Animer une équipe à distance 1/4 : tout préparer en amont

Vous encadrez des collaborateurs éloignés physiquement (commerciaux sur les routes, équipes multi-sites, travailleurs détachés ? Cela implique d’adapter votre manière de travailler ensemble. Dans ce premier volet, zoom sur une étape essentielle du management à distance : la préparation en amont en 7 bons réflexes.

1. Réfléchir aux contraintes de l’éloignement

Décalage horaire, manque de visibilité auprès de la hiérarchie, moins de feedbacks spontanés ou d’occasions d’échanger de façon informelle : le management à distance soulève des réticences, toutes surmontables heureusement. C’est aussi l’opportunité de développer l’autonomie et l’esprit d’initiative des collaborateurs. Mieux vaut avoir tout cela en tête avant de vous lancer. Une analyse SWOT peut vous aider à y voir plus clair.

Bon à savoir : pour que le management à distance reste efficient, il est préférable d’avoir une équipe réduite (6 à 8 personnes max).

2. Clarifier le « Qui fait quoi »

Autre point de vigilance pour travailler efficacement avec vos collaborateurs à distance : bien définir le périmètre de chacun et établir des objectifs clairs, sans interprétation. Pour cela, vous pouvez utiliser les indicateurs SMART, c’est-à-dire :

Spécifiques : les objectifs sont bien exprimés et compris
Mesurables : les objectifs sont chiffrés, évalués (ex : Acquis / Non acquis)
Atteignables : les objectifs sont suffisamment ambitieux pour susciter le challenge
Réalistes : les objectifs correspondent à un contexte précis, des enjeux longs termes (fil rouge)
Timés : les objectifs ont des échéances

3. Établir des plans d’action

C’est la feuille de route de l’équipe pour atteindre l’objectif commun. Construite (idéalement) en concertation avec l’ensemble des membres, elle montre le cap à suivre et fixe les dates de chaque étape.

4. Évaluer les risques

En management à distance plus que jamais, votre projet doit être bien ficelé. Planifier avec le maximum de détail évite les mauvaises surprises durant la phase opérationnelle. En cas d’aléas, vous êtes prêts à réagir.

5. Élaborer des règles de fonctionnement spécifiques

Pour que le travail à distance soit fluide, il convient d’établir des règles de fonctionnement faciles à appliquer et validées par tous. Afin d’être sûr que chacun les adopte, fabriquez-les avec vos collaborateurs dès le début du projet.

6. Mettre à disposition des documents d’aide

Annuaire des différents interlocuteurs, organigramme des acteurs du projet, description des process (construits de préférence avec l’équipe): ces ressources sont précieuses pour faciliter la collaboration à distance. Veillez à les centraliser et à les rendre accessibles à tous.

7. Vérifier la maturité des collaborateurs : leur degré de compétence et d’autonomie

Travailler à distance ne convient pas à tout le monde. Avant d’entamer ce mode de collaboration, assurer-vous que chaque membre de votre équipe soit prêt en terme de :