Vous êtes stressé, surchargé de travail et avez l’impression que vous ne vous en sortirez jamais ? Essayez de déléguer davantage ! C’est ainsi que vous gagnerez du temps précieux. Vos collaborateurs en profiteront également car ils auront l’occasion d’apprendre de nouvelles tâches.
L’avis de 2 experts du management :
Jeffrey Pfeffer est professeur de comportement organisationnel à la Stanford Business School et auteur de « What Were They thinking ? Unconventional Wisdom About Management »:
Déléguer n’est pas chose facile. En tant que responsable d’équipe, il est important de savoir transmettre à ses collaborateurs une certaine manière de penser face à une situation et de les amener à poser les bonnes questions. Ainsi, le monde ne s’arrêtera pas de tourner lorsque vous partirez en congé.
Carol Walker est Présidente de Prepared to Lead, un cabinet de conseil spécialisé dans la formation de jeunes dirigeants et soutient que la délégation de tâches profite à tous : aux cadres dirigeants, aux subordonnés directs et aux organisations. Et pourtant bon nombre de managers ne l’appliquent pas suffisamment. Une étude sur la gestion du temps menée en 2007 a montré que près de la moitié des 332 sociétés interrogées considéraient l’aptitude à déléguer comme importante. Néanmoins, seulement 28% d’entre-elles proposaient des formations sur le sujet. Et Carol Walker de rappeler : «La plupart des gens disent qu’ils sont trop occupés pour confier leurs tâches aux autres, qu’ils préfèrent faire le travail eux-mêmes».
Mais Walker et Pfeffer s’accordent à dire qu’il est temps de mettre les prétextes de côté ! Voici les 8 points clés pour réussir à déléguer intelligemment :
1. Savoir repérer les signaux d’alarme
Vous ne vous rendez pas forcément compte que les tâches s’accumulent inutilement. Il y a pourtant des signes précurseurs. Carol Walker constate que le manque de délégation est l’apanage de ceux qui travaillent beaucoup et qui se sentent indispensables. Ils peuvent aussi avoir l’impression que les membres de leur équipe ne souhaitent pas prendre d’initiatives et qu’ils sont seuls à s’impliquer dans la réalisation de projets. Peut-être vous contentez-vous de distribuer des tâches et non de responsabiliser vos subalternes ?
2. Comprendre les raisons de votre réticence à déléguer
Certains perfectionnistes adhèrent à la maxime «on n’est jamais si bien servi que par soi-même» En d’autres termes, le travail sera plus vite et mieux fait si je m’en occupe moi-même ! C’est ce qu’appelle Pfeffer le « self-enhancement bias », en français les travers de l’auto-valorisation, qui renvoient au problème d’ego.
D’autres croient qu’en confiant certaines missions, ils vont perdre de leur importance ou qu’ils vont courir le risque de se laisser supplanter par l’un de leurs subordonnés. Dans notre culture organisationnelle, il est extrêmement difficile de faire abstraction de ces préjugés. Sachez les anticiper pour mieux les contrecarrer. Il faut beaucoup de confiance en soi et de mesure pour accepter l’idée qu’on ne soit plus LE spécialiste dans tel ou tel domaine. Néanmoins, dès lors que vous reconnaissez ne pas pouvoir tout gérer seul, vous franchissez la première étape qui mène à la délégation de tâches.
3. Faites le point sur votre activité quotidienne
Une fois que vous aurez compris les raisons de votre réticence, adaptez votre comportement vis-à-vis de vos assistants. Il peut être difficile de savoir, en revanche, ce que vous devez changer et comment y parvenir. Si vous demandez à la plupart des managers ce qu’ils ont fait dans la journée, ils ne seront pas capables de répondre précisément, souligne Jeffrey Pfeffer. C’est pourquoi il conseille de tenir un carnet de bord et d’y noter toutes les tâches effectuées. Au bout d’une semaine, vous constaterez qu’une bonne partie des tâches peuvent être confiées à d’autres parce qu’elles ne présentent pas de difficulté particulière.
4. Choisissez les bonnes personnes
Certains managers craignent de passer le flambeau parce qu’ils ont été déçus lors d’expériences passées. Il est important de pouvoir s’assurer que les personnes à qui l’on confie la mission sont motivées et compétentes pour faire le travail demandé. Idéalement, vous devez pouvoir déléguer une partie de votre travail à chacun des membres de votre équipe. Plus les tâches confiées descendent l’échelle hiérarchique, plus vous libérez de temps et plus votre équipe améliore ses performances.
5. Intégrez la délégation dans les objectifs de l’équipe
Déléguer son travail ne doit pas devenir une tâche supplémentaire en soi. Discutez avec vos subordonnés des types de projets et tâches qui peuvent leur être attribués. Par ailleurs, faites en sorte que les nouvelles missions dont vous vous délestez font partie d’un plan plus global d’objectifs personnels à atteindre, où chacun engage sa responsabilité. Puis créez une fiche aide-mémoire facilement consultable qui reprend tous les plans de développement personnel de chacun. Selon Carol Walker, cette démarche permet de vous rappeler les moments opportuns pour déléguer. La mission confiée paraitra d’autant plus acceptable dans cette optique parce qu’elle s’inscrit dans une logique d’évolution de carrière.
6. Gardez la responsabilité de la mission
Permettez à vos subordonnés de vous contacter lorsque vous leur avez confié une mission qui va peut-être au-delà de leurs prérequis. Gardez à l’esprit que ce n’est pas toujours facile de reporter à son supérieur, soyez donc très clair en insistant sur la nécessité de vous tenir informé et restez disponible pour toute question. En parallèle, laissez entendre que leur évolution de carrière dépend d’eux-mêmes et que par conséquent, s’ils ont envie de s’investir dans un projet quelconque, il leur suffit de demander.
7. Laissez faire
Lorsque vous déléguez des responsabilités, votre travail en tant que manager n’est pas de dicter des tâches, mais d’observer et de soutenir vos subordonnés. Selon Jeffrey Pfeffer, il ne s’agit pas de prendre des décisions à leur place, mais de les amener à développer leur sens critique afin d’améliorer leurs actions. Laissez-leur une marge de manœuvre : ils ont droit de faire des erreurs, encouragez-les à les corriger. Sachez toutefois doser votre confiance en restant impliqué dans le projet.
8. Tirer les leçons des expériences passées
Une fois que vous aurez commencé à déléguer davantage, focalisez-vous sur les résultats et faites le bilan de vos erreurs. Essayez alors d’affiner votre approche en vous posant les bonnes questions :
- Pouvez-vous confier des missions encore plus importantes ?
- Devriez-vous laisser plus de liberté à vos collaborateurs ?
- Serait-il préférable de surveiller l’évolution de plus près ?
La patience est de mise. L’état d’esprit n’est plus le même, il faut donc du temps pour mettre en pratique les nouvelles résolutions.
Les grands principes à retenir :
Par Amy Gallo. Amy Gallo contribue régulièrement à la Harvard Business Review. Vous pouvez la suivre sur Twitter à @amyegallo
Source: Harvard Business Review
