Malgré tous leurs défauts, les réunions peuvent être utilisées comme un outil de développement de la collaboration au sein des équipes. Bla bla de coach, me direz-vous…
Eh bien attendez de lire et surtout de tester ce qui vient.
Evidemment, une réunion qui toujours se passe de la même manière, avec les mêmes participants qui jouent les mêmes rôles, voire un seul qui joue la plupart des rôles et les 10 autres qui regardent leurs mails sous la table, ça ne fait rêver personne.
Le contexte, ici, est une réunion qui revient régulièrement : same players, same setting.
Et imaginez… qu’au delà du décisionnaire, qui valide toutes les décisions prises directement et indirectement au cours de la réunion (il en faut bien un, et en général c’est le plus gradé), au delà des participants et des participants, qui contribuent au contenu d’avantage qu’au processus de la réunion (tout le monde ! chacun peut et doit apporter son point de vue d’expert, d’utilisateur, ou de responsable)… Imaginez qu’au delà de ces deux rôles de base, d’autres rôles soient définis, et attribués.
Ces rôles seraient, destinés :
– à améliorer le fonctionnement de la réunion,
– à la rendre plus dynamique et vivante,
– à répartir la responsabilité de la réunion entre les participants et le décideur,
– améliorer la coopération entre les membres d’une même équipe…
Ça fait rêver, non ? Nous allons voir comment c’est possible. C’est le principe de la réunion déléguée.
Mettre en place une réunion déléguée consiste à définir cinq rôles supplémentaires qui vont tourner : réunion après réunion, ces rôles seront toujours occupés, mais par des personnes différentes. Les cinq rôles sont délégués par le décisionnaire à des participants, pour le temps de la réunion, et ils sont :
- 1. Le facilitateur
- 2. Le gardien du temps
- 3. Le pousse-décision
- 4. L’hôte
- 5. Le méta
Entrons dans la définition de ces rôles, tels qu’ils pourraient être présentés et distribués avant chaque début de réunion (ou à la fin de chaque réunion en prévision de la réunion suivante).
Le facilitateur anime la réunion. Il a pour rôle de gérer l’énergie du groupe et de s’assurer que chacun prenne et garde sa place. C’est lui qui, avec le décisionnaire, fixe l’objectif de la réunion, l’ordre du jour et le temps imparti à chaque sujet – et c’est lui qui rappelle ces points en début de réunion. Il s’assure que chacun s’exprime, que les objectifs sont tenus et reformule régulièrement ce qui a été dit. Il gère ainsi trois dimensions, la régulation, l’animation et la production.
Le gardien du temps rappelle le temps mais n’est pas garant du bon respect du timing : le temps de la réunion appartient à l’équipe et chacun en est autant responsable que les autres. Si un laps de temps a été attribué pour tel ou tel point de l’ordre du jour, il informe le groupe qu’on est arrivé au bout de ce temps. 5 ou 10 minutes avant la fin de la réunion, c’est lui aussi qui informe le groupe qu’il est temps de conclure. Ce n’est pas lui qui décide du temps attribué à chaque sujet, mais c’est lui qui marque le passage du temps, de manière claire et neutre. ; le rôle du gardien du temps est simplement de rappeler l’heure qu’il est, à la manière d’une horloge parlante.
Le pousse-décision est celui qui prend des notes et rédige le compte rendu. Son rôle est de provoquer et d’enregistrer les décisions tout au long de la réunion. C’est lui qui pousse le groupe à prendre des décisions claires et précises (il est habilité à demander « qui fait quoi pour quand ? »), puis qui va rédiger le compte rendu, soit en temps réel, soit à la sortie de la réunion. Ce compte rendu est rédigé sous forme de décisions prises, et est distribué aux personnes concernées par ces décisions.
L’hôte a pour rôle de faire en sorte que tout roule d’un point de vue matériel : il vérifie que la salle est propre et accueillante avant la réunion, il s’assure qu’elle est équipée en eau, gobelets, café, paper board, post it, marqueurs, rétroprojecteurs etc. Pendant la réunion, c’est lui qui distribue les éventuels papiers ou le matériel aux participants, scotche au mur des panneaux… Il est garant, à la fin de la réunion, que la salle soit rangée et rendue accueillante pour les suivants. Si des participants viennent d’un autre lieu, c’est lui qui les accueille et les raccompagne.
Enfin, le méta se place en observateur du processus : pendant la réunion, il regarde ce qui se passe, et à la fin de la réunion, il fait un retour précis et personnalisé sur la participation de chacun et sur la manière dont a fonctionné le groupe. Il peut aussi donner des pistes d’amélioration à chacun, et au groupe pour que la réunion suivante soit plus efficace.
A chaque réunion, les rôles sont redistribués.
Ainsi tout le monde est engagé, chacun se met dans les chaussures de l’autre pendant le temps de la réunion… Ce qui va aider, peut-être, à mieux communiquer sur les fonctions et besoins de chacun dans sa fonction-métier, en dehors de la réunion !
Quant au décisionnaire, qui souvent assumait la plupart des autres rôles, son rôle se trouve allégé – notamment, vous avez vu que ce n’est pas forcément lui qui anime !
Cher lecteur : vous essayez quand ?
Cette manière d’animer les réunions a été formalisée par Alain Cardon, coach systémique d’équipe.
