Gérer un projet de A à Z est un challenge qui demande de la rigueur, de l’implication et de vraies compétences. Cependant, il arrive parfois que malgré les efforts de l’équipe, le projet se solde par un échec. Les raisons de cet insuccès ? Des erreurs et des déviations qui résultent de bases trop fragiles en gestion de projet. Alors, comment faire pour maîtriser les bonnes pratiques et les fondamentaux ? La réponse est dans la formation gestion de projet.
C’est quoi la gestion de projet ?
La gestion de projet est l’ensemble des moyens humains et matériels réunis pour atteindre un objectif défini par des contraintes de temps, de ressources et de budget. Le projet a une date de début et de fin. Il possède un cycle de vie, à savoir :
- La définition : on détermine les objectifs et les caractéristiques du projet.
- La planification : on planifie l’exécution des différentes phases tout en tenant compte des ressources disponibles, des échéances, et du budget alloué.
- L’exécution : ici, le projet est en marche, il est lancé.
- Le contrôle : le projet doit être suivi durant toute sa phase d’exécution. Le contrôle sert justement à valider que tout se déroule selon ce qui a été prévu et en fonction des résultats attendus.
- La clôture : cette phase marque la fin du projet qui est archivé et analysé afin d’en tirer les bonnes leçons.
La notion de gestion de projet peut paraître abstraite, mais en réalité, nous gérons tous des projets dans nos vies privées, sans même nous en rendre compte. Un déménagement est un projet, de même qu’un voyage à l’étranger ou encore un mariage. Dans un contexte professionnel, la gestion de projet peut concerner le lancement d’un nouveau produit, une mission humanitaire à l’étranger, ou encore la mise en place d’un nouveau logiciel. Qu’il s’agisse de la sphère privée ou professionnelle, la gestion de projet, aussi appelée management de projet, est omniprésente et se caractérise par des éléments communs comme les contraintes de coûts, de délais et de ressources.
La formation gestion de projet : la base pour maîtriser les bonnes pratiques
Pour de nombreuses entreprises, il n’y a pas de poste spécifique de chefs de projet, ou alors personne n’y a jamais vraiment été formé. La gestion d’un projet est souvent attribuée à une personne qui a déjà un poste et qui se voit confier cette mission supplémentaire. Mais, sans expérience ou recul suffisant dans le management de projets, la tâche peut s’avérer ardue. Et pourtant, toute personne placée à la tête d’un projet et qui a pour responsabilité de le gérer est un chef de projet, même si le poste n’est pas officiel.
Alors, pour donner le meilleur de soi-même, connaître les clés de la gestion de projet est indispensable. Il est rare qu’un projet ne rencontre pas d’imprévus entre son lancement et son achèvement, mais les problèmes ont souvent pour origine des erreurs de gestion de projet. Les mauvais réflexes tels que le manque de suivi, une communication fragile, la procrastination, ou encore l’absence de gestion des risques peuvent nuire au bon déroulement. La formation à la conduite de projet est là pour vous donner les clés d’une bonne gestion et vous transmettre les fondamentaux à maîtriser.
Les clés d’une gestion de projet réussie
Entreprendre une formation gestion de projet, c’est acquérir toutes les clés, méthodes et outils indispensables pour la conduite du projet. C’est apprendre à :
Rencontrer les parties prenantes
Il s’agit des individus, des groupes ou des organisations qui ont un intérêt à l’issue du projet. Vous devez connaître toutes ces parties prenantes. Contributeurs, clients finaux et utilisateurs, commanditaires, etc. sont autant d’intervenants que vous devez inclure dans votre projet et rencontrer. Cela permet de prendre en compte leurs considérations, discuter de leurs attentes et définir ensemble des détails comme les dates clés du projet, sa portée et son budget. Une fois cette rencontre établie, vous pourrez créer le cahier des charges en dégageant les grandes étapes du projet et les objectifs à atteindre.
