Animer une équipe à distance 4/4 : outils

Logiciels collaboratifs, agendas partagés, messageries instantanées : le digital facilite considérablement le management à distance. Pour que cela reste efficace, une bonne organisation et une communication maîtrisée s’imposent. Sélection d’outils managériaux (numériques ou non) pour faciliter le travail d’équipes géographiquement éloignées.

SWOT : pour évaluer les risques et opportunités

Avant de se lancer dans une collaboration à distance, mieux vaut en mesurer les contraintes. La matrice SWOT est pour cela votre meilleure alliée. Elle consiste à analyser :

– les facteurs endogènes d’un part :

Strenght (Forces) : moyens et compétences en votre possession vous procurant des avantages concurrentiels
Weekness (Faiblesses) : critère de succès dont vous manquez en interne

– les facteurs exogènes d’autre part :

Opportunity (Opportunités) : marché présentant un potentiel intéressant
Threat (Menaces) : contexte ou évolutions réglementaires susceptibles d’impacter négativement le projet

SMART : pour établir des objectifs clairs

Fixer des objectifs fait partie du B-A-BA d’un projet réussi, et plus encore à distance. L’indicateur SMART permet de motiver vos troupes en leur proposant des objectifs :

Spécifiques et Simples
Mesurables
Acceptés et Ambitieux
Réalistes
Timés

Mind mapping : pour rendre compte et formaliser des plans d’action

Aussi appelé carte mentale ou schéma heuristique, le mind mapping est un formidable outil de gestion de projet à distance. IL est utile pour :

prendre des notes en réunion
formaliser sa réflexion
aider à la compréhension

Des applications comme WiseMapping, Mind42 ou MindMeister sont très faciles à prendre en main.

VAK : pour se faire comprendre de tous<

Utilisé en pédagogie PNL (Programmation Neuro-Linguistique), le VAK s’appuie sur la théorie des styles d’apprentissage. Théorie selon laquelle chacun assimilerait l’information de manière différente selon son sens dominant :

Visuel : montrer
Auditif expliquer
Kinesthésique : faire manipuler

En management à distance, le VAK permet d’adapter votre manière de communiquer avec vos collaborateurs comme indiqué ci-dessus.

Outils de planification : pour savoir quand faire quoi

Qui dit projet dit forcément délais. Chaque tâche doit être planifiée à l’avance pour assurer un suivi pertinent et anticiper d’éventuels glissements. Des logiciels en ligne comme Gantter, Beebusy, Bitrix42 ou encore Trello (particulièrement adapté pour les collaborateurs « visuels ») sont LA clés pour bien manager à distance. Ces calendriers en ligne fluidifient la collaboration des intervenants où qu’ils soient sur la planète, en mettant tout le monde au même niveau d’information en temps réels.

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Logiciels collaboratifs en ligne

Il sont très pratiques pour animer une équipe à distance et occupent des fonctions essentiels :

Centraliser des informations importantes et travailler à plusieurs sur un même document (DropBox, CosyDrive, Google Drive)
Tchatter en direct et partager des fichiers (Slack, Microsoft Teams ou Asana)

NB : outils digitaux et messageries instantanées ne signifient pas fil à la pâte. N’abusez pas des sollicitations virtuels, laissez à vos collaborateurs le soin de choisir le meilleur moment pour vous répondre et respectez leur droit à la déconnexion.

Applications de visioconférence

Utiles pour animer des réunions à distance, les logiciels de visioconférence offrent bien plus qu’une connexion simultanée de plusieurs interlocuteur avec image et son (partage d’écran et de fichier, messagerie instantanée, etc). Skype, WebEx, Sametime ou GoToMeeting font partie des incontournables en milieu professionnel.

Tableaux de reporting : pour suivre les performances

Excel (Microsoft), Numbers (Mac), Calc (OpenOffice) ou Google Sheets : comme le mail, le bon vieux tableur reste une valeur sûre en management à distance. Une formation (TOSA) sur les fonctionnalités avancées de ces logiciels de bureautique décuple l’efficacité de leur usage en entreprise.

Engagement des collaborateurs

Toutes ces méthodes de gestion de projet et solutions informatiques ne servent à rien sans l’engagement de vos collaborateurs. Animer une équipe à distance implique que chaque membre soit autonome et mâture pour les employer à bon escient. Pour que »la mécanique tourne », tout le monde doit jouer le jeu et les utiliser correctement. Un accompagnement peut s’avérer nécessaire en début de mission afin que chacun se sente à l’aise avec tel ou tel logiciel.

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Article écrit avec la participation des consultants de l’équipe UP.