Travailler en mode projet est de plus en plus courant en entreprise. En effet, la gestion de projet permet de gagner en efficacité en croisant les compétences. Mais, encore faut-il adopter la bonne méthodologie. En gestion de projet, tout doit être évalué et pensé, mais déterminer une méthode de pilotage n’est pas suffisant. La dimension relationnelle joue également un rôle important. Explications.
Pourquoi vous devez recourir à une méthodologie de conduite de projet ?
Aujourd’hui, de nombreux chefs de projet sont des CDP occasionnels, c’est-à-dire qu’ils se voient confier, en plus de leurs tâches habituelles, la gestion d’un projet de A à Z. Si la mission peut paraître motivante et valorisante, il n’est pas facile de passer d’une culture hiérarchique à une culture projet. Le responsable du projet a besoin de se professionnaliser. Prendre ses responsabilités en tant que chef de projet, même de manière occasionnelle, demande l’acquisition d’une certaine méthodologie. Oublier les échéances, rester dans sa tour d’ivoire, se disperser… font partie des principales erreurs du CDP.
Sachez qu’il n’existe pas de méthode type, mais différentes méthodologies qui dépendront du projet, de l’entreprise, des objectifs, mais aussi des parties prenantes. Chaque projet est unique. Une bonne méthode de conduite de projet permettra d’assurer la gestion du temps, d’analyser les risques et d’être le plus efficace possible. L’intérêt est aussi d’allouer les ressources à disposition de manière rationnelle, et de répartir la charge de travail de manière équitable. La dimension méthodologique est donc capitale pour la réussite du projet.
Comment choisir la bonne méthode pour piloter un projet ?
S’il est important d’adopter une méthode pour mener à bien sa gestion de projet, encore faut-il savoir laquelle choisir. Il existe en effet différentes méthodes de gestion de projet. Parmi elles :
- La méthode PERT : ici, chaque objectif est divisé par tâches qui se visualisent sous la forme d’un graphique. Elle s’adresse principalement aux projets peu complexes.
- La méthode du chemin critique : ici, chaque tâche est numérotée et représentée par des rectangles. Ces derniers sont liés entre eux par des traits de dépendance. Chaque rectangle contient 6 valeurs, dont la durée prévue de la tâche, la date de début au plus tôt, la date de début au plus tard, la date de fin et la marge prévue.
- La méthodologie agile : contrairement aux méthodes linéaires qui ne laissent que très peu de place au changement, la méthodologie agile de gestion de projet permet une grande flexibilité. C’est pourquoi elle est plutôt destinée aux projets complexes, souvent ponctués d’imprévus.
- Les méthodes Scrum et Kanban : ces deux méthodes font partie des plus connues de la gestion de projet. La méthode Kanban a été développée par Toyota et repose sur un tableau en 3 colonnes à savoir : “en cours”, “à faire” et “terminé”. Quant à la méthodologie Scrum, elle consiste à diviser chaque tâche en sprints, attribués aux différents intervenants du projet. Chaque sprint dure entre deux et quatre semaines. Ils sont ponctués à la fin par une réunion avec le client.
- La méthode Prince 2 : la méthode Projects IN Controlled Environments se concentre sur l’organisation et le contrôle du projet. Elle repose sur trois piliers à savoir l’organisation, le contrôle et la gestion, et s’articule autour de 7 étapes.
- La méthode Lean Management : tout comme la méthodologie Kanban, la méthode Lean Management a également été pensée par Toyota. Le but ici est d’optimiser les coûts tout en améliorant les performances. La planification du projet s’effectue sous forme de petites tâches très précises de manière à avoir une vision optimale et d’anticiper les contretemps et imprévus au maximum.
Alors, quelle méthodologie choisir ? La meilleure méthode va dépendre de divers facteurs et des objectifs : le secteur d’activité de votre entreprise, la complexité des tâches, le budget alloué, le temps imparti, mais aussi les ressources mises à votre disposition. Le tout est de trouver celle qui vous garantit la meilleure vision possible.
La dimension relationnelle de la gestion de projet
Adopter la bonne méthode n’est pas suffisant pour gérer un projet. Vous devez également prendre en compte la dimension relationnelle pour réussir. La gestion de projet se définit comme l’art de travailler ensemble, en faisant coopérer activement des individus et des organisations directement ou indirectement impliqués dans le projet. C’est pourquoi au-delà de vous soucier du calendrier, de la gestion des tâches, des coûts et du cadrage du projet, vous devez également prendre en compte le facteur humain.
En mode projet, les conflits et les désaccords sont monnaie courante. Le chef de projet a donc la lourde tâche d’anticiper et de régler les conflits. Et ce n’est pas tout. La dimension relationnelle ne s’arrête pas là. Pour mener à bien sa mission, le chef de projet devra également aller chercher des ressources dans d’autres équipes. Un processus pas toujours évident. Enfin, le chef de projet devra également motiver les gens, créer une équipe soudée, répondre aux aspirations de chacun. Pour cela, de bonnes compétences en communication sont primordiales.
Pilotage de projet et enjeux de la communication
Les conséquences d’un manque de communication sur le déroulement du projet sont importantes. Les difficultés relationnelles peuvent impacter l’avancement du projet, créer du mécontentement chez le client ou entraîner le retrait de certains collaborateurs. Combien de projets ont échoué, non à cause du manque de compétences des contributeurs, mais à cause du manque de qualité des relations humaines du CDP ? Mais, comment faire pour communiquer efficacement en gestion de projet ?
Tout d’abord, pour mettre toutes les chances de son côté, il est important de sélectionner soigneusement les membres de l’équipe projet en vérifiant leurs compétences, mais aussi leurs affinités personnelles. Une fois l’équipe composée, il est primordial d’utiliser les bons outils de communication pour transmettre des consignes claires et des informations précises. Évitez les mots compliqués ou abstraits et optez pour une communication concise, mais percutante. Les bons communicants font d’excellents chefs de projet, c’est bien connu.
La gestion de projet implique également de faire preuve d’une grande disponibilité à l’égard des acteurs du projet. Dialoguer par mails, c’est bien, mais rien ne remplace la communication directe. Alors, prenez du temps pour rencontrer vos coéquipiers, pour faire le point et discuter des différents ressentis. Les discussions informelles sont aussi l’occasion de prendre connaissance de problématiques qui étaient passées jusqu’alors inaperçues.
Enfin, ne négligez pas les conflits et les mécontentements, mais trouvez des moyens de résoudre les problèmes. Faites en sorte de souder les membres de votre équipe pour augmenter l’engagement de chacun.
Conduire un projet est une discipline qui requiert à la fois de la méthode, mais aussi de bonnes capacités relationnelles. Ce sont deux ingrédients essentiels à la réussite d’un projet. Pour exceller dans votre rôle de chef de projet, n’hésitez pas à vous former. DevOp propose une large gamme de formations pour maîtriser les fondamentaux de la gestion de projet, pour planifier, contrôler et suivre des projets ou pour négocier et communiquer dans le cadre d’un projet.
