Sécuriser le déroulement d’une réunion est indispensable pour éviter la réunion catastrophe !
Le déroulement d’une réunion catastrophe
Nous avons quasiment tous participé à des réunions totalement inefficaces voire catastrophiques. En voici le déroulement type.
La réunion de commence pas à l’heure prévue. Les ponctuels s’impatientent. Les retardataires s’excusent à peine.
L’ordre du jour n’est pas clair : les invités ne savent pas vraiment pourquoi ils sont là.
La logistique ne s’y prête pas : c’est la réunion qui démarre à 13h ou 18h. La salle est obscure et sans fenêtre. Il y fait trop chaud ou trop froid. Les participants sont soit au moment de ce qu’on appelle la sieste postprandiale (après la prise du repas), ou complètement épuisés par leur journée de travail. Au mieux, ce sera le déroulement d’une réunion soporifique !
Les participants ne sont pas focalisés. C’est normal : il n’y a pas eu d’ordre du jour. Le déroulement de la réunion peut alors tourner de l’inefficacité à la catastrophe :
- L’animateur est remis en question dans ses tentatives pour faire converger le groupe.
- Les « anciens combattants » racontent leurs exploits, des discussions en binôme se forment.
- Les plus bavards en profitent pour se lancer dans le débat d’idées peu constructif : ça crie, limite ça s’engueule.
- Ou pire, il y a un invité qui fait la réunion à lui tout seul. Il monopolise la parole et emmène les autres dans des directions qui n’ont rien à voir avec les objectifs à atteindre.
- Les plus réservés en profitent pour s’occuper : lecture et réponse à leurs e-mails, sorties intempestives pour passer des coups de fil, voire petits jeux vidéo pour faire passer le temps !
- Certains participants quittent la salle tels Houdini… Ni vu ni connu, pas vu pas pris !
A la fin de la réunion, il n’y pas de décision prise ou de perspectives.
Et pendant ce temps-là, il est impossible de rattraper les choses… Quant au compte-rendu, il n’y en aura pas… Qui pourrait rédiger le compte-rendu du déroulement d’une réunion qui n’en fut pas une ?
Le déroulement d’une réunion idéale
La réunion idéale, nous en rêvons tous, que ce soit en tant que participant ou animateur ! Voici à quoi le déroulement d’une réunion bien menée peut ressembler.
- Les participants connaissent à l’avance l’ordre du jour de la réunion et savent pourquoi ils sont là.
- L’animateur affiche l’ordre du jour dès le début de la réunion. Il pose ainsi un cadre de travail qui lui permettra de « recadrer » les participants en cas de dérive.
- Il démarre par un tour d’inclusion des participants : chacun est invité à se présenter rapidement et à valider l’ordre du jour ou à poser tout de suite ses interrogations par rapport à celui-ci.
- Le déroulement ou le séquencement de la réunion est clair. Les participants perçoivent l’enchaînement logique pour parvenir aux objectifs de la réunion.
- La réunion est participative : chacun est invité à s’exprimer selon des règles précises : réflexion individuelle préalable, tour de table, double tour de table…
- L’animateur régule la parole et résout les tensions avec tact, il sait gérer le « je sais tout », le « bavard », le « négatif »…et s’appuie sur les constructifs pour maintenir les participants dans le processus de la réunion.
- Les objectifs de la réunion sont atteints dans le temps imparti. L’animateur reformule les décisions prises, et note sur un paperboard (et oui, il y a un paperboard dans la salle 😊)le « Qui fait Quoi Quand ».
Et miracle, le compte-rendu est envoyé aux participants en moins de 48h !
Avec le déroulement d’une réunion pareil, bien entendu que les participants arrivent à l’heure. C’est quand même beaucoup plus motivant d’arriver à l’heure à une réunion quand on sait qu’on ne va pas y perdre son temps !
Trois conseils pour sécuriser le déroulement d’une réunion efficace
Chers animateurs, votre rôle essentiel est de sécuriser le déroulement d’une réunion. Animer une réunion n’est pas facile et c’est pourquoi tant d’entre elles ont le déroulement d’une réunion catastrophe ! Voici trois conseils prioritaires qui sont des prérequis pour bien animer une réunion.
1). Prenez modèle sur le déroulement d’une réunion efficace. Vous avez participé à une réunion qui vous a semblé réussie, notez les ingrédients du succès pour pouvoir les réintroduire dans vos réunions.
2). Préparez la réunion. Une réunion qui n’est pas préparée augure d’un déroulement catastrophique.
3). Formez-vous à la conduite de réunion. Surtout si vous êtes amené à en animer régulièrement, c’est un investissement gagnant pour vous, pour les participants et pour votre entreprise. Pour vous former, c’est par ici.
