Que doit a minima contenir ma boîte à outils du manager ?

Être manager est une fonction complexe.

Entre savoir, savoir-faire et savoir-être, la boîte à outils prend parfois des dimensions extensibles à l’infini. Dans un premier temps, la boîte à outils du manager ne devrait pas prendre trop de place : mieux vaut bien savoir utiliser quelques outils de base que d’en avoir trop sans savoir les manier ! Voici 6 outils indispensables à ranger dans sa boîte à outils du manager.

Les deux piliers du management, une indication pour ranger ses outils

Un manager décide, organise, contrôle, planifie l’activité, etc. Un manager doit également maîtriser l’ensemble des outils permettant de réaliser les fonctions plus modernes du management : motiver, développer ses collaborateurs, communiquer…

En même temps, un outil est par définition un « objet fabriqué qui sert à agir sur la matière, à faire un travail ». Bref, un bon outil produit un résultat.

Nous vous proposons de structurer votre boîte à outils du manager selon deux grandes rubriques :

• La dynamique collective qui concerne le management de l’équipe.
• La dynamique individuelle qui concerne le management de chaque collaborateur.

Parmi ces deux rubriques clés, nous vous proposons de mettre des outils qui relèvent des « rituels managériaux » parce que ce sont ceux qui « servent à agir » et donc à produire un résultat managérial.

Il y a alors 6 outils de base à avoir dans votre boîte : le plan de management, la réunion d’équipe, la cohésion d’équipe, l’entretien annuel d’évaluation, l’entretien de pilotage de l’activité et enfin, l’entretien motivationnel.

La boîte à outils du manager vis-à-vis de son équipe

1. Le plan de management

C’est un outil que le manager utilise d’abord seul à une fréquence annuelle et partage ensuite avec son équipe. Trop peu de managers élaborent de manière formelle leur plan de management. Or « il n’y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va ». Cet outil a pour objectif de donner du sens et décliner la stratégie du service de manière opérationnelle. C’est un document qui contient les réflexions et informations suivantes :

• La raison d’être du service / les objectifs de l’équipe.
• La carte d’identité de l’équipe (missions, forces, etc.)
• Les leviers d’action prévue pour l’année à venir (ex. professionnaliser telle activité, clarifier les interfaces du service avec son environnement, etc.)
• L’organisation de l’équipe et la répartition des tâches.
• Le développement individuel des équipiers : place et contribution, compétences / talents, sens / valeurs / motivations / Objectifs annuels.
• Et le développement de son propre management : style, savoir-faire et savoir-être, c’est-à-dire comment le manager souhaite faire évoluer sa personne managériale.

2. La réunion d’équipe (ou de service)

2^ème outil clé de cette rubrique, la réunion d’équipe permet le pilotage de l’activité, l’échange d’information, la résolution de problèmes et l’élaboration des plans d’action de l’équipe. Sa fréquence varie en fonction de l’activité du service (hebdomadaire ou mensuelle). L’outil « réunion d’équipe » passe par l’acquisition des compétences de conduite et d’animation de réunion. Au-delà du pilotage de l’activité, c’est aussi un levier de cohésion d’équipe.

3. La cohésion d’équipe

La cohésion d’équipe se définit comme ce qui fait que les membres de l’équipe sont suffisamment soudés entre eux pour parvenir aux objectifs du service. La cohésion se construit et se maintient essentiellement en séminaire d’équipe, annuels ou bisannuels. Ces séminaires ont pour objectif de soutenir la motivation et l’engagement de l’équipe. La cohésion d’équipe est un outil motivationnel, indispensable pour réaliser l’activité.

La boîte à outils du manager vis-à-vis de chacun de ses collaborateurs

Pour ces trois outils, il s’agit de maîtriser la conduite d’un entretien individuel de management. Nous reviendrons sur le déroulé d’un entretien de management dans un prochain article. Pour l’heure, voici quels sont les trois outils indispensables pour le management d’un collaborateur.

4. L’entretien annuel d’évaluation ou de progrès

Il découle du plan de management et permet de l’ajuster. C’est d’ailleurs le pendant du plan de management (dynamique collective) au niveau du collaborateur (dynamique individuelle). L’entretien annuel a pour vocation de donner du sens au collaborateur. D’une part en évaluant le collaborateur (ses acquis) et en coconstruisant ses objectifs annuels… le tout en cohérence avec le plan de management !

5. L’entretien de pilotage de l’activité

C’est le pendant individuel de la réunion d’équipe. Cet outil permet de faire le point avec le collaborateur sur l’avancée de ses travaux et d’apporter les corrections ou plans d’action nécessaires. Il a en général une fréquence qui se situe entre la semaine et le mois.

6. L’entretien motivationnel

Il permet au manager de développer les compétences du collaborateur en lien avec ses motivations profondes… et avec les objectifs du service ! Il a lieu a une fréquence d’environ 3 fois par an. Il est le pendant individuel de la cohésion d’équipe. C’est un outil qui laisse la parole libre au collaborateur sur ses besoins, ses envies, comment il se projette dans l’avenir.

Avec ces 6 rituels managériaux, vous disposez d’une boîte à outils du manager efficace et opérationnelle. Il reste important de se former à chacun de ces rituels pour les maîtriser parfaitement. Suite à quoi vous pourrez mettre de nouveaux outils dans votre boîte pour devenir un encore meilleur manager.