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Comment gérer la surcharge d’emails

Par Peter Bregman. Conseiller stratégique et coach pour dirigeants. Auteur de l’ouvrage

18 minutes : find your focus, master distraction, and get the right things done

3 heures par jour ou bien 3 heures par semaine ?

emailIl y a quelques semaines, j’ai pris une semaine complète de vacances en famille et sans le moindre équipement informatique ni la moindre connexion internet. Ni téléphone, ni ordinateur ni accès à mes emails.

De retour au bureau, plusieurs centaines d’emails m’attendaient. Trois heures me furent nécessaires pour traiter en intégralité l’équivalent d’une semaine d’emails.

Quel contraste avec le déroulement habituel de mes journées de travail, au cours desquelles je consacre plus de 3 heures à traiter mes emails ! Parmi eux un grand nombre sont certes des allers-retours d’emails sur des sujets précis. Mais tout de même, la différence est spectaculaire.

Traiter ses emails est une distraction commode car légitime. Après tout, ne s’agit-il pas de travail ?

La conclusion m’a semblé évidente. J’utilise l’email comme une distraction. Dès que je me sens mal à l’aise, je vérifie mes emails. Je suis bloqué au cœur d’une tâche ? Je vérifie mes emails ! Ennuyé au cours d’un coup de téléphone, obligé d’attendre dans l’ascenseur, frustré par les pesanteurs d’une réunion, anxieux en prévision d’une échéance à venir ? Je vérifie mes emails ! C’est en effet une manière commode, toujours présente et facilement accessible d’éviter toute forme d’inconfort.

Et puis, le besoin de savoir se fait pressant. Savoir ce qui m’attend dans ma boite mail. Quelle information importante a pu m’être envoyée depuis ma dernière vérification. Voilà qui nous pousse à agir de manière impulsive vis-à-vis de l’email.

Perte de contrôle. Inefficacité. Perte de temps.

Mais le problème est sérieux. Et s’accentue. Nous sommes de plus en plus sous la dépendance de nos habitudes vis-à-vis du traitement de l’email. Qui ne se plaint pas aujourd’hui d’une surcharge d’emails ? Le flux devient incessant et donc notre besoin de vérifier ce flux va croissant. Nous développons une addiction qui nuit à toutes nos tâches et obligations quotidiennes.

L’abondance n’est pas le seul problème. L’inefficacité du traitement de nos emails est au cœur du problème. Nous perdons du temps car bien souvent nous ne traitons pas intégralement un email. Nous le lisons à la volée, en le survolant, sans répondre ou faire ce qu’il nous commande de faire. Souvent d’ailleurs parce que nous le lisons sur notre téléphone sans moyen ni temps pour le traiter complètement. Puis de retour à notre poste de travail, nous le relisons et alors seulement répondons et réalisons les actions nécessaires.

Et cela nous exaspère. La sensation d’être surchargé de travail, de crouler sans cesse sous les obligations, avant, pendant et après nos heures de bureau devient insupportable. Le sentiment d’intrusion du professionnel dans nos vies personnelles est réel.

Prescription : 1 dose, 3 fois par jour !

Pour solutionner ce problème, j’ai décidé de me livrer à une petite expérience, suite à ce retour de vacances.

Plutôt que de traiter mon flux d’emails de manière continue au cours de la journée, je me suis programmé des séquences de traitement d’emails à heures fixes, et toujours lorsque je suis à mon poste de travail.

Nous sommes bien plus efficaces lorsque nous traitons nos emails d’un bloc. Nous sommes plus concentrés, motivés et nous ne perdons pas de temps lié à la transition d’une activité à l’autre.

J’ai donc fixé trois plages de 30 minutes chacune, le matin à mon arrivée au bureau, à la mi-journée et le soir avant de quitter le bureau. Détail important : j’utilise un chronomètre et lorsqu’il sonne à l’issue des trente minutes, je ferme ma boite email, quel que soit l’avancement dans le traitement. Cela me force à ne pas perdre de temps inutilement.

Et bien évidemment, hors de ces séquences dédiées, je m’impose de ne pas vérifier ma boite email.

Résister à la tentation…

Le défi devient donc simple : résister à la tentation de déroger à cette règle et à la crainte de rater des messages potentiellement urgents.

Mon approche consiste, lorsque j’y suis confronté, à respirer profondément et me reconcentrer sur la tâche en cours. J’essaie de me relaxer. Une autre technique a fait ses preuves : lorsque l’envie de distraction par l’email surgit, faites votre introspection ! Demandez-vous ce qui a causé ce besoin de distraction, quel sentiment vous traverse, et relaxez-vous afin de rediriger le stimulus vers votre tâche.

Fixer une heure précise pour votre séquence de traitement d’email vous aidera grandement à garder patience et à résister aux tentations intempestives.

Gardez en tête que lorsqu’un interlocuteur a besoin d’une réponse immédiate de votre part, il préfèrera vous contacter par téléphone ou par sms. Il est donc très improbable que des urgences vous échappent, en ne vérifiant pas vos emails en continu.

Mon expérience s’est révélée très efficace : je suis beaucoup plus disponible pour toutes les autres tâches. Je suis plus productif, plus créatif, à l’écoute, sensible à des détails importants qui m’échappaient auparavant.

Et mon traitement d’emails est beaucoup plus productif. J’y consacre 1h30 par jour, ce qui est pour moi la juste charge à consacrer à cette tâche. Peut-être aurez-vous vous-même besoin de plus de temps, ou bien de moins.

Expérimentez le principe des trois séquences quotidiennes et ajustez le temps nécessaire pour trouver votre point d’équilibre.

Source : Harvard Business Review
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Publié le 16 Mai 2014 dans Efficacité professionnelle

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