La gestion des conflits au sein de l’équipe avec quelques principes d’holacratie

Sans basculer dans un modèle de gouvernance libérée comme l’holacratie, quelques principes fondamentaux de gouvernance et de conduite de réunions permettent la gestion des conflits au sein d’une équipe voire une prévention vertueuse !

L’égo comme source de conflits au sein des équipes

Le conflit en équipe survient souvent pour des raisons d’égo. Les conflits se manifestent en général par :

• Des querelles de territoire : « il empiète sur mon périmètre ».
• La volonté de certains membres de l’équipe d’acquérir le pouvoir. Partant du principe que l’équipe est une jungle, le conflit un sport, il faut remporter la compétition ! Au final, cela induit des jalousies et donc des conflits en équipe.
• Des conflits de personnes, des conflits humains : « je ne peux pas le voir, je déteste sa façon d’être, il n’a rien à faire dans cette équipe ! ».

Holacratie provient des mots grecs « holos » désignant « une entité qui est à la fois un tout et une partie d’un tout » et de « kratos » signifiant « pouvoir ». Il s’agit donc de donner le pouvoir de gouvernance à l’équipe plutôt qu’aux egos de ses membres. L’essence même d’holacratie permet de limiter les conflits en équipe. On distingue clairement les personnes de leurs rôles. Il ne s’agit pas de déshumaniser l’équipe mais de mettre de la clarté sur différents aspects de la vie d’équipe et notamment le fait d’avoir des rôles et redevabilités bien définis.

Clarifier les rôles pour prévenir les conflits au sein de l’équipe

En holacratie, la gestion des rôles est clairement définie avec des responsabilités spécifiques. Cette clarté réduit les zones de flou et les chevauchements qui sont souvent à l’origine de conflits (cf. conflits de territoire cités plus haut). Les membres de l’équipe savent exactement ce qui est attendu d’eux et des autres, ce qui diminue les malentendus.

Le manager d’équipe peut donc s’attacher à co-constuire en équipe les rôles de chacun et les périmètres et introduire une nouvelle façon de gérer les réunions… pour une bonne gestion des conflits !

Ne pas confondre tension personnelle et conflit au sein de l’équipe

Avant d’aborder l’apport des réunions en holacratie pour une bonne gestion des conflits d’équipe, il convient d’aborder un deuxième point au cœur de ce modèle de gouvernance partagée : la tension.

La tension n’est pas le conflit. Elle est considérée comme une opportunité d’améliorer le fonctionnement de l’équipe. Les tensions s’expriment au niveau des rôles. Elles surgissent lorsqu’un membre de l’équipe (donc un rôle) perçoit un décalage entre ce qui est et ce qui devrait être, par exemple, il n’arrive pas à avancer dans son périmètre, il est bloqué.

Des réunions efficaces pour une bonne gestion des conflits au sein de l’équipe

Holocratie propose plusieurs réunions d’équipe : gouvernance, stratégie, triage (opérationnelle).

L’ordre du jour de la réunion va être élaboré à partir de l’apport des tensions. L’objectif est que toutes les tensions soient traitées en équipe, une par une. En réunion d’équipe traditionnelle, dès qu’une personne exprime une tension, cela se transforme vite en gestion des conflits, car chacun l’interprète comme une plainte ou une défiance vis-à-vis de son périmètre. En holacratie, on se discipline !

La personne amenant la tension formule une proposition. S’en suivent des questions de clarification. Les questions sont des questions ouvertes et informatives et permettent de clarifier la proposition et ses impacts sans susciter de conflit.

La proposition peut être amendée, retravaillée. Puis on passe par une gestion de décision par consentement. Un rôle peut formuler une objection par rapport à la proposition. L’objection est parfois non fondée auquel cas elle est considérée comme traitée.

Quand il n’y a plus d’objection, la décision est adoptée et mise en œuvre selon le retroplanning décidé collectivement.

La décision par consentement est très puissante pour la gestion des conflits en équipe, là où :

• La décision par le responsable hiérarchique, de manière descendante peut frustrer certains, et donc susciter des conflits dans l’équipe.
• Le vote à la majorité attise encore plus les conflits en équipe (« on a voté contre moi ») avec à la clé une gestion des non-dits et des amertumes très difficile !!!

Lorsqu’un conflit émerge au sein de l’équipe, ces réunions fournissent un espace formel pour aborder et clarifier ces questions.

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La gestion des conflits en équipe passe avant tout par la transparence, la communication et la responsabilisation

En synthèse, l’holacratie met l’accent sur la transparence de l’information. Une communication ouverte et transparente aide à éviter les malentendus qui peuvent conduire à des conflits. Les outils et rituels de communication, notamment la gestion des réunions, assurent que toutes les informations pertinentes sont partagées de manière égale, ce qui favorise une compréhension commune et réduit les sources de désaccord et de conflits en équipe.

Chaque membre de l’équipe a l’autonomie nécessaire pour prendre des décisions dans le cadre de son rôle. Cette autonomie responsabilise les individus et réduit les frictions causées par des conflits de territoire. Lorsque les membres se sentent responsables de leurs propres domaines, ils sont plus enclins à collaborer efficacement et à résoudre les conflits de manière proactive.

Pour voir comment gérer les conflits en équipe avec holacratie, vous pouvez lire la bande dessinée accessible et ludique.