Pour qu’une entreprise se développe et reste compétitive, il est important que ses salariés puissent monter en compétences. Pour cela, la formation est nécessaire. Et pour que les connaissances des collaborateurs répondent bien aux besoins et enjeux de l’entreprise, il faut une certaine coordination.
Cette organisation, c’est le chef de projet formation qui en est responsable.
Encore nommé chargé de formation ou responsable de formation, ce professionnel possède un rôle capital en entreprise. Alors, qu’est-ce qu’un chef de projet formation ? Quelles sont ses missions au quotidien ? Focus sur ce poste clé.
Chef de projet formation : quel est son rôle ?
Le chef de projet formation est la référence de l’ensemble des salariés d’une entreprise quand il s’agit de formation, de stage, de contrat de professionnalisation ou encore d’alternance. En lien étroit avec la gestion des ressources humaines, ce professionnel occupe un poste clé. En effet, en tant que véritable stratège, il analyse la situation et les besoins, et met en place une stratégie de plan d’action de formation… tout en respectant les contraintes budgétaires de l’entreprise !
Il doit donc être à l’écoute du marché et de son évolution, mais aussi et surtout des salariés. En effet, le chef de projet formation doit avoir une idée précise des compétences de chaque employé et doit être capable de trouver des solutions efficaces si ces derniers souhaitent progresser ou s’ils présentent de réelles failles dans leur domaine.
L’importance de la formation en entreprise
Le monde professionnel est en perpétuel mouvement. C’est pourquoi les entreprises doivent se mettre à jour si elles veulent rester compétitives.
Pour cela, elles doivent permettre aux salariés de valoriser leurs acquis et de monter en compétences. La formation est donc un investissement très avantageux pour l’entreprise, car en plus de favoriser la compétitivité de l’activité, elle augmente le sentiment d’appartenance des salariés, les aide à s’épanouir et les fidélise.
Les possibilités de formation et d’évolution font d’ailleurs partie des principaux critères qui attirent les candidats.
Bref, la formation est bénéfique pour l’entreprise et pour ses salariés. Une sorte de processus gagnant-gagnant.
Les missions du chef de projet formation
Pour permettre aux salariés de se former et à l’entreprise de se développer, le chargé de formation va prendre en charge tout le processus du projet de formation.
Analyser les besoins
La principale mission du chef de projet formation consiste à identifier et recueillir les besoins de formation. Pour cela, il échange régulièrement avec le service des ressources humaines, mais aussi avec les salariés et leur manager. En effet, il est le premier interlocuteur pour les collaborateurs en besoin. Grâce à d’excellentes qualités relationnelles et d’écoute, il est attentif aux besoins et est capable de guider les employés, et de les conseiller sur leurs droits.
Après avoir recueilli l’ensemble des informations, le chef de projet formation procède alors à une fine analyse, pour déterminer si les demandes sont légitimes, et si elles correspondent aux besoins de l’entreprise.
Respecter les contraintes
Pour réaliser son plan, le chef de projet formation n’a pas entièrement carte blanche. Il doit prendre en compte les contraintes budgétaires et organisationnelles de l’entreprise, sans oublier de respecter les obligations légales.
C’est ici que ses compétences en droit entrent en jeu.
En effet, de nombreux textes légaux et conventionnels encadrent le domaine de la formation. L’employeur a également des obligations à respecter. Le chef de projet se doit de les connaître et de les appliquer.
Il doit également effectuer une veille régulière et se mettre à jour en ce qui concerne les nouvelles formations disponibles et les nouveaux outils d’apprentissage. C’est lui qui devra orienter et conseiller les salariés vers la solution la mieux adaptée. Incollable sur les dispositifs tels que le Compte Personnel de Formation et ses modalités, il est également à même de conseiller et de proposer le meilleur mode de financement.
Élaborer un plan de développement et un cahier des charges
En collaboration avec le directeur des ressources humaines, le chargé de formation doit réaliser le plan de développement. Pour cela, il prend en compte les différents besoins pour établir un lien entre les stratégies à adopter pour l’activité et le développement des compétences des employés… sans oublier de respecter les contraintes diverses déjà citées.
Il va donc préparer un cahier des charges avec la ou les solutions envisagées et les moyens à engager : formation en interne, achat de prestations, formation à distance, etc.
En tant que coordinateur, il doit également contacter les prestataires externes, mais aussi négocier et passer une convention avec ces derniers. Il doit mobiliser les ressources internes si c’est la solution adéquate. Enfin, il est responsable de tout l’aspect logistique, temporel et organisationnel de la formation : séances individuelles, collectives, coaching, etc.
