Deuxième volet de notre série sur la management à distance. L’aspect communication est primordial lorsqu’on encadre des collaborateurs en mobilité ou des salariés détachés. L’éloignement physique limite les échanges informels, qui sont pourtant le ciment d’une bonne cohésion d’équipe. C’est donc au manager de faire circuler l’information et de créer les occasions pour que chacun puisse s’exprimer.
Communiquer sur les rôles et missions de chacun (et le formaliser)
Premier bon réflexe du manager à distance : informer les membres de l’équipe des attributions de chacun. Fonction dans l’entreprise, périmètre d’intervention, coordonnées, situation géographique, horaires de disponibilité : tout le monde doit savoir exactement qui fait quoi et comment se joindre. La mise à disposition d’un organigramme avec annuaire reste une valeur sûre.
Définir sur quoi et comment on communique
Lorsqu’on collabore à distance, il est important d’établir dès le début de la mission :
- les
informations essentielles à faire remonter
- ce
qu’il faut rendre visible en priorité
- la
fréquence des entretiens de suivi
Agenda partagé mis à jour en temps réels, rédaction de compte-rendu en direct, messagerie instantanée : les outils collaboratifs en ligne sont un précieux soutien… à condition d’être bien utilisés ! (Ce sujet fait l’objet d’un prochain article).
S’assurer que l’info circule bien
Le manager à distance est le liant entre tous les membres de l’équipe. Il lui incombe de :
- faire
en sort de détenir les informations nécessaires
- faire
remonter l’information du terrain à la hiérarchie (communication
bottom-up)
- faire
redescendre l’information de la hiérarchie au terrain
(communication top-down)
Faire des suivis réguliers et « souples »
Exiger des reportings exclusivement virtuels s’avère vite contre-productif à long terme. Fastidieux à renseigner, ils se basent exclusivement sur des chiffres et peuvent être perçus comme des instruments de contrôle (donc une preuve de manque de confiance). Le manager à distance doit être particulièrement vigilant à maintenir une relation humaine avec chaque membre de son équipe. Le suivi régulier (à une fréquence fixée à l’avance) doit donner lieu à des échanges informels. L’occasion d’avoir le ressenti du collaborateur, de jauger sa motivation et de détecter les éventuels manques (outils, méthode, etc).
Donner du feedback
Pour développer l’autonomie et la responsabilisation de chacun, le manager doit aussi donner des retours. Critiques positives et/ou négatives mais surtout conseils pour faciliter la mission de l’équipe. Il doit notamment :
- Communiquer
sur ses disponibilités
- Donner
ses attentes
- Demander
les attentes de ses collègues
Dans le cas spécifique d’une collaboration à distance, il devra faire preuve d’un sens aigu de l’écoute pour évaluer l’état d’esprit des collaborateurs et leur apporter une réponse appropriée.
Préparer à l’avance les réunions à distance
Animer une réunion par visioconférence est un challenge surmontable. Voici des astuces pour rendre ces rencontres virtuelles efficaces et constructives :
- Envoyer
l’ordre du jour 48h à l’avance
- Demander
aux collaborateurs de répondre sous 24h pour proposer un sujet
supplémentaire à aborder
- Fixer
un timing (et le tenir)
- S’assurer
du moment opportun, où chaque collaborateur est confortable et
réceptif (le lundi matin pour fixer les objectifs de la
semaine à venir ? Le vendredi soir pour débriefer celle passée ?)
- Prévoir
un temps d’échanges informels et/ou d’échange de bonnes pratiques
Articles à suivre
Animer une équipe à distance 3/4 : susciter la cohésion d’équipe
Animer une équipe à distance 4/4 : outils pratiques
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