Des bonnes pratiques rédactionnelles existent : des titres qui veulent dire quelques choses, des phrases courtes… Mais l’essentiel pour améliorer ses écrits professionnels est de se poser les bonnes questions avant d’entrer dans la rédaction. Il s’agit de prendre du temps en amont qui sera un gain de temps de rédaction. Il s’agit également de maximiser l’impact de ses écrits professionnels.
Améliorer ses écrits professionnels : bien définir l’objectif qu’on souhaite atteindre
La première prise de recul pour améliorer ses écrits professionnels est de se poser la question du pour quoi ? Sans objectif, on écrit pour écrire, comme on parlerait pour parler. Or, « il n’est pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va ». Sénèque.
Avant de rédiger, prenez le temps d’écrire… le ou les objectifs de votre écrit.
Caractéristiques de votre objectif : c’est le résultat que vous voulez atteindre. Il est mesurable et concret, clairement exprimé, sans ambiguïté. Par exemple, je veux à travers ce rapport que le projet Lambda soit validé par … et lancé à telle date.
Une fois votre objectif écrit, peaufinez-le : par exemple, posez-vous trois fois la question « pourquoi » je veux atteindre cet objectif ; si vous le pouvez, faites-le valider par une autre personne, etc.
Améliorer ses écrits professionnels : clarifier la cible à atteindre
Pour améliorer ses écrits professionnels, une deuxième règle d’or est de bien préciser à qui cet écrit va s’adresser, par qui vous allez être lu.
Une cible doit avoir un visage. Quand c’est un mail à son boss c’est facile, quand c’est un écrit plus global, la cible devra être « segmentée ». Il faut éviter de généraliser, ne pas hésiter à noter des noms.
Il faut ensuite situer la cible au regard des objectifs de votre écrit professionnel : quelle est sa connaissance du sujet ? quels sont ses freins et ses moteurs au regard de l’objectif que vous souhaitez atteindre ?
Le plus : évitez de fantasmer la cible si vous ne la connaissez pas. Renseignez-vous bien et éventuellement organisez une réunion préalable pour obtenir l’information nécessaire.
Améliorer ses écrits professionnels : rechercher l’essentiel à faire retenir par vos lecteurs
Toujours en préparation de votre écrit, veillez à identifier les différentes phases de votre écrit, c’est-à-dire, l’essentiel à faire retenir à votre ou vos lecteurs pour atteindre vos objectifs.
C’est le mix objectif-cible qui vous permet d’identifier ces phases clés. Vous commencez à avoir l’articulation de votre écrit professionnel : phase 1, phase 2, phase 3… jusqu’à l’atteinte de votre objectif.
Une phase est :
- Cohérente avec votre objectif, les freins et les moteurs de votre cible / lecteurs.
- Engagée : vous oblige à prendre position et fait réagir la cible (nous revenons à la notion d’objectif : un écrit informatif n’est pas en soi un bon objectif, il s’agit bien à un moment d’obtenir un feedback, une validation ou encore de faire que votre lecteur va passer à l’action).
- Courte : 12 mots maximum, dans le langage de la cible.
Cela vous permettra également de souligner les points clés pour améliorer vos écrits professionnels, par exemple par des titres et des sous-titres ou encore par des phrases en gras.
L’enjeu est ici de dépasser le plan classique qui ne veut rien dire. Par exemple : « Objectifs et historique du projet » ne suscite pas l’envie de lire. Pour améliorer ses écrits professionnels, ce titre sera utilement remplacé par « Ce projet permet d’augmenter nos parts de marché et, à terme, nos marges ». Là, il y a impact et envie de lire !
Améliorer ses écrits professionnels : construire l’explicitation à travers les points clés.
Une fois que vous avez réalisé les 3 premières étapes ci-dessus, vous pouvez commencer à rédiger concrètement.
Pour argumenter chaque phase et être en cohérence avec le mix objectif-cible, vous allez rédiger des points clés. Un point clé est cohérent avec la phase, il montre les limites et les nuances : le point clé est le nécessaire et suffisant pour faire adhérer votre lecteur à la phase que vous développez.
Ne négligez pas vos points-clés : plus vos phases prennent parti (ce qui est en soi un bon levier pour atteindre son objectif), plus votre argumentation doit être irréprochable ! N’hésitez pas à varier la présentation des points clés par des chiffres, des schémas, des exemples concrets. Ne cherchez pas à être exhaustif : le souci du détail peut perdre votre lecteur dans ce qui est à retenir !
Le plus : “La brièveté est la sœur du talent” A. Tchekhov.
Améliorer ses écrits professionnels : c’est gagné !!!
En validant l’articulation des différentes étapes décrites ci-dessus, la rédaction vous viendra naturellement et votre écrit sera pertinent, tout cela dans un temps de rédaction beaucoup plus fluide et court que vous ne l’aviez imaginé au départ ! Il existe même une bonne chance que vous preniez plaisir à rédiger.
Le plaisir étant l’émotion de la performance, c’est un bon levier pour améliorer ses écrits professionnels 😊
