Formation
Réussir ses réunions
Techniques d'animation et de conduite de réunion

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Objectifs

• Préparer efficacement la réunion,
• Obtenir la participation de l’ensemble des participants,
• Développer votre impact dans la prise de parole,
• Gérer les situations difficiles en réunion.

Pour qui

Tout collaborateur qui anime et participe à des réunions.

Axes d’entraînement de la formation

1. Préparer la réunion

• Définir les objectifs, et les méthodes d’animation pour les atteindre,
• Déterminer la liste des participants selon le type de réunion,
• Prendre en compte les aspects logistiques, communiquer en amont,
• Définir la trame de la réunion, élaborer l’ordre du jour.

2. Donner du rythme à votre réunion

• Les étapes : démarrer, développer, conclure, et trouver les accroches pour chaque étape,
• Cadrer la réunion, la gestion du timing,
• Les trois rôles superposés : animateur – contributeur – responsable hiérarchique.

3. Animer le groupe

• Lancer la réunion : que dire au début d’une réunion ?
• Faire produire et participer le groupe : brainstorming, travaux en sous-groupes, réflexions individuelles, points d’avancement, susciter la créativité du groupe,
• Maîtriser les techniques de prise de décision,
• Conclure positivement en dégageant des plans d’actions et de suivi.

4. Capter votre auditoire, affirmer votre leadership

• Adapter votre communication aux participants,
• Déployer votre présence, savoir occuper l’espace, impliquer les participants,
• Traiter les objections et gérer les freins des participants,
• Développer votre aisance et votre confiance en vous.

5. Gérer les réunions difficiles

• Faire passer un message difficile,
• Gérer les moments difficiles : contestation de l’ordre du jour, remise en cause de l’animateur, passivité des participants, tensions et conflits, incidents de séance,
• Gérer un climat de stress.

6. Suivre l’après-réunion

• Formaliser les points-clés et les engagements de chacun,
• Rédiger, valider et diffuser le compte-rendu.

Animation

• Travailler sur les prises de conscience en vivant la réunion en tant qu’animateur puis en tant que participant,
• Mises en situation sur cas réels des participants, check-list des points essentiels de la réunion,
• Analyse des difficultés les plus rencontrées, alternance d’exercices individuels et en groupe.

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