5+1 étapes pour mener l’entretien individuel d’évaluation

Cher manager, vous voilà au bord de la série d’entretiens annuels d’évaluation, où vous relisez l’année précédente et planifiez l’année à venir, avec chacun des membres de votre équipe. Comme vous avez lu notre précédent article (Les 3 écueils à éviter), les enjeux de cet entretien et les facteurs clé de succès n’ont plus de secret pour vous – notamment le « pas de surprise ». Il s’agit, vous vous en souvenez, de donner à votre collaborateur des feed-backs positifs et de recadrage au fil de l’eau, c’est-à-dire très proches du moment où l’évènement positif ou négatif se produit, afin de féliciter ou de recadrer à chaud ou à tiède – mais pas à froid, et pas tout d’un coup une seule fois par an (la douche !!), lors de l’entretien d’évaluation.

L’enjeu de cet entretien est principalement la motivation du collaborateur, et vous permettre ensemble de vous projeter dans l’avenir.

Maintenant que vous êtes au point sur les enjeux, nous allons regarder pas à pas, step by step si vous préférez, la trame d’un entretien d’évaluation.

Etape 0 : quelques minutes avant, votre préparation « de vous à vous »

Préparez-vous à rencontrer chaque collaborateur – si vous le pouvez, entrez dans la salle de réunion 5 minutes avant l’heure du rendez-vous et demandez-vous, Comment je me sens ? Nommez, accueillez, reconnaissez votre état émotionnel – l’objectif étant d’être là pour vous même avant d’être là pour votre collaborateur. Fatigue, colère, lassitude, peur, tristesse, enthousiasme, où en êtes vous ?

Quant à la salle, aérez la si vous en ressentez le besoin, et veillez à la disposition des chaises autour de la table. Lorsqu’elles sont disposées en face à face, cela donne une impression de confrontation. Privilégiez la position « de biais » (être séparé par le seul coin d’une table) ou côte à côte sur une table ronde, qui parle davantage de coopération. N’oubliez pas aussi d’avoir près de vous deux ou trois bouteilles d’eau et des verres.

Si plusieurs entretiens ont lieu l’un après l’autre, laissez-vous quelques minutes entre deux créneaux, pour respirer, vous reprendre, passer d’une personne à l’autre (quitte à raccourcir chaque entretien de quelques minutes : votre qualité de présence est vraiment un critère important pour la réussite de l’entretien).

Vous êtes prêt ? alors, allez accueillir votre collaborateur.

Etape 1 : accueillir, introduire, rappeler le sens

C’est le moment où vous n’oubliez pas de sourire. Où vous tendez une poignée de main à votre collaborateur et le regardez dans les yeux. Où vous l’invitez à s’assoir et lui offrez un verre d’eau. Où vous brisez la glace avec une question sur quelque chose qui l’intéresse. Où vous lui rappelez le sens de l’entretien : faire ensemble le bilan de l’année écoulée, regarder ses désirs et les possibilités d’évolution pour l’année ou les 18 mois à venir, fixer et se mettre d’accord sur des objectifs. Enfin, vous lui rappelez le cadre : la durée de l’entretien, qu’il fera l’objet d’un compte rendu, et toutes choses qu’il vous parait utiles de préciser.

Etape 2 : faire le bilan de l’année écoulée

Qu’est-ce qui s’est bien passé ? que pouvons-nous améliorer, et comment ?

Ce sont les deux questions posées par le coach Tony Robbins aux collaborateurs de son équipe après une performance ou un travail avec des clients. Évidemment, lui il les pose en anglais, What went really well ? et What can get better ?

L’idée ici est de passer du temps, 10 minutes peut-être sur une heure d’entretien, à regarder avec votre collaborateur les raisons qu’il a d’être fier et satisfait dans son année écoulée (professionnelle et extra-professionnelle). Quelles sont ses réalisations majeures ? Comment s’y est-il pris ? Quels talents a-t-il mis en oeuvre pour y parvenir ?

C’est en nommant les talents, en allant regarder les processus qui mènent au succès, que l’on parvient à leur donner plus de place et à les transposer à d’autres zones moins confortables.

La deuxième partie de cette étape consiste à regarder ses points d’amélioration. Il ne s’agit avant tout de regarder où votre collaborateur a besoin d’aide, d’apports extérieurs, ou de mieux mobiliser ses talents. Qu’est-ce qui n’a pas marché, et pourquoi ? Et surtout, comment penses-tu que nous pourrions redresser le tir ? Que pourrais-tu faire toi ? Comment pourrais-je t’aider ?

Questionnez – une question à la fois, s’il vous plait ! Et écoutez, écoutez, écoutez.

Etape 3 : faire le point sur le développement du collaborateur

Ici, on se pose avec lui la question Où veux-tu aller ? Et oui, prendre le risque de s’entendre dire qu’il veut votre poste ! Ce qui va vous obliger à évoluer vous aussi.

Où veux tu aller (dans ton poste et hors de ton poste) ? qu’as-tu pour y parvenir ? et qu’est-ce qui te manque pour y parvenir ? C’est là qu’un accompagnement de votre part, une formation spécifique, voire un coaching professionnel peuvent entrer en jeu.

Etape 4 : expliciter, fixer et se mettre d’accord sur les objectifs

Vient à présent la partie importante de ce que vous et l’organisation attendez du collaborateur.

L’entreprise a un objectif. L’équipe a un objectif qui concourt à celui de l’entreprise. Et toi, tu as un objectif qui concourt à celui de l’équipe.

Prenez le temps de lui exposer cette cascade des objectifs, pour qu’il comprenne bien à quoi il contribue. Il fait partie d’un tout.
Un objectif, rappelons-le, doit être SMART.

S comme spécifique, et simple. Facilement compréhensible. Une action, un résultat. Et formulé en positif !
M, comme mesurable. A quoi va-t-on reconnaitre et mesurer que tu as atteint ton objectif ?
A, comme atteignable. Ça parait idiot, mais autant le dire. Vous pouvez aussi regarder avec votre collaborateur quelles sont les étapes à franchir pour atteindre chaque objectif.
R, comme réaliste. Avez-vous prévu les moyens, les hommes, l’aide, qui vont l’aider à atteindre cet objectif ?
T, comme ancré dans le Temps : à chaque objectif correspond une date butoir, et peut-être même des jalons.

Par ailleurs, certains objectifs peuvent être hors de la fiche de poste, correspondant à des talents, des aspirations ou des envies d’évolution de votre collaborateur.

Il peut être utile d’avoir élaboré et travaillé ces objectifs avec votre propre manager ou les ressources humaines.

Etape 5 : conclure

La conclusion de l’entretien, c’est le rappel ou la fixation du plan d’action et une manière mutuelle de vous rendre « accountable », « comptable », des actions prévues : « Bon alors on se revoit quand pour aborder tel sujet ? par exemple, ton gros projet, ta formation, tel jalon pour une augmentation. Et ce jour-là, toi ou moi on aura préparé quoi, avancé dans tel sens, préparé telle chose, été cherché telle info sur la formation qui nous intéresse, etc. » Le plus vous êtes précis sur « qui fait quoi pour quand », et le plus on a une chance de voir les décisions suivies d’effet.

Ne mettez pas la prochaine date trop tard – un mois maximum !

Ne l’oubliez pas, la première raison d’être de cet entretien annuel est de motiver votre collaborateur, de le réengager dans son poste et de vous réengager mutuellement dans votre relation manager-managé. Je vous souhaite un bon et riche moment !