Fixer les objectifs et bâtir le budget
Vous savez ce que veulent les parties prenantes. Bien, il est temps d’établir les objectifs et les priorités pour vous et votre équipe. Pour cela, vous pouvez utiliser la méthode SMART. Les objectifs doivent être :
- Spécifiques ;
- Mesurables ;
- Atteignables ;
- Réalistes ;
- Temporels.
Vous devez identifier les ressources intangibles (personnes et temps) ainsi que les ressources tangibles (matériel et financement) indispensables à la réalisation des tâches relatives au projet. Vous devez aussi connaître les différents types de coût de votre projet afin de déterminer le budget global nécessaire.
Créer un calendrier
Gérer un projet, c’est aussi répondre aux contraintes de temps et de délais. Pour cela, vous devez déterminer, pour chaque tâche, la durée qu’elle va demander et les ressources qu’elle va nécessiter. Vous devez également réfléchir aux actions qui sont à réaliser en priorité. Pour cela, déterminez les jalons et fixez les dépendances. Ce sont les liaisons entre chaque tâche qui permettent justement de décider leur ordre d’exécution.
La réussite d’un projet repose sur la définition des étapes clés et la répartition de la charge de travail. L’échéancier permettra justement ce suivi, tout en étant un parfait outil de communication. En rappelant le planning à chaque réunion, tout le monde bénéficie d’une vision claire sur l’avancement du projet pour une meilleure coordination.
Évaluer les risques du projet et les contraintes
Conduire un projet, c’est aussi s’exposer à des risques. Vous devez envisager différents scénarios et anticiper les risques et les menaces qui pourraient nuire au bon déroulement de votre projet. Ces problèmes cachés peuvent tout simplement prendre la forme de congés d’un membre de l’équipe qui pourraient retarder la livraison du projet. Ils peuvent aussi être liés à l’argent (budget prévisionnel) ou au temps (respect des délais). Il est important d’y penser en amont et de prévoir une solution pour surmonter chaque difficulté. Pour cela, le triangle de fer vous donne une parfaite vision de la combinaison des trois principales contraintes de votre projet. Objectif, coût et délais sont trois éléments interdépendants qui ne peuvent pas être modifiés sans s’affecter les uns les autres.
Analyser les demandes de changement
Votre projet est en cours de réalisation, tout est déjà planifié, mais voilà, on vous demande une modification. Vous allez devoir déterminer si celle-ci est réalisable. Va-t-elle impacter la durée du projet ? Le budget ? Les ressources ? Votre analyse permettra de déterminer la faisabilité de cette demande et d’éviter de vous engager sur un chemin critique.
Assurer un suivi du projet de manière régulière
Mener à bien un projet implique l’intervention de multiples acteurs qu’il n’est pas toujours facile de gérer ou de superviser. C’est pourquoi tout au long de votre pilotage, vous devrez veiller à organiser des réunions. C’est le meilleur moyen pour vous assurer que les tâches sont en cours de réalisation, que vous êtes dans les temps et que tout se passe comme prévu. Un projet réussi repose sur des retours du terrain. Il ne se gère pas via un fichier Excel uniquement. Communiquer et faire le point régulièrement vous permettra également de travailler sur les axes d’amélioration à apporter pour de futurs projets.
Communiquer
Une bonne communication est capitale à partir du moment où l’on travaille avec plusieurs collaborateurs pour rejoindre un objectif commun. Tous les acteurs du projet doivent bénéficier des informations. Vous devez également vous assurer que ces informations soient comprises. Pour cela, il est important de choisir les bons canaux. Encore une fois, la formation en gestion de projet est là pour vous donner toutes les clés d’une communication réussie.
Piloter un projet ne s’improvise pas. Beaucoup de projets sont réalisés dans les temps, d’autres avec du retard. Des projets sont également livrés en dépassant le budget alloué, quand d’autres échouent littéralement faute d’une bonne gestion. Pour éviter ce type d’aboutissement, il est important de vous former. DevOp vous propose des formations qui vous permettront d’acquérir tous les fondamentaux de la gestion de projet.
