Les entretiens professionnels, dans leur version « Réforme de la formation professionnelle », obligatoires dans toutes les entreprises et pour tous les salariés dès 2016, peuvent être un excellent outil de management et de gestion RH. Mais leur mise en place, et leur suivi, ne sont pas toujours évidents à intégrer dans votre organisation.
Voici donc quelques questions à se poser dès maintenant, pour faciliter la préparation des entretiens professionnels, et favoriser leur exploitation.
Quand mener les entretiens professionnels ?
La loi est très claire à ce sujet : tous les salariés présents à l’effectif dans votre entreprise en mars 2014 devront avoir bénéficié de leur premier entretien professionnel avant fin mars 2016. Au-delà, les entretiens professionnels devront se dérouler pour chaque salarié sous un intervalle maximal de deux ans.
Qui va se charger des entretiens professionnels ?
La loi n’impose rien à ce sujet. Ce peut donc être le manager direct du salarié, un(e) RH, un(e) responsable formation, l’employeur. Reste à savoir qui dans votre entreprise est le plus apte à recevoir les salariés en entretien.
Le manager direct
Il connaît bien ses collaborateurs, et cette mission, si elle est réalisée avec rigueur, devrait lui faire gagner en légitimité. Mais si la demande du salarié est refusée, il est préférable que ce ne soit pas son manager qui se charge de lui annoncer.
Il doit bien sûr être informé de la stratégie de l’entreprise en matière de développement des compétences.
Un représentant de la fonction RH
C’est évidemment une très bonne solution, puisque les RH maîtrisent leur sujet ; ils connaissent la politique de l’entreprise en matière de formation, les postes vacants, etc. mais ce n’est malheureusement pas toujours possible dans les grandes entreprises, compte tenu d’un effectif insuffisant dans les Ressources Humaines par rapport au nombre de salariés.
La gestion de l’entretien professionnel ne se limite cependant pas à l’animation de l’entretien.
Elle intègre également la préparation en amont et les actions de formation en aval. La fonction RH et le manager direct sont directement concernés, mais aussi la DRH et la Direction. Les résultats de ces entretiens seront d’autant plus bénéfiques que la Direction aura réfléchi à l’évolution de l’entreprise à court et moyen terme (marché, métiers, technologie…) et à ses incidences sur ses besoins en compétences (GPEC). Les DRH pourront intégrer à leur plan de formation les demandes urgentes et récurrentes que révèleront les comptes-rendus des entretiens, ainsi que tout ce qui contribue au développement du socle de compétences des collaborateurs.
Maîtrisez-vous la conduite d’un entretien professionnel?
L’entretien professionnel, même s’il peut être mené à la suite d’un entretien annuel, diffère nettement du premier. Il concerne l’évolution professionnelle du salarié ;
il n’est pas destiné à évaluer, mais à écouter et orienter.
C’est donc l’attitude assertive qui sera la plus adaptée à la conduite des entretiens professionnels, comprenant les techniques de l’écoute active, de reformulation des demandes, le souci d’information, etc. Un des pires écueils de l’entretien professionnel est de bercer le salarié d’illusions :
il faut au contraire rester le plus réaliste possible, dans l’intérêt de tous.
L’entretien professionnel est destiné à aborder un certain nombre de questions essentielles dans l’évolution des compétences du salarié. Au début de l’entretien, le salarié sera informé du contexte légal et des modalités de formation à sa disposition pour atteindre ses objectifs (VAE, CPF, bilan de compétences, période de professionnalisation).
Une grille d’entretien vous sera utile pour aborder tous les points de l’entretien professionnel, mais elle ne doit pas vous empêcher de laisser une certaine liberté à la parole, parce que la part de spontanéité et de ressenti est importante dans ce rendez-vous avec l’avenir.
Avez-vous mis en place des dispositifs concrets pour mener les entretiens professionnels ?
Le temps
Il faut compter environ 1 h par entretien professionnel. Un planning s’impose, pour pouvoir consacrer un temps suffisant à chacun sans nuire à l’activité de votre entreprise.
Le lieu
Avez-vous une salle adaptée à ce type d’entretien? Evitez le bureau de celui qui organise les entretiens ; il est préférable que le lieu soit neutre. Et bien sûr, choisissez une salle calme et accueillante.
La communication
L’information des salariés est un préambule à ne surtout pas négliger. Il est donc temps de réfléchir à la manière dont vous allez communiquer avec vos salariés sur ces entretiens : mail, affichage, support papier, etc. Votre communication portera sur le contexte et sur la finalité des entretiens professionnels. Vous pouvez également leur transmettre un questionnaire pour les inciter à préparer ce moment de réflexion sur leur carrière.
Et le sens de des entretiens professionnels, derrière tout cela ?
Au delà de la contrainte légale à laquelle ils sont parfois réduits, les entretiens professionnels peuvent être très bénéfiques à l’entreprise à condition que leur organisation s’intègre à l’activité de votre entreprise et à la stratégie de développement envisagée. Pour y parvenir, un seul mot : L’ANTICIPATION.
Les solutions proposées par devOp pour vous accompagner dans la mise en œuvre de l’entretien professionnel :
A la demande de nos clients, nous mettons en œuvre des modules inter-entreprises ou intra-entreprises avec deux niveaux d’ambition :
- Chez nos clients pour lesquels nous sommes déjà intervenus en accompagnement de la mise en œuvre des entretiens de management ou des entretiens annuels, une journée suffit pour poser le cadre et déployer des entraînements sous forme de mises en situations débriefées relatives aux spécificités des entretiens professionnels.
- Chez nos autres clients, en deux jours nous proposons un programme complet permettant à la fois l’acquisition des fondamentaux des techniques d’entretien et l’entraînement aux spécificités de l’entretien professionnel.
