariés et par conséquent le chiffre d’affaires de l’entreprise.
• Fixer des objectifs aux équipes et les faire accepter.
• Fidéliser les collaborateurs afin qu’ils s’investissent toujours plus.
• Favoriser la cohésion et le travail d’équipe.
• Favoriser le partage de connaissances.
• Réduire les conflits et les incompréhensions.
• Mieux connaître l’entreprise et mieux appréhender son fonctionnement.
• Valoriser la marque employeur.
• Effacer les doutes et mettre fin aux bruits de couloir.
• Améliorer la qualité de vie au travail.

Les clés d’une communication réussie

Pour maîtriser sa communication et faire en sorte que le message envoyé ait tout son sens auprès des destinataires, il est important de connaître les clés de la communication.

Écouter son interlocuteur : communiquer, c’est d’abord écouter et prendre en compte les avis. La communication au quotidien ne doit pas être à sens unique.

Expliquer simplement : les informations transmises doivent être claires et accessibles à tous. De la même manière, il est essentiel d’aller… à l’essentiel. Inutile de noyer les collaborateurs sous un flot d’informations. Celles-ci doivent être concises et précises.

Transmettre les informations dans les délais : pour éviter la propagation de rumeurs, soignez votre timing.

Prendre en compte les différents acteurs : pour communiquer et informer comme il se doit, vous devez aussi apprendre à connaître votre public-cible, tenir compte de ses particularités et de la personnalité de chacun pour trouver le moyen de communication le plus adapté. Communiquer, c’est aussi de la psychologie, sachez-le.

Mobiliser les différents canaux de communication utiles : Skype, Slack, Microsoft Teams… Les moyens de communication doivent avant tout être adaptés aux équipes pour que le message soit bien diffusé, de manière percutante. Livrets d’accueil pour intégrer les salariés, newsletters ou encore intranet pour diffuser les informations efficacement… Vous devez opter pour le bon support, pour transmettre les bonnes informations, au bon endroit.

Miser sur les temps d’échange et privilégier les conversations en personne quand c’est possible : pour éviter toute erreur ou toute incompréhension, rien de mieux qu’un échange en face à face pour faire passer ses messages. Si vous dirigez une équipe hybride ou que votre équipe travaille à distance, choisissez la visioconférence.

Donner l’exemple : si nous devons tous communiquer, les managers doivent être le moteur de cette communication. Ils doivent être les premiers à consulter leurs équipes, écouter leurs requêtes et discuter de leurs doutes.

Se former : communiquer n’est pas inné. Vous avez parfois besoin que l’on vous donne les clés pour adapter votre communication. La formation à la communication est pour cela indispensable.

Ne pas négliger le langage corporel et la gestuelle : quand il s’agit de faire passer un message, le langage non verbal a toute son importance. La communication ne se résume pas à vos mots. Il faut veiller à maintenir une certaine cohérence entre communication verbale, paraverbale et non verbale.

Comment juger de l’efficacité de la communication ?

Les freins à la qualité relationnelle

Il existe des freins qui peuvent perturber la communication, qu’elle soit orale ou écrite. Parmi eux, le filtrage. Nous avons parfois tendance à sélectionner les informations que l’on reçoit. Le filtrage fait que les informations se diluent au fur et à mesure des échanges pour perdre toute leur pertinence. De la même manière, l’écoute sélective peut être un frein à une communication de qualité. L’interlocuteur n’écoute pas ce qu’on lui dit, il s’écoute lui-même. Enfin, il y a également une mauvaise interprétation. Tous les interlocuteurs n’interprètent pas forcément les messages reçus de la même manière. C’est pourquoi il est indispensable d’adapter sa communication au public à qui elle se destine.

Les indicateurs de performance et d’efficacité relationnelle

Il est tout à fait possible de savoir si la communication en entreprise est performante ou pas. Pour cela, il peut être judicieux de se baser en partie sur des indicateurs clés de performance (KPI) tels que le taux d’engagement, le turn-over (une entreprise qui communique mal est une entreprise qui ne fidélise pas), mais aussi la productivité.

L’importance de la communication en entreprise ne doit pas être prise à la légère. C’est un véritable levier d’engagement pour les équipes, qui influence la qualité de vie au travail, la motivation, les performances et l’activité tout entière de l’entreprise. C’est pour cette raison qu’il est essentiel de maîtriser les clés de la communication. DevOp vous propose justement un large panel de formations en communication pour s’affirmer, argumenter, convaincre, savoir pratiquer l’écoute active, ou communiquer en situation difficile.