5 pistes pour manager son équipe en open space

L’organisation spatiale en plateaux d’open space est aujourd’hui la norme pour la plupart des entreprises. Si l’utilisation des mètres carrés et la convivialité sont optimisées, si pour certains collaborateurs travailler en plateau est très stimulant, pour d’autres en revanche, les interruptions et le bruit sont de vrais écueils pour se concentrer et produire du bon travail.

Sachant que vous faites partie de l’une ou l’autre catégorie de personnes (sensibles au bruit ou travaillant sans problème dans le bruit), et que vous managez probablement des personnes appartenant à ces deux catégories, comment allez-vous faire en sorte que la journée de travail soit non seulement supportable, mais productive pour tous ?

Voilà 5 pistes que nous vous proposons d’explorer pour manager son équipe en open space :

1. Connais-toi toi-même (et communique ton mode d’emploi aux autres)

Lorsque l’on s’inscrit sur le site de covoiturage Blabla Car, on nous demande d’indiquer si nous sommes très bavards, parfois bavards ou plutôt taiseux. En communiquant son mode d’emploi et en prenant connaissance de celui de ses voisins d’open space, on évite des malentendus et des bévues.

Cela peut être utile que chacun, en open space, connaisse et communique ses préférences,

• en matière de gestion du temps (polychrone – aime et peut faire plusieurs choses à la fois, ou monochrone – fait une seule chose à la fois et a besoin de concentration)
• en matière de tolérance au bruit (élevée ou faible)
• en matière de biorythme (est en forme le matin, ou le soir)
• éventuellement aussi, un indicateur de disponibilité de chacun (je travaille de manière concentrée / je peux être interrompu/e).

Comme vous le voyez, la gestion de l’espace recoupe la gestion du temps.

2. Supportez-vous les uns les autres !

C’est ce qu’a écrit Paul de Tarse aux Corinthiens, l’une des premières communautés chrétiennes qu’il animait à distance au moyen de lettres qui leur parvenaient, je me demande comment. La promiscuité spatiale est difficile pour certains, d’autant qu’on ne s’est pas choisis mutuellement et que l’on passe une grande partie de sa journée à respirer le même air.

Mettre en place quelques règles de vie simples et appeler à la délicatesse de chacun, peut s’avérer aidant ; par exemple :

• décider où se passent les coups de fil ;
• décider si on a le droit de déjeuner ou pas à son poste de travail, et où on jette les restes éventuels et emballages du déjeuner ;
• décider où se tiennent les mini réunions à deux ou trois personnes.

Comme vous le voyez, la vie en open space nécessite de se poser des questions cruciales.

3. Flexibilité bienvenue

Pourquoi ne pas dédier certaines heures au calme et à la concentration, et certaines heures au travail plus collaboratif  ?
Pourquoi, en fonction du biorythme et de l’organisation de chacun (et de votre service bien sûr), ne pas décaler certains horaires ? Il y a ceux qui pourraient arriver plus tôt et repartir plus tôt, et ceux qui pourraient arriver plus tard et repartir plus tard. Et sur le plateau, vous pourriez instaurer des horaires silencieux, par exemple avant 9 h et après 17 h, et entre midi et deux, c’est silence pour ceux qui ont besoin de travailler en silence.

Idem, pourquoi ne pas laisser ceux qui ont besoin de concentration et de travailler sans interruption, poser un casque sur leurs oreilles ? Avec ou sans musique, le casque pourra les isoler des bruits éventuels – et ils pourront l’ôter quand quelqu’un viendra les voir.

Comme vous le verrez, la flexibilité fait des miracles, pour peu qu’elle soit explicitée.

4. Misez sur l’affichage

« La porte ! » « Silence, ici, on bosse ! »
Hmm. Tout ce qui est écrit, visible par tous, n’a pas besoin (a moins besoin) d’être répété.
Par ailleurs, une règle écrite fait office de repère, le même pour tous.

Plusieurs informations gagneraient ainsi à être affichées dans l’open space :

• les horaires de calme / de non calme, si vous les instaurez,
• aux abords des salles de réunion et des lieux de convivialité, s’ils sont inclus dans l’open space, un « chut » pour éviter que ceux qui en sortent dérangent tout le plateau en parlant à haute voix
• demandez aussi à chacun d’afficher son fameux mode d’emploi, en imaginant, pourquoi pas, des pictogrammes communs à tout le plateau : je suis en forme le  matin / le soir, je suis monochrone / polychrone, je suis disponible pour les interruptions / do not disturb, etc.

Comme vous le voyez, si ça va mieux en le disant, parfois ça va encore mieux en l’écrivant.

5. Réévaluez

Tous les trimestres, invitez les occupants du plateau à une réunion d’une heure de régulation de l’open space :

• cette réunion doit être préparée : tous les participants arrivent en ayant répondu à deux questions : 1. qu’est-ce qui se passe bien pour moi dans l’open space ? et 2. qu’est-ce que l’on pourrait améliorer ?
• parmi tous les axes d’amélioration proposés, les participants votent pour n’en retenir qu’un ou deux (ce n’est pas la liste au Père Noël).
• ensuite, pendant la réunion, vous brainstormez pour trouver des solutions aux deux problèmes et vous terminez la réunion en ayant pris une décision (la solution doit venir du groupe, car vous n’êtes pas le Père Noël).
• à l’issue de la réunion, vous implémentez la décision !

Comme vous le voyez, même les affaires qui roulent ont besoin d’être dépoussiérées une fois de temps en temps !

Cher lecteur : comment l’open space est-il vécu par vos collaborateurs ? Et par vous-même ?
Parmi toutes les propositions ci-dessus, laquelle pourriez-vous tester ?