Réussir ses réunions à distance

Objectifs de la formation

• Préparer ses réunions à distance pour en optimiser l’efficacité.
• Structurer de manière spécifique ses réunions à distance.
• Susciter la participation et mobiliser l’attention à distance.
• Se préparer mentalement à animer une réunion à distance.

Méthode d’animation

Echanges sur les bonnes pratiques et comportements adaptés lors des réunions à distance
Entrainement intensif à l’animation de réunion à distance
Des conseils individualisés et simples à mettre en œuvre pour chaque participant
Mises en situation : visio, webex, confcall
Rédaction d’un plan individuel de développement

Pour qui ?

• Toute personne amenée à animer des réunions à distance.
• Tout manager ou chef de projet pilotant une équipe répartie sur plusieurs sites.
• Tout manager de collaborateurs « nomades ».

Prérequis

Cette formation est accessible sans condition particulière.

Axes de travail de la formation

1/ Organiser la réunion à distance

Valider l’utilité de la réunion,
Déterminer la liste des participants et leurs spécificités,
Prendre en compte les aspects logistiques, communiquer en amont,
Distinguer les aspects distantiels
Définir les méthodes d’animation pour atteindre les objectifs.
Choisir le « bon format »

2/ Préparer techniquement la réunion à distance

Définir les objectifs à atteindre,
Préparer chacun des points à traiter
Partager les informations en amont.
Prévoir les modalités de prise de parole
Prévoir les modalités de prise de décision

3/ Réussir sa réunion à distance : Donner du rythme à votre réunion

Les étapes : démarrer, développer, conclure,
Les mots pour l’accroche, les mots pour la conclusion,
Cadrer la réunion, la gestion du timing,
Les trois rôles superposés : animateur / contributeur / responsable hiérarchique.

4/ Capter votre auditoire, affirmer votre leadership

Parler, c’est d’abord écouter
Déployer votre présence, savoir occuper l’espace, impliquer les participants
Traiter les objections et gérer les freins des participants
Développer votre aisance et votre confiance en vous
Adapter votre communication aux différents types de personnalités

5/ Maîtriser les situations difficiles

Faire passer un message difficile,
Gérer les moments difficiles : contestation de l’ordre du jour, remise en cause de l’animateur, passivité des participants, tensions et conflits, incidents de séance,
Gérer un climat de stress.
Identifier les points de vigilance spécifiques de l’animateur à distance.