Ah, la réunionite aigüe ! L’une des maladies (graves) des entreprises françaises.
Quelle frustration quand on a le sentiment de passer la moitié de ses journées ou davantage dans des réunions dont on ne sait pas bien au juste ce qu’on est venu y faire… Des réunions dont on ressort fatigué, un peu triste, sans qu’aucune décision n’ait vraiment été prise.
Pour autant, pour faire exister un sujet qui nous tient à cœur, une réunion avec les personnes (que nous aimerions) concernées est souvent un bon moyen. Pour autant, dans une entreprise, on a besoin de travailler les uns avec les autres, et pas seulement les uns à côté des autres. Pour autant, certaines réunions sont enthousiasmantes car on a le sentiment d’être en connexion avec ses collègues et que les choses avancent !
Si « une réunion, nous disent les descendants de Pierre Larousse, c’est l’action de réunir des personnes en un lieu, à une fin déterminée »,
Comment faire pour que les réunions dont vous êtes responsables soient productives et enthousiasmantes ?
Suivez notre guide, Quintilien, qui avec son hexamètre venu de l’Antiquité, nous aide à nous poser les bonnes questions et à y répondre : CQQCOQP.
Halte aux automatismes et à l’improvisation. Si vous prenez la peine de convoquer des collaborateurs ou des collègues autour d’un sujet qui vous parait suffisamment important, et s’ils prennent la peine d’y consacrer une heure ou une heure trente de leur temps, vous pouvez prendre la peine de la préparer vraiment.
Pour garantir des échanges fluides lors de vos réunions, il est essentiel de maîtriser l’art de l’animation de réunions d’équipe, permettant ainsi de mieux intégrer chaque participant dès le départ.
1. Pourquoi convoquez-vous cette réunion ?
Quelles sont les motivations qui vous poussent à organiser cette réunion ?
Quels sont vos objectifs à vous, et les motivations pour les personnes que vous voulez inviter ?
Qu’aimeriez-vous qu’il se produise au cours de cette réunion ?
Avec quoi voulez-vous repartir ?
Posez-vous la question, trouvez la réponse et communiquez-la à ceux que vous invitez.
Par exemple, cette réunion a pour objectif de faire le point sur l’activité hebdomadaire et de s’aider mutuellement à lever les blocages que nous pourrions avoir.
2. Qui invitez-vous à la réunion ?
Qui est concerné par cette réunion ? Qui a son mot à dire ? Qui prend part aux décisions ?
Ce sont les personnes qu’il faut inviter.
Chaque personne qui est présente doit savoir pourquoi elle est présente, et avoir son rôle à jouer pendant la réunion. Laissez à chacun la liberté de venir, ou non – et si ce n’est pas possible, si la présence est obligatoire, donnez le sens de cette présence.
3. Quoi ?
Quel est l’ordre du jour de la réunion ? Il doit être établi à l’avance, et communiqué à l’avance aux participants, afin que chacun puisse au minimum y réfléchir, et préparer ses interventions.
Classez cet ordre du jour par ordre de priorités décroissantes : si un seul sujet devait être traité, ce serait lequel ? Si deux ? Si trois ? Etc. Traitez les dans cet ordre : ainsi, au bout du temps imparti, vous aurez pris des décisions sur le ou les points les plus importants.
Comme pour une journée de travail, on a souvent tendance à vouloir trop remplir l’ordre du jour d’une réunion. Ce n’est pas grave, si on le sait et si on s’assure que les points prioritaires sont traités.
Le quoi, c’est aussi le produit d’une réunion : avec quoi on repart ? Dans l’idéal, des décisions sont prises, assorties d’un plan d’action simple : qui fait quoi, pour quand.
4. Quand ? Considérations sur la durée et les bornes d’une réunion
Une réunion a une heure de début, et une heure de fin. Ces horaires, à 5 minutes près, doivent être respectés.
Une réunion ne devrait pas excéder 1 h ou 1h30. Ou alors, avec des pauses ! Mais au delà de ce temps, la concentration peut difficilement être maintenue et le temps devient moins productif. Commencez les réunions à l’heure et terminez les à l’heure. Cela implique de garder 5 ou 10 minutes à la fin pour conclure :
- récapituler le plan d’action
- décider ce que l’on fait des points qui n’ont pas été traités (ajourner, annuler)
- éventuellement, programmer une prochaine réunion
5. Où ?
Rendez le lieu de la réunion le plus agréable, chaleureux, convivial, bien isolé possible. Tous les participants doivent pouvoir se voir les uns les autres… Vérifiez ou faites vérifier avant votre arrivée que la salle est propre, pourvue de verres et d’eau, d’un système de projection qui fonctionne et d’un paper board avec des marqueurs qui écrivent.
De la même manière, en partant, assurez-vous que la salle est laissée propre pour les suivants. Et si elle se situe aux abords d’un open space, ne terminez pas la réunion sur le plateau : efforcez-vous de partir le plus discrètement possible, afin de ne pas déranger ceux qui travaillent en silence.
6. Comment ?
Les règles du jeu d’une réunion sont importantes pour le bon déroulement de la réunion.
En tant que manager, vous êtes le garant du cadre de la réunion.
Réfléchissez aux règles qui vous tiennent à cœur et présentez les aux participants, tout en leur demandant de préciser ce qui est important pour eux – vous pourrez choisir d’adopter ou non leur suggestions.
Deux exemples de cadres :
- les trois bienveillances, vis-à-vis de soi, vis-à vis des autres membres du groupe et vis-à-vis de celui qui anime la réunion
- le CQFD1, qui convient bien pour les brainstormings : C, pour « sans Critique ni Censure ». Q, pour « quantité bienvenue » : quand il s’agit d’idées, on est content d’en avoir plusieurs. F pour Fantaisie et Farfelu, car souvent, les idées les plus folles sont les meilleures. D est pour Démultiplier, s’appuyer sur les idées des uns et des autres pour construire. Et 1, c’est une personne parle à la fois !
A vous de décider, et d’annoncer, la règle par rapport aux smartphones : allumés ou éteints ?
Ces 6 points sont « la base ». Une réunion bien préparée, bien cadrée et animée avec chaleur et enthousiasme, donnera envie aux participants d’y assister.
Elle leur donnera de l’élan, ensuite, pour mettre en œuvre le plan d’action.
