L’enjeu d’une réunion est de coller avec ce proverbe africain : «Tout seul on va plus vite. Ensemble, on va plus loin». Dès lors, une réunion est nécessairement participative… Ne serait-ce que parce que les membres de la réunion s’appellent des « participants » ! Mais comment faire pour que tout le monde joue le jeu ? Voici les clés !
Inviter les bons participants
Le bon nombre de personnes
Scientifiquement, il est prouvé que le nombre idéal pour obtenir une réunion participative se situe entre 4 et 12 participants :
- En-dessous de 4, manque de créativité.
- Au-dessus de 12, difficulté à faire converger le groupe…
Les bonnes personnes au bon endroit
Pour qu’une réunion soit participative, il faut déjà que chacun des membres ait envie de participer. Invitez les bons participants avec le « CRI » : ils doivent être Compétents sur le sujet de la réunion, Responsables quant aux décisions à prendre et Impliqués personnellement.
Créer les conditions spatiales et temporelles de la réunion participative
- Seules les tables en U ou ovales permettent que chacun se voit, ce qui est fondamental.
- Pour les réunions récurrentes, veillez à ce que les participants changent de place pour faire évoluer les interactions et les points de vue.
- Utilisez le paper board pour faire vivre les échanges et rédiger les points de convergence.
- Une bonne réunion participative c’est 2 heures mini, 3h maxi, avec une pause dans ce dernier cas. Une pause de 15 minutes permet à chacun de gérer les urgences ou de souffler et les participants reviennent ainsi engagés dans la réunion participative.
Faire que les participants soient acteurs du processus et de la production des contenus
Inclure d’entrée les participants
La réunion participative est corrélée à la reconnaissance de chacun au sein du groupe.
Cette reconnaissance se fait par une phase d’inclusion en début de réunion durant laquelle chacun prend le temps de se présenter, de préciser pourquoi il est là et de définir les attentes qu’il a vis-à-vis de la réunion.
Animer une réunion de créativité
Si un participant lance une idée à l’oral, il se peut qu’un autre dise « je partage la même idée » : c’est l’effet de conformisme social. Du coup, la réunion n’est plus féconde. Pour sécuriser la réunion participative, commencez les réunions de créativité par une RIPS : Réflexion Individuelle Préalable Silencieuse. Cela permet à chacun de trouver ses idées personnelles avant de les enrichir en groupe. C’est aussi l’occasion pour les participants introvertis (qui pensent beaucoup mais parlent peu) de prendre leur place dans la réunion participative.
Animez une réunion d’équipe avec les rôles délégués
Vous êtes manager et vous avez tendance à tout faire pendant la réunion : regarder la montre, animer, décider, rédiger le compte-rendu ! En dehors de la partie décisionnaire, vous pouvez déléguer ces rôles pour une réunion encore plus participative.
Cela permet à vos collaborateurs d’être plus engagé dans le processus de réunion et de monter en compétences sur la conduite de réunion.
Tout… sauf le débat !
Une réunion participative n’est pas un débat, au sens où seuls quelques uns prennent la parole et s’engagent dans une joute verbale entrainant digressions et perte de temps. Pour éviter que la réunion participative ne tourne à la foire d’empoigne, ce sont les capacités d’écoute qu’il est intéressant de favoriser.
Pour cela, préférez le tour de table et encore mieux, le double tour de table. Chacun s’exprime. Lors du deuxième tour, chacun peut aménager son point de vue au regard de ce qui s’est dit durant le premier tour.
Rendre la réunion de coordination participative !
C’est presque mission impossible, car les réunions de coordination mobilisent en général plus de 12 personnes et que les participants y perdent du temps. Chacun vient avec sa thématique et les autres s’endorment un peu jusqu’à ce que ce soit leur tour de faire l’état d’avancement sur leur périmètre.
Aller plus vite, être efficace.
Demandez aux participants de remplir un compte-rendu d’activité synthétique et de vous l’envoyer avant la réunion. Cela permettra de traiter les points critiques, voire d’autoriser telle personne à ne pas venir à la réunion puisqu’elle n’est pas concernée cette fois-ci.
Reportez les thématiques qui concernent la coordination de 2 ou 3 participants lors d’une réunion dédiée.
Faites que les participants s’entraident.
« Qui a une suggestion à faire à Laurent pour résoudre sa difficulté ? » « Qui a un retour d’expérience à faire à Bouchra sur ce type de problème ? » Chacun trouve des idées et est sollicité ce qui est gratifiant : c’est la notion de compétence participative qui rejoint le besoin d’appartenance de la pyramide de Maslow.
En conclusion, rappelez-vous que si la réunion n’a pas été participative, c’est comme s’il n’y avait pas eu de réunion du tout… et c’est même pire si l’on considère que ça fait perdre le nombre d’heures de réunion multiplié par le nombre de participants !
Alors pensez-y à deux fois avant d’organiser une réunion participative : au-delà de sa valeur ajoutée pour vous, assurez-vous qu’elle est à valeur ajoutée pour les participants.
Juliette Ricou (qui a animé et anime encore beaucoup de réunions participatives en tant que consultante en management puis coach d’équipe…)
