Gestion du temps : l’IA, un atout ou une illusion ?

L’IA est de plus en plus présente dans les entreprises et promet une gestion du temps optimisée. Elle s’invite déjà dans le quotidien des collaborateurs. Mais si l’IA générative peut accélérer certaines tâches, elle peut aussi devenir une source de perte de temps ! Comment maximiser son impact en matière de gestion du temps

Qu’est-ce que l’IA générative ?

L’IA est déjà présente depuis de nombreuses années dans nos vies quotidiennes et nous permet une gestion du temps optimisée. Par exemple, c’est majoritairement l’IA qui gère nos « spams ».

Les capacités de calcul des microprocesseurs ont permis en 2022 l’apparition de l’IA générative : elle génère des contenus (textes, images, etc.). 

Pour bien comprendre les impacts de l’IA sur la gestion du temps et la productivité, il est nécessaire de comprendre son mode de fonctionnement. L’IA n’est pas intelligente, c’est un terme marketing. « Entraînée » sur un périmètre de données, c’est un modèle avant tout statistique, c’est-à-dire prédictif d’une bonne réponse probable. Par exemple, l’IA écrit un courrier officiel, dans la formule de réponse, elle prédit à chaque mot quelle va être la meilleure réponse statistique du mot suivant : Veuillez… agréer….l’expression…de… mes… salutations…distinguées. Il y a quelques mois encore, on pouvait demander à Chat GPT de donner la recette d’une omelette aux œufs de vache et il le faisait. L’IA n’a pas de sens critique ni de capacité d’analyse et surtout, l’IA n’a pas de raisonnement.

Gestion du temps : les gains offerts par l’IA

Automatisation des tâches répétitives

Certaines activités du quotidien sont accélérées grâce à l’IA. Exemples :

• La rédaction de documents et d’e-mails : certains outils d’IA permettent de générer rapidement des rapports, des synthèses ou des réponses types aux clients.
• Programmation assistée : des outils d’IA « spécialisés » aident les développeurs en suggérant du code adapté, réduisant ainsi le temps de développement.
• Compte-rendu de réunions : de plus en plus d’outils de visioconférence intègrent l’IA pour fournir le compte-rendu de la réunion. 

Amélioration de la prise de décision

L’IA traite rapidement de grandes quantités de données et formule des recommandations :

• RH et recrutement : des IA spécialisées analysent les candidatures et font gagner un temps précieux aux recruteurs. 
• Support client : des chatbots répondent automatiquement aux questions courantes, réduisant ainsi des interactions qui n’ont pas lieu d’être si la demande du client est peu complexe à traiter.
• Créations de supports de présentation type « Powerpoint » : Gamma met en forme vos contenus dans des supports Powerpoint avec les schémas adaptés, les photos percutantes directement générées par lui. Un gain en gestion du temps considérable si on considère tout le temps et le soin qu’on a pu apporter à l’élaboration de ce type de présentations !

L’IA, une gestion du temps optimisée pour éviter le syndrome de la page blanche

Ce qui est peut-être moins connu mais qui fait partie des usages les plus courants, c’est que l’IA est un magnifique outil pour générer des idées. Une étude du BCG de 2023 montre d’ailleurs que l’usage de l’IA pour la créativité et plus productif là où elle est contreproductive pour résoudre des problèmes complexes. Mais les idées nouvelles, c’est important.
Ainsi l’IA peut : donner des idées de nouveaux produits à commercialiser ; composer des morceaux de musique ; identifier d’autres possibilités pour un architecte qui « sécherait » sur des idées de façade…

Gestion du temps : l’IA, une perte de temps déguisée ?

L’IA peut être un levier de productivité, mais elle peut aussi engendrer des pertes de temps si elle est mal utilisée.

Un besoin de vérification et de correction

Les contenus générés par IA contiennent des erreurs et peuvent manquer de pertinence. Il faut donc les relire et les ajuster, ce qui peut parfois annuler le gain de temps initial. A cela se couple la surcharge informationnelle.  Les IA peuvent générer trop d’informations non pertinentes, obligeant les collaborateurs à trier et filtrer les résultats avant d’en tirer profit.

