Les 6 leviers pour créer une culture collaborative

Avis aux grandes et moins grandes structures qui recherchent la flexibilité d’une startup : comment initier une culture collaborative, tout en restant soi-même ?

Initier une culture collaborative au sein de ses équipes demande d’introduire une série de micro-changements, qui soient chacun vecteur d’une cohérence d’ensemble. Or cela ne se décrète pas, et la transformation ne s’opère pas en un jour. Toute la subtilité consiste à créer un environnement suffisamment stimulant de sorte à ce qu’il génère des émulations et des changements de comportements.

En matière de changement de culture, les tentations des raccourcis sont grandes. Bien souvent, une fois l’ambition de l’entreprise clarifiée, l’on est impatient de voir son plan stratégique se traduire en réalité opérationnelle, le plus rapidement. Or, on ne change pas de manière d’être en un jour. Ce constat demande aux Directions comme aux équipes RH de s’armer de patience, et de conserver le cap en agissant sur les long, moyen et court termes.

Le danger des recettes qui semblent faciles

Premier garde-fou : ne pas singer, mais être dans l’hybridation. Ne pas essayer d’adopter ce que l’on ne comprend pas, ni ce que l’on n’est pas. C’est-à-dire partir de là où on est, en privilégiant la culture des « petits pas ».

Second garde-fou : se prémunir des concepts à la mode. Par exemple, l’entreprise libérée, dont on entend tant parler, est loin d’être, appliquée à la lettre, un modèle pertinent pour tous, comme l’a démontré l’échec cuisant de l’entreprise libérée Zappos, qui avait supprimé son middle management.

Troisième garde-fou : dépasser les raccourcis faciles du type « j’incube une startup » ou encore ne pas se contenter d’un effet maquillage comme « je propose un babyfoot ». Introduire un changement de culture demande une prise en compte fine et globale des spécificités de l’entreprise.

Des illustrations de micros-changements

Il s’agit à travers eux d’amener les collaborateurs à travailler en équipe… pour de vrai.

On peut pour cela envisager 6 leviers principaux, générateurs de micros-changements :

1. Les objectifs comportementaux attribués aux équipes

Dans les objectifs SMART que vous définissez pour vos équipes lors de l’entretien annuel, vous pouvez par exemple leur demander :

d’être présents à 100% dans les réunions, quitte à faire moins de réunions ou à mettre en place des formats courts. Ne pas envoyer des emails ou SMS en parallèle par exemple.
d’animer des groupes projet. Exit le Powerpoint ! Souvent, une belle présentation Powerpoint, en plus d’être chronophage, est le fruit qui émane d’un cerveau et non d’une équipe.

2. L’environnement de travail

Aussi paradoxal que cela puisse paraître, une première piste est de limiter le nombre de machines à café, autant que possible. En effet, limiter les lieux de convivialité permet à un plus grand nombre d’équipes de se retrouver, et donc un plus grand brassage.

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Introduire le « flex office » (ou « bureaux volants ») : chacun peut se placer où il le souhaite. Tout en amenant les collaborateurs à co-rédiger des règles de fonctionnement ! Car attention aux dérives, comme « Je rejoins mon copain du 5ème pour être tout le temps avec lui… et du coup je m’éloigne de mon équipe. » A anticiper également le phénomène « je n’ai plus de bureau : est-ce que je n’existe plus dans mon organisation ? »

3. Le mode d’organisation

Nommer un « Feel good manager » en charge d’animer la dimension collaborative, voisine de celle du bien-être, ou bien encore un « Culture captain », à l’instar de Blablacar, qui organise des « blabla talks » réguliers. Le concept : les chefs de projet font un point sur leur projet au reste de l’équipe.

Structurer un mode d’organisation transversal : mettre en place des projets multidisciplinaires.

4. Véhiculer une vision partagée

Ce qui crée le terreau d’une culture collaborative est « de donner du sens à l’action et que l’entreprise ait du sens sur son marché ». Le driver principal est l’expérience client. C’est du ressort de l’équipe de Direction et du management. Pour cela, permettre aux collaborateurs de donner leur avis, livrer des idées… sans que cela se transforme en liste au père Noël. L’exemplarité de la Direction participe également au sens véhiculé. En effet, comment se motiver à consacrer des efforts pour changer, si le haut ne s’en donne pas la peine ?

5. Donner des repères communicationnels pour travailler en équipe

Des outils comme le DISC, la Process Communication, le MBTI, le Belbin ou encore l’ennéagramme offrent des grilles de lecture comportementales sur lesquelles peuvent s’appuyer les collaborateurs dans leur communication au quotidien. En appréhendant des profils différents, on accroît son seuil de tolérance à d’autres modes de fonctionnement. Encore mieux : on est plus à même de capitaliser sur les spécificités des uns et des autres, de sorte à retirer le meilleur de chacun au service de la performance collective !

6. Recruter des salariés qui ont déjà la culture du collaboratif

Il est plus facile, pour un nouvel embauché, d’acquérir de nouvelles compétences techniques que de modifier son « savoir être ». Cette dernière dimension évolue dans la durée, on ne change pas les habitudes d’une vie en un jour ! Cette compétence de savoir travailler en équipe est donc précieuse chez un nouveau collaborateur.

Passer d’un culture en silo à une culture collaborative, c’est changer de perspective sur la valeur ajoutée apportée par les employés. C’est reconnaître que la valeur réelle apportée par un individu à l’entreprise ne se mesure pas qu’en retour sur investissement : c’est aussi un sourire, une envie de travailler.