Piloter un projet événementiel

La communication événementielle représente un investissement humain et financier important pour les organisations. Ses actions doivent générer du retour sur investissement.
Les méthodes du management de projet permettent de gérer la conception et la préparation de son événement pour une réussite maximale de sa manifestation.

Objectifs

Identifier l’ensemble des étapes pour préparer un événement
Appliquer les méthodes du management de projet pour assurer la réussite de son événement
Réussir son évènement professionnel, de sa conception jusqu’au jour J

Public

Tout collaborateur amené à organiser un événement

Pas de prérequis

Axes de travail de la formation

1. Maîtriser les fondamentaux

Distinguer les différents types de projets événementiels
Identifier les acteurs impliqués : internes et externes à l’entreprise
Identifier son rôle dans l’organisation d’un événement

2. Définir les objectifs de l’événement

Identifier les enjeux et les retours attendus
Définir les cibles, les objectifs et évaluer le budget
Définir les indicateurs de réussite de l’événement

3. Préparer l’événement

Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires
Établir un rétroplanning
Définir la liste des intervenants et choisir le lieu adéquat
Présenter un brief à une agence d’événementiel, rédiger un cahier des charges
Présenter le projet à sa hiérarchie pour validation
Gérer les différents contributeurs internes et/ou externes à l’organisation de l’événement

4. Communiquer sur l’événement

Réaliser le plan de communication de l’événement
Réaliser et envoyer les invitations et choisir le support adéquat
Gérer les réponses et mettre en place un plan de relance
Choisir les bons supports et autres documents à remettre aux participants
Verrouiller la signalétique, l’agencement, l’accueil, la coordination des livraisons…

5. Jouer son rôle le jour de l’événement puis mesurer les retombées

Recevoir les intervenants et faire un accueil personnalisé des invités
Gérer les demandes du moment et assurer les relations publiques
Tenir son rôle d’interface entre l’entreprise et les fournisseurs
Clôturer l’événement et en réaliser le bilan et notamment les retombées
Analyser le retour des participants via le questionnaire d’évaluation
Mettre à jour sa base de données et établir un plan d’action post-événement

Animation

Formation très opérationnelle avec beaucoup de cas concrets
Travail sur les cas concrets proposés par les participants
Animée par des formateurs/trices présentant une grande expérience en conception et organisation d’événements
Une synthèse présente l’essentiel des points vus durant la formation