Mieux rédiger ses écrits professionnels passe par une multitude de règles, notamment la structuration de votre document. En même temps, ces règles de structuration ne font pas tout.
Votre style de rédaction compte énormément pour faciliter la lecture du document.
Voici quelques conseils de style pour mieux rédiger vos écrits professionnels.
Ecrivez simplement
Mieux rédiger ses écrits professionnels, c’est déjà s’astreindre à écrire simplement :
- Rédigez des phrases courtes (pas plus de deux lignes).
- Une phrase doit être immédiatement comprise. Une phrase n’est pas claire lorsqu’il faut la lire plusieurs fois avant de la comprendre. Dans ce cas, il faut la reformuler pour la simplifier.
- Une phrase trop longue peut toujours être découpée en plusieurs phrases.
- Une phrase = sujet + verbe + complément.
N’hésitez pas à répéter les mots
Pour mieux rédiger ses écrits professionnels, évitez d’utiliser les termes tels que « ce dernier », « celui-ci », « ceux »… : ces termes peuvent être ambigus en même temps qu’ils complexifient la lecture :
L’opérateur examine lot par lot toutes les bouteilles dont l’étiquette est bleue, jette celles qui sont fendues, met de côté celles qui ont l’étiquette décollée et range dans un carton celles qui n’ont pas d’anomalie.
L’opérateur examine lot par lot toutes les bouteilles ayant un bouchon :
– il jette les bouteilles fendues
– il met de côté les bouteilles ayant une étiquette décollée
– il range dans un carton les bouteilles qui n’ont pas d’anomalie
Supprimez le jargon
Mieux rédiger ses écrits professionnels passe par la suppression du « jargon » qui fatigue et déconcentre vos lecteurs :
Supprimez les « termes » inutiles :
Il n’y a aucun doute sur le fait que nous avons besoin de repeindre le portail de la maison.
Nous devons repeindre le portail de la maison.
Faites attention aux pléonasmes :
une erreur involontaire
une erreur
Enfin, évitez le style « guindé » :
Dans l’éventualité que la pluie se mette à tomber, nous serons obligés de rentrer.
S’il pleut, nous devrons rentrer.
Restez homogène et cohérent
- Conservez le même style tout au long du document.
- Utilisez le même style pour tous les documents de même type.
- Définissez tous les sigles utilisés dans un glossaire.
- Evitez trop de sigles dans une phrase ou un paragraphe.
- Définissez un glossaire pour toujours désigner les mêmes notions par les mêmes termes.
Soyez convaincant
- Soyez positif (pas de formulations négatives) :
Aucune part de gâteau supplémentaire ne pourra être servie sans l’accord du pâtissier.
Si vous souhaitez avoir une part de gâteau supplémentaire, demandez-la au pâtissier
- Préférez la voix active à la voix passive :
La réparation des roues est réalisée par le garagiste.
Le garagiste répare les roues.
- Construisez des phrases actives avec des verbes d’action :
C’est le garagiste qui répare les roues.
Le garagiste répare les roues.
Cet élève est très rapide lorsqu’il calcule.
Cet élève calcule très rapidement.
- Faites attention aux erreurs qui déroutent le lecteur, par exemple utiliser ‘d’une part’ sans ‘d’autre part.
- Construisez toutes les phrases avec un verbe (pas de phrase sans verbe).
- Vérifiez l’orthographe : utilisez le correcteur d’orthographe de votre logiciel.
Faites attention au sens des phrases
Mieux rédiger ses écrits professionnels passe par une bonne connaissance et un bon contrôle de la ponctuation.
Jean écrivait, sur la tête de son voisin une mouche s’était posée.
Jean écrivait sur la tête de son voisin, une mouche s’était posée.
Soignez la présentation
La forme reste aussi importante que le fond pour mieux rédiger ses écrits professionnels.
Lorsqu’il y a énumération de plusieurs points ou plusieurs étapes, écrivez chaque étape ou point sur une ligne séparée (une étape ou point par ligne).
Pour joindre un correspondant par téléphone, vous devez en premier chercher son numéro de téléphone, décrocher le téléphone, composer le numéro et parler lorsque le correspondant répond. A la fin de la communication, vous devez raccrocher le téléphone.
Pour joindre un correspondant par téléphone, vous devez:
1. chercher son numéro de téléphone
2. composer le numéro
3. parler lorsque le correspondant répond.
A la fin de la communication, vous devez raccrocher le téléphone.
Illustrez des explications par un schéma : un schéma est souvent plus clair qu’une longue explication.
Evitez la multiplication des polices : dans un texte utilisez toujours la même taille de police, pour mettre en évidence une information, « jouez » avec les retraits et les attributs (gras, italique), mais jouez avec modération : trop de texte en gras ne met rien en évidence, trop de retraits donne une impression de flottement du texte.
Demandez à quelqu’un de vous relire !
Mieux rédiger ses écrits professionnels, c’est aussi accepter le feedback d’un lecteur test. Il n’a pas forcément un meilleur style que vous, mais à la lecture, il saura vous dire s’il a compris votre document et s’il était agréable à lire…
