Selon un étude du MIT et CapGemini, les entreprises passées au tout numérique seraient 26% plus rentables.

L’une des clés de cette croissance : les outils collaboratifs en ligne.

Comment Doodle, DropBox et autres Google Doc ont-ils révolutionné le travail en équipe ? En quoi peuvent-ils vous aider à mieux manager à distance ? Analyse.

Coopération à distance et partage des connaissances

Réfléchir à un nouveau nom de produit depuis sa tablette via MindMeister, ou indiquer ses disponibilités pour une réunion depuis son smartphone grâce à Doodle… Que ce soit pour trouver de nouvelles idées ou fixer un rendez-vous, les outils collaboratifs bouleversent notre manière de communiquer, mais aussi de raisonner à plusieurs.

Plus que de simples “tuyaux” par lesquels l’information circule, ce sont surtout de formidables instruments de knowledge management, notamment à l’ère du télétravail et du management à distance.

Les outils collaboratifs au service de l’agilité des entreprises

Petit tour d’horizon des principaux point forts des outils collaboratifs en ligne :

Instantanéité
Sur un document partagé, il est possible d’observer en temps réels les modifications faites par un collègue. Outre le côté ludique (plutôt plaisant), ce mode de travail est idéal pour faire une démonstration en direct, formaliser des échanges verbaux et visualiser qui fait quoi.

Interactivité
Massivement adoptée du fait de la crise sanitaire, la visioconférence (Microsoft Zoom, Teams, Skype, Hangout) s’avère utile pour maintenir le lien entre les collaborateurs, confinées ou non. A condition d’instaurer quelques règles bien sûr. Lire à ce sujet notre série d’articles : Animer une équipe à distance.

Créativité
Les outils collaboratifs en ligne permettent de s’affranchir des barrières géographiques, temporelles mais aussi hiérarchiques. En effet, ce mode de travail mobilise l’expertise plutôt que le niveau de responsabilité. Ainsi, on assiste actuellement à l’essor d’un leadership informel dit “bottom up”, c’est-à-dire issu de la base. Cela grâce aux conversations sur les forums et les réseaux sociaux notamment.

Traçabilité
Grâce au Drive et au Cloud (stockage de fichier à distance), chaque membre d’une équipe peut accéder partout et en temps réels à la dernière version d’un document, en toute sécurité. Un sacré confort qui évite bien des mails inutiles et assure une sauvegarde fiable (toujours appréciable en cas de plantage de votre ordinateur).

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Une mutation en profondeur de la culture d’entreprise

Mettre à disposition des salariés des supports de travail innovants suppose une stratégie de déploiement réfléchie en amont. En effet, le meilleur des outils collaboratifs en ligne n’est rien sans l’adhésion des usagers.

Certains de vos collaborateurs sont moins à l’aise avec les technologies ? Aucun souci. Avec les outils collaboratifs, pas besoin d’être un geek pour apprendre à les utiliser. Alors que les logiciels d’hier nécessitaient des manipulations fastidieuses, les outils collaboratifs d’aujourd’hui misent sur la simplicité et l’ergonomie. Leurs interfaces intuitives sont ultra rapides à prendre en main et permettent d’être efficace toute de suite. Convaincu ? Lancez-vous !

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