Un risque d’éloignement des compétences et d’appauvrissement de l’esprit critique

L’automatisation excessive peut amener les collaborateurs à dépendre de l’IA pour des tâches qu’ils maîtrisaient auparavant ou ne maîtrisaient pas, réduisant leur autonomie, leur capacité d’apprentissage, et surtout leur capacité d’analyse critique. Il est bon de lutter contre l’illusion que l’être humain est remplaçable, car tous les contenus initiaux générés par l’IA s’appuient sur des contenus générés par des êtres humains ! 

Nous avons parlé du compte-rendu plus haut comme un gain de temps. Mais dans certains secteurs d’activité (le Consulting par exemple) ou pour certaines réunions de haut niveau (la tenue d’un CODIR par exemple), rédiger un compte-rendu est une compétence stratégique :

• Savoir faire preuve de synthèse : un compte-rendu n’est pas la capture de tous les échanges d’une réunion.
• Mettre en exergue les points qui ont le plus d’impacts : prise de décision, plan d’action. L’IA ne sait pas faire cela.
• Prendre en compte le contexte et les enjeux « politiques » : c’est celui qui écrit le compte-rendu qui a raison. Bref, la trace écrite qu’il reste d’une réunion peut être à fort enjeu pour conduire la suite des actions. L’IA est tout sauf un stratège.

C’est la raison pour laquelle, dans les cabinets de conseil, les consultants juniors n’ont pas le droit d’utiliser l’IA tant qu’ils n’ont pas appris à rédiger des compte-rendu puissants ! Ensuite ils l’utilisent puis retravaillent le compte-rendu.

Comment faire de l’IA un véritable allié en gestion du temps ?

Pour tirer pleinement parti de l’IA sans en subir les dérives, il est essentiel d’adopter des bonnes pratiques.

Former les collaborateurs

Une bonne utilisation de l’IA passe par une formation adéquate pour permettre aux collaborateurs d’exploiter efficacement ces technologies tout en conservant leur esprit critique. C’est la première action à mettre en œuvre. Cette sensibilisation permettra aussi par la suite de faire adhérer plus facilement à un projet de transformation où l’IA sera utilisé sur des pans spécifiques du métier de l’entreprise. On voit déjà des dérives par manque de formation. Des collaborateurs demandent la synthèse d’un gros document à l’IA pour avoir à éviter de le lire et ratent complètement les messages clés du document. Ils tombent dans ce qu’on appelle l’illusion de l’IA : l’IA est capable d’afficher des contre-vérités avec un aplomb remarquable.

Une bonne formation en gestion du temps avec l’IA devrait contenir :

• Une partie théorique : ce qu’est l’IA générative, comment elle fonctionne et en quoi elle est utile en gestion du temps vs totalement contreproductive.
• Une partie pratique : savoir rédiger un prompt, savoir challenger l’IA, pour véritablement optimiser la gestion du temps.

Définir des cas d’usage pertinents

Dans un premier temps, il peut être utile de recenser les cas d’usage déjà mis en place par les collaborateurs : identifier ceux qui sont à valeur ajoutée, y compris en matière de gestion du temps, vs ceux qui sont contreproductifs (cf. exemple ci-dessus sur la « synthèse » de documents longs en temps de lecture).

Plutôt que d’utiliser l’IA pour tout, il est préférable de l’intégrer là où elle apporte une vraie valeur ajoutée (ex. automatisation de la saisie de données, assistance à la rédaction, analyse de données).

Garder un contrôle humain

L’IA doit être un outil d’assistance, non un substitut. Un regard critique sur ses productions est indispensable pour garantir qualité et pertinence.

En conclusion, comprenons qu’il il faudra forcément faire avec l’IA générative comme on l’a fait avec la révolution internet ou le téléphone portable. Pour une gestion du temps optimisée, il faut appréhender ces nouvelles technologies à bon escient.