Les secrets d’une conduite de projet efficace

La conduite de projet, vous en avez forcément entendu parler. Connue également sous le nom de gestion ou management de projet, elle est un ensemble de moyens qui sont utilisés pour atteindre un objectif fixé, dans un temps bien défini. Mais, comment mener une bonne conduite de projet ? Comment s’y prendre et quelles sont les étapes pour la mettre en place ? Voici tous les secrets d’une conduite de projet efficace.

La conduite de projet : qu’est-ce que c’est ?

De nombreuses entreprises travaillent aujourd’hui en mode projet. Qu’est-ce que ça signifie exactement ?

Conduite de projet : définition

La conduite de projet désigne l’ensemble des méthodes, des techniques et des outils utilisés pour atteindre un objectif, dans un temps imparti. La conduite de projet permet d’aider les équipes à s’organiser et à accomplir l’ensemble des tâches nécessaires pour réaliser un projet. Elle permet de planifier, de gérer, de coordonner, de répartir, de partager, de contrôler… Bref, elle a pour but d’assurer une bonne gestion des tâches, d’utiliser de manière optimale les ressources financières disponibles et d’organiser la collaboration entre les membres d’une équipe pour que tout se déroule sans encombre.

Les avantages de la conduite de projet

Si la conduite de projet est autant appréciée en entreprise, c’est qu’elle est essentielle et qu’elle est source de nombreux avantages aussi bien pour la productivité que pour l’engagement des collaborateurs. Mettre en place une conduite de projet efficace permet de :

• Améliorer la collaboration d’équipe : un projet, qu’il soit professionnel ou personnel, nécessite la mise en place d’un plan. Un déménagement, par exemple, c’est un projet. Pour un bon déroulement, il est conseillé de planifier chaque étape et de les affecter aux personnes chargées de s’en occuper. En entreprise, c’est pareil.
• Gérer un budget efficacement : utiliser à bon escient les ressources financières est un véritable enjeu en gestion de projet. La conduite de projet permet justement de ne pas s’éparpiller. Tout le travail est réparti entre les différents participants au projet. Chacun a son rôle et ses responsabilités. Cela évite les retards et les coûts qui en découlent.
• Faire de la qualité : une bonne conduite de projet conditionne la qualité des livrables.
• Profiter d’un déroulement ultra fluide : grâce à la conduite de projet, les tâches se déroulent de manière plus fluide et rapide. Les rôles sont définis, le cadre est clair. Les participants ne se sentent pas perdus, ils restent motivés tout au long du projet.

Conduite de projet efficace : les méthodes et les outils indispensables

Pour mener une conduite de projet efficace, vous devez utiliser des méthodes et des outils. Voici les principaux. Nous n’entrerons pas dans le détail. La formation aux fondamentaux de la gestion de projet est là pour vous donner toutes les informations nécessaires sur les outils, postures et méthodes à adopter.

Les méthodes

Pour mettre en place une conduite de projet efficace, vous pouvez avoir recours à différentes méthodes comme :

• La gestion de projet Agile : cette méthode mise sur une grande souplesse de réaction face au changement. Parmi les structures Agiles les plus connues, on peut citer les méthodes Scrum et Kanban.
• Le modèle en cascade (waterfall) : il s’agit d’une méthode traditionnelle. Ici les tâches s’enchaînent de façon linéaire. C’est la méthode la plus utilisée. Chaque fin de phase amène à la phase suivante, d’où le nom de cascade.
• La gestion de projet Lean : c’est une méthodologie qui vise à éviter tout gaspillage. Ici le but est d’accomplir davantage avec le moins d’efforts possible. Le chef de projet aura donc pour mission d’éviter le gaspillage (les pratiques qui mobilisent les ressources, mais qui n’apportent pas de valeur ajoutée), les irrégularités (les situations qui obligent les ressources à travailler dans l’urgence et qui créent un déséquilibre) et le surmenage.

Les outils

Pour travailler efficacement, vous devez aussi utiliser les bons outils. Il existe des outils très simples que vous connaissez comme les To-do list ou encore les calendriers, et des outils un peu plus complexes. C’est le cas du diagramme de Gantt, par exemple. Il s’agit d’une représentation graphique d’un projet dans son ensemble, qui permet de visualiser les tâches, leur durée et leur enchaînement. Il existe également le tableau de Kanban utilisé pour suivre l’avancement d’un flux de travail. Chaque tâche est représentée par une étiquette qui sera classée dans la colonne en cours, à faire ou terminer. Vous avez également la méthode PERT : un outil visuel qui permet de visualiser l’enchainement des tâches et d’identifier le chemin critique. Enfin, vous pouvez également utiliser les outils de gestion collaborative qui permettent de rassembler une série d’informations à un même endroit pour faciliter la vie aux collaborateurs.

Les étapes clés de la conduite de projet

Vous voulez mettre en place une conduite de projet 100 % efficace ? Vous devez respecter ces quatre étapes clés.

1 – L’avant-projet

C’est la phase de préparation, celle durant laquelle vous définissez les objectifs du projet et établissez sa portée. L’avant-projet se termine par la décision d’y aller ou pas.

2 – Le cadrage du projet

Le projet est faisable ? Très bien, il est temps de passer à la planification. Cette phase permet de définir le cahier des charges et se termine par la réunion de lancement.

3 – Le pilotage du projet

C’est la mise en œuvre. L’équipe travaille à la réalisation des tâches, selon le plan défini. Le manager doit quant à lui assurer le suivi (budget, planning, risques, etc.).

4 – Le bilan

La phase de bilan permet d’évaluer les performances une fois le projet terminé. Objectif : retenir les bonnes pratiques et écarter les moins bonnes.

Les bonnes pratiques à mettre en place pour une conduite de projet efficace

Méthodes, outils, étapes… Ce n’est pas suffisant pour une bonne conduite de projet. Il y a également les bonnes pratiques à mettre en place. Parmi elles :

La communication : vous devez soigner votre communication. Le projet repose sur des êtres humains, ne l’oubliez pas. Dans ce contexte, une absence de communication et un manque de savoir-être seront forcément préjudiciables pour la réussite du projet.

L’implication des parties prenantes : vous et votre équipe devez avoir la même vision. Chacun doit également conserver sa motivation tout au long du projet pour permettre sa réussite.

Un projet bien structuré : pour conduire votre projet, structurez-le en différentes phases. Cela permettra une bonne distribution et une bonne anticipation des actions.

Un bon contrôle qualité : le contrôle est très important, il permet de partir à la chasse aux erreurs et de rectifier rapidement le tir en cas de souci.

De plus en plus plébiscitée, la conduite de projet s’impose dans les entreprises comme un mode d’organisation efficace. Encore faut-il opter pour les bons outils, les bonnes méthodes et les bonnes pratiques. Pour exceller dans votre conduite de projet, la formation reste un incontournable. DevOp vous propose un panel de formations en gestion de projet. Contactez-nous !