Un bon chef de projet se doit de posséder de nombreuses compétences pour réussir. Le management est multidisciplinaire. Il fait intervenir plusieurs capacités qui s’acquièrent grâce à la pratique et à la formation. Parmi les compétences indispensables du chef de projet, une est fondamentale : c’est la communication. La dimension relationnelle a en effet une place prépondérante dans la gestion de projet. Alors, quels sont les avantages d’une communication réussie ? Pourquoi est-ce un réel atout ? Focus sur la compétence clé du chef de projet.
La communication : un atout de taille pour la réussite du projet
De nombreux chefs de projet délaissent un peu l’aspect relationnel de leur fonction, au profit d’autres compétences qu’ils jugent plus importantes. Ils font fausse route. La communication est un levier majeur de réussite. C’est une compétence clé que tout chef de projet se doit de mettre en avant. Collaborer sur un même projet demande de mettre en commun des expériences, des savoir-faire et des forces pour atteindre un objectif. Une bonne communication interne est donc nécessaire. Communiquer permet de :
- diffuser les informations et les instructions ;
- coordonner les acteurs, les motiver et les emmener vers un but bien défini ;
- souder les membres, augmenter l’esprit d’équipe et l’engagement de chacun ;
- tester de nouvelles idées ;
- attirer les meilleures ressources sur les projets ;
- trouver des issues aux problématiques ;
- etc.
La communication est donc une compétence du chef de projet à mettre en tête de liste des actions à mener.
Les conséquences d’un manque de communication
Si communiquer est important, vous l’aurez compris, l’inverse peut avoir de graves répercussions sur le projet et sur votre rôle en général. Le manque de communication peut laisser place à la désinformation et à une baisse de motivation chez vos collaborateurs. Mais, il peut également mener à :
Un projet qui n’avance pas
Ne pas communiquer avec vos coéquipiers aura pour conséquence principale une inefficacité du projet, avec une prise de retard et des objectifs non atteints.
Des clients mécontents
Si le projet n’est pas livré dans les délais ou s’il ne correspond pas à la demande du client, on vous laisse deviner qui vous le fera savoir. N’oubliez pas que le client est roi. Vous devez communiquer avec votre équipe de projet, sans oublier de le faire également avec vos clients. Ils seront beaucoup plus compréhensifs en cas de problème s’ils ont été mis au courant en temps réel.
Une perte de confiance des managers
Vous devez également communiquer avec vos managers. La transparence est capitale. Ils doivent pouvoir suivre le projet sans avoir à vous demander régulièrement des comptes.
Le retrait de vos collaborateurs
Une bonne communication projet permet de motiver les troupes et de les emmener vers un objectif commun. Sans ça, vous êtes certain de perdre quelques membres en route qui se sentiront délaissés et auront envie d’abandonner le navire. Le chef de projet doit être capable de dialoguer avec chaque membre de l’équipe, et de se soucier à la fois de leur travail, mais aussi d’eux en tant que personnes.
Une mauvaise culture du projet
Une communication absente conduira inévitablement à une mauvaise culture du projet. Comment voulez-vous que vos coéquipiers se sentent engagés, s’il n’y a ni réunions, ni projections, ni informations sur le projet ?
Chef de projet : comment communiquer efficacement ?
La dimension relationnelle est une compétence clé à posséder pour tout chef de projet désireux de réussir. C’est d’ailleurs l’unique action que le chef de projet ne pourra jamais déléguer. Autrement dit, c’est à lui et à lui seul que revient ce rôle. Il est aussi le mieux placé pour le faire. Mais, comment faire pour communiquer efficacement et suffisamment ?
