Les 3 phases d’une réunion participative

En tant que manager, vous êtes régulièrement amené à organiser des réunions, et vos collaborateurs vous donnent peut-être l’impression de les subir plutôt que d’en faire des opportunités de progrès. Certains prennent des notes en baillant, untel monopolise la parole pendant que les autres acquiescent, d’autres en profitent pour régler leurs comptes; bref, en réunion, on a tôt fait de se disperser, d’accumuler les malentendus et les tensions, et au final perdre l’objectif de vue.

Or une réunion d’équipe est l’occasion d’un moment de partage productif, dont chacun se sent acteur, pour aboutir à des résultats concrets.

La réunion participative, pour être réellement efficace, impose d’être très rigoureux lors des 3 phases de la réunion : la préparation, la rencontre collégiale elle-même, et l’application du plan d’actions qui en résultera.

1. Préparation de la réunion.

C’est dès la phase préparatoire qu’un manager implique ses collaborateurs. Car une réunion ne se prépare pas seul, mais avec toute son équipe. Commencez par répondre à cette question a priori incongrue et pourtant incontournable : cette réunion est-elle nécessaire?

Profitez-en pour déterminer clairement la nature de la réunion : s’agit-il d’informer, de recueillir des avis ou de prendre une décision? Si vous en concluez qu’un simple email, ou un document ne suffirait pas, mais que la mobilisation de toute une équipe s’impose, alors vous pouvez passer à l’étape suivante: la définition de l’objectif.

Espérer pouvoir atteindre plusieurs objectifs hétéroclites en une seule réunion est illusoire et n’aboutira qu’à un joyeux chaos. Limitez-vous à un seul objectif, clairement et précisément établi. Vous pouvez alors fixer l’ordre du jour : il va constituer la trame de votre réunion. Pensez à le communiquer aux futurs participants suffisamment tôt, dix à quinze jours avant la date retenue, accompagné des éventuels documents qui seront étudiés lors de la réunion.

Passons aux invitations : qui est véritablement concerné par cette réunion? C’est une règle d’or pour le déroulement optimal d’une réunion participative : n’inviter que les personnes qui ont un rôle à y jouer.

2. Animer une réunion participative

Dès le début de la réunion se pose la question du timing : commencez à l’heure. Le respect de l’ordre du jour, et de la durée consacrée à chaque question, évitera les digressions et les enlisements. Les réunions courtes ont plus de chance d’être efficaces : limitez la durée à 1h30 à 2h. C’est en effet le temps maximal de l’attention collective. Sachant que les premières minutes sont déterminantes, vous pouvez donner la tonalité « sympathique » de la réunion en accueillant vos collaborateurs avec humour, mais avec juste mesure bien sûr. Puis très vite, annoncez l’objectif et rappelez l’ordre du jour.

Vos qualités d’animateur vont évidemment influer sur l’intérêt des participants. Mettez en applications les méthodes efficaces d’Animation et Cohésion d’Équipe, qui vous prépareront à un déroulement fluide et productif : l’utilisation de la gestuelle, le temps des silences, le regard, la maîtrise de votre voix…

Lors d’une réunion participative, vous encouragez l’implication de chacun, mais vous restez malgré tout leader de la réunion; vous êtes en quelque sorte le chef d’orchestre. Par exemple, veillez à ce que chacun ait un temps de parole équivalent, coupez court et de manière courtoise aux questions hors sujet, et bien sûr, désamorcez rapidement les conflits. Le groupe fonctionne selon une dynamique particulière, qu’il est préférable de bien comprendre.

Faites en sorte de voir tous vos collaborateurs, et que tous se voient. La configuration des tables en U se prête bien à l’échange. Mais pourquoi pas organiser une réunion debout ? Courte, efficace, égalitaire, dynamique, c’est une méthode intéressante, qui ne se prête bien sûr pas à toutes les occasions.

N’abusez pas des supports de présentation : les PowerPoint doivent être très lisibles, et une opportunité de réagir, pas une occasion de s’endormir ! Limitez-en l’utilisation au maximum, car ils nuisent à l’échange.
Pour encourager la prise de note, vous pouvez confier la rédaction du compte-rendu à l’un des participants.

A l’issue de la réunion, vous aurez élaboré un plan d’actions, dans lequel chacun joue un rôle.

3. Et après?

Le véritable intérêt d’une réunion, ce sont les actions qui en découlent. Les objectifs ont été définis, le plan d’actions établi, il s’agit donc de veiller à ce qu’il soit appliqué. Le partage des décisions prises, la diffusion du compte-rendu, contribuent à la responsabilisation de chacun dans l’atteinte des objectifs.

Pour dynamiser vos réunions et favoriser l’engagement de tous les participants, explorez une technique d’animation d’équipe inspirante issue de nos meilleures pratiques.