Formation Piloter efficacement son activité

Clarifier ce qui doit être piloté

• Délimiter son périmètre de responsabilité et identifier les résultats attendus.
• Traduire les orientations de l’organisation en priorités opérationnelles.
• Distinguer ce qui relève des résultats, de la qualité du travail et des moyens mobilisés.
• Choisir les décisions que le suivi de l’activité doit permettre de prendre.

Mise en pratique : formaliser les priorités de son activité et les questions auxquelles son tableau de bord devra répondre.

Choisir ses indicateurs et construire un tableau de bord utile

• Sélectionner un nombre limité d’indicateurs en lien avec les objectifs.
• Combiner indicateurs de résultats, d’activité et de qualité lorsque c’est pertinent.
• Définir pour chaque indicateur sa source, sa méthode de calcul, sa fréquence de mise à jour et son responsable.
• Fixer des repères de lecture : objectif, tendance, seuil d’alerte.
• Présenter les informations de façon claire, sans multiplier les données.

Mise en pratique : construire ou améliorer un tableau de bord à partir d’un cas concret ou de sa propre activité.

Analyser les écarts et décider des actions

• Lire une évolution dans le temps et distinguer un écart ponctuel d’une tendance.
• Vérifier la fiabilité des données avant de tirer une conclusion.
• Rechercher les causes possibles avec les personnes concernées.
• Choisir une action proportionnée à l’enjeu et définir un responsable, une échéance et un résultat attendu.
• Vérifier les effets de l’action et ajuster si nécessaire.

Mise en pratique : analyser une situation de dérive et établir un plan d’action priorisé.

Animer le pilotage avec son équipe

• Adapter la fréquence et le format des points de suivi aux besoins de l’activité.
• Partager les résultats de manière compréhensible et donner du sens aux indicateurs.
• Faire participer l’équipe à l’analyse des écarts et à la recherche de solutions.
• Conclure chaque point par des décisions, des responsabilités et des échéances claires.
• Installer une routine de suivi qui permette de mesurer les progrès dans la durée.

Mise en pratique : préparer et simuler un point de pilotage à partir d’un tableau de bord et d’une situation rencontrée sur le terrain.