Le chargé de formation est un véritable chef d’orchestre qui doit même gérer le planning de formation en adéquation avec l’activité des différents services concernés. Lieux, horaires, emplacements, matériels… rien ne doit passer à la trappe.
Conseiller et animer
Une fois les actions de formation engagées, le chef de projet doit faire en sorte d’optimiser l’ensemble du processus : déroulement des sessions, rédaction de rapports, écoute et conseils auprès des salariés.
Il doit également veiller à rappeler les objectifs et les attentes de l’entreprise.
Eh oui, la formation a été décidée dans un but bien précis, il ne faut pas l’oublier. Une petite piqûre de rappel est donc parfois nécessaire pour indiquer aux employés et aux formateurs que les contenus pédagogiques doivent répondre à un objectif bien défini.
Évaluer
Le chargé de formation a établi l’ensemble du plan de formation. Il est donc normal qu’il participe à l’évaluation de celui-ci.
Échec ou réussite ? Il est en première ligne pour évaluer les retombées du plan engagé aux termes de chaque session. À l’aide de reporting, de tableaux de bord et de rapports, le chef de projet formation établit un suivi et une évaluation des actions de formation qui seront ensuite communiqués aux salariés et à la direction. Cela lui permet d’identifier de nouveaux axes à travailler, ou à étoffer.
Accompagner
Le chef de projet formation a également pour mission d’accueillir les personnes en alternance ou en stage. C’est lui qui est en mesure de juger de la faisabilité d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, et c’est lui également qui peut juger de la bonne intégration et de la bonne transmission des compétences.
Les compétences du chef de projet formation
Pour mener à bien ces différentes missions, le chef de projet formation doit disposer de nombreuses qualités et de solides compétences.
Des qualités relationnelles
Le chef de projet formation est quotidiennement en contact avec de nombreux interlocuteurs : dirigeants, employés, organismes de formation, prestataires externes, etc.
Il doit donc disposer d’une grande aisance relationnelle et de solides capacités de négociation. Eh oui, c’est lui qui négocie avec les prestataires externes quant au contenu des formations et des tarifs.
Une excellente connaissance de l’entreprise
Le chef de projet doit connaître sur le bout des doigts l’entreprise dans laquelle il exerce : services, secteur d’activité, besoins, ressources humaines, etc. Elle ne doit plus avoir de secret pour lui.
La curiosité
Le chef de projet formation doit constamment être en veille.
Il doit regarder ce qu’il se passe chez le voisin. En effet, le but d’une entreprise est de rester compétitive. Pour cela, il est important de connaître les atouts de la concurrence. Enfin, il doit également être à l’affût des nouvelles formations et des nouveaux outils d’apprentissage.
Le sens des priorités
Le chef de projet formation devra certes écouter les besoins des employés, mais il devra également déterminer la légitimité des demandes de formation, en fonction des besoins de l’entreprise et du budget alloué. Il doit donc posséder un esprit d’analyse, savoir faire la part des choses et être capable de gérer un budget.
Des capacités en gestion et management
Planning, coordination des sessions de formation, disponibilité du matériel… Si une action de formation se passe bien, c’est en grande partie grâce au chargé de formation qui a su tout planifier d’une main de maître. L’organisation est donc de mise puisque le chef de projet formation doit savoir gérer des hommes et un projet en même temps.
Une bonne connaissance de la législation
Premier interlocuteur des employés en matière de formation, il doit connaître les obligations de l’entreprise. De bonnes connaissances en droit sont donc essentielles pour exceller dans ce rôle.
La maîtrise des outils informatiques et collaboratifs
Enfin, le chef de projet formation doit savoir utiliser les principaux outils informatiques et numériques en lien avec son activité. En effet, il utilise des plannings pour organiser les sessions, des tableaux de reporting pour évaluer l’action de formation, mais aussi les principaux outils digitaux de communication pour dialoguer avec les interlocuteurs.
Exercer en tant que chef de projet formation en entreprise requiert donc de nombreuses connaissances et qualités. Pour vous aider à accomplir vos missions, DevOp a mis en place plusieurs formations. Que ce soit pour élaborer et présenter un plan de développement des compétences, rédiger le cahier des charges d’un projet, ou planifier, contrôler et suivre un projet, DevOp vous aide à acquérir ou peaufiner les compétences nécessaires.
