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Les 5 étapes de la gestion des conflits : comment le manager peut-il intervenir ?

En tant que garant de la cohésion de son équipe, le manager est responsable de la qualité des relations entre ses collaborateurs, parce qu’un conflit nuit autant à l’efficacité qu’au bien-être de l’équipe. Mais les conflits ne s’abordent pas de la même manière selon leur degré d’ancrage. Dans tous les cas, le manager a un rôle de médiateur, auquel il n’est pas toujours formé, et qui n’est pas évident car

il requiert de rester dans un axe rationnel, et de ne pas basculer dans l’émotionnel.

Voici des pistes pour régler sereinement un conflit entre deux collaborateurs, selon son ancienneté.

1/ Quand on veut éviter les conflits : l’entretien de la cohésion

Autant les tensions sont presque inévitables dans une équipe, autant le manager et son équipe peuvent veiller à créer des conditions favorables à une bonne entente collective, notamment en établissant des règles très claires de « bien vivre ensemble ». Si le manager est engagé dans une démarche de qualité de vie au travail, il peut faire travailler son équipe sur cette charte de bonne conduite. Ce n’est pas à lui d’édicter les règles, mais à ses collaborateurs de définir leurs valeurs communes, et surtout de les traduire en comportements. En effet, tout le monde s’accorde à dire qu’il faut du respect mutuel entre collaborateurs, mais concrètement, comment le traduit-on dans le quotidien? un « bonjour », une vigilance sur la manière dont on s’adresse à l’autre, etc.

Ces règles semblent si évidentes, qu’elles ne sont que rarement formulées, et pas toujours appliquées.

Un teambuilding peut être aussi une manière très efficace d’anticiper les conflits, puisqu’il va permettre aux membres de l’équipe de mieux se connaître, de comprendre leur propre personnalité et celle de leurs collaborateurs, et d’accepter, voire d’apprécier, les spécificités de chacun.

2/ Quand le problème est identifié au stade du malentendu : le pont relationnel

Personne n’aime les conflits, et la plupart du temps, on préfère les éviter. Mais si une tension n’est pas prise en compte dès ses prémices, elle dégénèrera. Le manager doit pouvoir être attentif aux premiers signes, quand il perçoit que la relation entre deux collaborateurs a changé. Et au lieu de se dire qu’il n’est pas maître d’école, et que ses collaborateurs sont assez grands pour régler leurs problèmes tout seuls, il a un rôle à jouer.

Il n’est pas question qu’il impose son point de vue sur la situation, et qu’il dicte à chacun ce qu’il devra faire. Au contraire, il adoptera une posture basse, c’est-à-dire une posture d’écoute, neutre, avec pour objectif que les deux protagonistes se parlent de nouveau. La technique du pont relationnel consiste à inviter les deux collaborateurs en entretien commun, et à leur demander d’exposer leur point de vue, chacun leur tour et sans être interrompu. Le simple fait d’être entendu, et dans le meilleur des cas, compris, suffira à dissiper le malentendu. Car bien souvent, il s’agit d’un malentendu, d’une incompréhension. Naturellement, on ne fait pas l’effort de se mettre à la place de l’autre pour considérer son point de vue, puisqu’on est persuadé qu’on a raison.

L’intervention du manager est déterminante car il crée les conditions de l’écoute.

3/ Quand un collaborateur exprime au manager sa colère envers un autre collaborateur : manager-coach

Neutralité ne signifie pas passivité. Si un collaborateur entre furieux dans le bureau de son manager, pour se plaindre d’un collaborateur, le manager aurait tort de ne pas le prendre en compte. Mais il ne doit pas non plus plonger dans l’émotionnel, car le collaborateur se sentirait soutenu et la discorde s’envenimerait. Au contraire, le manager doit aider le collaborateur à factualiser son exaspération :

Tu dis ne pas te sentir respecté. Qu’est-ce que te faire penser cela ? Qu’est-ce que tu voudrais ? Qu’est-ce que tu pourrais faire ?

Avec cette dimension de manager-coach, il ne le conforte pas dans son sentiment de victime, car dans un conflit, on a toujours l’impression de subir. Le manager, en incitant ses collaborateurs à reformuler leurs griefs de manière plus rationnelle, les aide à développer leur intelligence relationnelle.

4/ Quand le lien est brisé: les entretiens séparés

Quand l’agressivité entre deux collaborateurs est telle qu’ils ne se parlent plus, et qu’ils ne peuvent plus travailler ensemble, la tâche est plus délicate. Les recevoir ensemble n’aurait aucun impact, car cela dégénèrerait très vite. Le manager va donc écouter chaque collaborateur individuellement. Le risque, c’est qu’il se laisse embarquer par le fond, qu’il développe un point de vue et qu’il cherche une solution sur le fond. S’il est emmené dans la logique de son collaborateur, il sera convaincu que c’est l’autre qui est en tort. Et il aura le même sentiment avec l’autre membre. Mais finalement, les deux collaborateurs sont en souffrance, la question n’est pas de savoir qui a tort et qui a raison. Le manager doit s’assurer, en fin d’entretien, que le collaborateur est d’accord pour rencontrer l’autre. Il pourra alors organiser une rencontre commune.

5/ Quand le manager n’est pas neutre ou que le conflit est trop ancré : le recours à un médiateur-coach

Dans certains cas, le manager doit bien admettre qu’il n’est pas la personne adéquate pour régler le problème. Quand par exemple, il a des affinités avec l’un des protagonistes, mais des difficultés avec l’autre, il exposera le problème à la DRH, car à l’évidence il serait injuste. Si le conflit est trop ancien, il est très difficile d’y voir clair. Et si le manager est lui-même impliqué dans la discorde, il ne peut pas non plus intervenir. Le recours à un médiateur-coach s’impose.

La gestion des conflits nécessite une grande maturité émotionnelle.

Quand la lassitude, ou la peur, s’est installée, quand les personnes en rupture ont des comportements ingérables, le manager est dépassé par la situation, que seule un professionnel expérimenté pourra éclaircir. Le médiateur-coach dispose d’outils, tous efficaces et pertinents, mais qu’il choisira en fonction des personnalités. Citons par exemple l’approche paradoxale : les 2 collaborateurs rédigent chacun une lettre sur « les 10 trucs qui pourraient aggraver la situation ». Cela leur permet d’identifier dans cette liste des comportements qu’ils ont déjà adoptés, et cette prise de recul leur fixe des limites comportementales.

Une formation en gestion des conflits fournit des outils, des méthodes au manager pour qu’il ne s’implique pas émotionnellement dans la discorde, et qu’il aide ses collaborateurs à trouver eux-mêmes une solution pour améliorer leur relation, et donc leur coopération.

 

Nadia Guiny

 


Publié le 23 Mai 2017 dans Management et leadership

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