Déterminer l’ensemble des partenaires
Tout d’abord, il faut savoir qu’en tant que chef de projet, vous aurez de multiples interlocuteurs. Vous devrez communiquer avec votre équipe de projet, mais ce n’est pas l’unique partenaire que vous aurez à satisfaire. La dimension relationnelle du chef de projet s’étend également aux prestataires internes, aux sous-traitants, aux clients, mais aussi aux managers. Il est donc important de savoir à qui vous vous adressez, car vous n’utiliserez pas les mêmes canaux pour tous ces interlocuteurs. De la même manière, vous ne distribuerez pas les mêmes informations. Pour une collaboration fructueuse à tout niveau, vous devez donc tenir une sorte de tableau récapitulant l’ensemble de vos interlocuteurs, et définir pour chacun d’entre eux leur rôle, les objectifs de communication, l’état des relations, les évolutions prévisibles, les actions correctives prévues ou à prévoir, etc.
Faire preuve de disponibilité
Travailler sur un même projet signifie travailler ensemble. Alors si chacun se terre dans son bureau, la communication risque d’être limitée. En tant que chef de projet, vous devez être disponible et à l’écoute pour votre équipe. Alors, laissez la porte de votre bureau grande ouverte si vous ne travaillez pas en open space, et affichez pleinement votre disponibilité.
Clarifier les missions dès le lancement du projet
Votre communication doit expliquer clairement à chacun son rôle et ses responsabilités. Qu’attendez-vous de vos collaborateurs ? Que doivent-ils faire concrètement ? Vous devez transmettre des consignes claires, des informations précises et définir des objectifs réalistes. Bien communiquer dès le départ permet de fixer le cadre, d’éclaircir les zones d’ombre et de s’assurer que chacun a bien compris son rôle.
Planifier entretiens et réunions
Dialoguer par mail, c’est bien, mais nous savons tous que les propos écrits peuvent être interprétés de différentes façons. Rien ne remplace la communication directe entre individus. C’est pourquoi il est également important de rencontrer régulièrement vos coéquipiers et de faire le point sur l’avancée du projet. Les réunions sont aussi le moyen de mettre en place une cohésion et un climat favorable pour travailler efficacement ensemble.
Les comités de pilotage pourront avoir lieu à date fixe. C’est ce qu’on appelle la communication planifiée. Essayez de prévoir des réunions hebdomadaires avec votre équipe, ou une réunion par fonction si le projet comprend plusieurs groupes de travail, par exemple. Vous pouvez également avoir besoin de rassembler les membres en fonction des besoins ou pour discuter d’un sujet ou d’un problème en particulier. Dans ce cas, n’hésitez pas à organiser une réunion en urgence.
Enfin, ne négligez pas les réunions ou les conversations informelles. Vous savez, il s’agit de celles qui partent d’une simple discussion devant la machine à café, et qui aboutissent à un argument très intéressant. Elles aussi font partie de votre communication et il ne faut surtout pas en sous-estimer l’intérêt. Chaque échange est une chance de pouvoir partager des informations et d’en recevoir.
Utiliser les bons outils de communication
Parfois, il est bon de pouvoir trouver rapidement une information pour avancer. En tant que chef de projet, vous devez donc utiliser des logiciels de gestion de projet qui vous permettent de centraliser l’information. De cette manière, même si vous avez oublié d’envoyer un mail ou si vous n’avez pas le temps de prévoir une réunion, les membres de l’équipe de projet ont tout ce qu’il faut pour travailler. De plus, le logiciel de gestion de projet permet non seulement une meilleure communication, mais il est aussi précieux pour suivre l’avancée du projet et ainsi gagner du temps.
En gestion de projet, une bonne communication est essentielle. Communiquer fait partie des compétences principales du chef de projet. Il doit être en mesure de dialoguer avec l’ensemble de ses partenaires pour avancer vers son but en évitant les écueils. Rassurez-vous, cette dimension relationnelle s’acquiert avec l’expérience, mais surtout grâce à la formation. DevOp propose justement des formations en communication. En tant que chef de projet, vous pourrez ainsi apprendre à pratiquer une écoute active, à convaincre, à argumenter ou tout simplement à communiquer avec votre équipe. N’hésitez pas à nous contacter.
