Aujourd’hui, les entreprises favorisent de plus en plus le fonctionnement en mode projet. De nombreux collaborateurs se retrouvent donc du jour au lendemain dans la posture d’un chef de projet, sans y être préparés. Mais revêtir l’habit d’un CDP, même de manière occasionnelle, ne s’improvise pas et demande une certaine maîtrise des outils clés. Pour mener à bien cette mission, une formation chef de projet occasionnel s’avère indispensable.
C’est quoi un chef de projet occasionnel ?
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises optent pour le travail en mode projet. L’objectif est de faire collaborer plusieurs personnes sur un projet commun afin d’en tirer le maximum d’avantages. Les managers et les cadres se voient donc confier, en plus de leurs tâches habituelles, la responsabilité de nouvelles missions. Leur expertise technique justifie qu’ils soient nommés chefs de projet, mais il faut bien reconnaître que peu d’entre eux sont formés au management de projet. Malgré cela, ils devront, temporairement, conduire une mission jusqu’à son terme. Ces collaborateurs qui ont aussi un métier et des fonctions à côté, peuvent se voir confronter à une réalité difficile à gérer. Passer d’une culture hiérarchique à une culture de projet, ça s’apprend, tout comme motiver les équipes, prendre le lead ou gérer les tensions. Alors, pour mettre toutes les chances de son côté, il est indispensable de se former.
Une formation chef de projet occasionnel pour préparer, organiser et piloter le projet
Maîtriser les étapes clés et connaître les spécificités du mode projet sont deux éléments indispensables pour prendre les rênes d’une mission, même temporaire.
La clarté du projet
Une fois nommé chef de projet occasionnel, vous devez avoir une représentation claire du projet en tant que mission transversale. Les chefs de projet occasionnels ignorent bien souvent les conditions de succès du projet. Ils ne savent pas ce qu’attend réellement le client. Ils n’ont pas une vision suffisante de l’ensemble des parties prenantes et de leurs besoins. Ils manquent de lisibilité. Qui fait quoi ? Quand ? Comment ? Pour quand ? Il est indispensable d’analyser les besoins et de comprendre les rôles des différents acteurs du projet pour réussir. L’objectif doit être SMART dans votre esprit.
La gestion du temps
Le chef de projet occasionnel a également d’autres fonctions à côté, il ne faut pas l’oublier. Il peut donc avoir du mal à articuler son temps entre sa charge de travail « occasionnelle » et ses tâches habituelles. La formation va lui permettre de gérer rigoureusement son temps et de définir sa disponibilité sur chaque projet. Elle va permettre d’apprendre à établir un planning et à respecter les délais impartis.
La planification
Pour organiser le projet, une phase de préparation s’impose. Elle constitue justement 50 % de la réussite du projet. Comme indiqué précédemment, il est indispensable d’identifier toutes les personnes impactées par la mission afin de connaître les exigences de chacun. Il faut aussi connaître les différentes étapes du projet, de la répartition des tâches jusqu’au bilan. Pour cela, vous devrez établir un planning ainsi qu’un cahier des charges que vous présenterez aux contributeurs. L’organigramme de tâches permettra également de décomposer les travaux nécessaires de manière hiérarchique. Enfin, vous devrez mettre en place des outils de suivi, des tableaux de bord, sans oublier de gérer les indicateurs pour vérifier la conformité au prévisionnel.
L’importance du management des risques
Piloter un projet c’est aussi anticiper. De nombreux chefs de projet occasionnels ne savent pas anticiper. Ils agissent en “mode pompier”. Et pourtant, tout nouveau projet est aussi source d’incertitudes et de zones d’ombre qu’il convient d’éclaircir le plus possible. En effet, anticiper les risques, c’est s’en prémunir, c’est savoir les affronter ou les contourner. La formation chef de projet occasionnel permet justement d’anticiper les risques pour savoir réagir efficacement.
La formation chef de projet occasionnel pour acquérir les compétences relationnelles et les méthodes d’animation des équipes
Être chef de projet occasionnel comporte également une dimension relationnelle qu’il est important de découvrir avant de prendre en main le projet.
Fédérer les collaborateurs
De nombreux CDP occasionnels ne savent pas comment entraîner leur comité de pilotage ou leur comité de projet. Le mode projet implique un mode de management transversal qui entraîne bien souvent un manque de légitimité pour le chef de projet. Renforcer son positionnement et prendre le lead sont alors nécessaires. Grâce à la formation, vous pourrez acquérir une communication influente et développer une attitude de leadership positive et motivante pour entraîner votre équipe.
Communiquer
De nombreux CDP occasionnels n’ont pas de plan de communication. Ils la subissent. Et pourtant, le chef de projet occasionnel doit s’inquiéter de la qualité de la communication dès le démarrage du projet. Alors, qui décide quoi ? À qui dois-je transmettre l’information ? Qui est l’interlocuteur privilégié ? Vous devez aborder toutes ces questions en amont.
Communiquer permet également de favoriser la cohésion et l’esprit d’équipe. Pour créer un climat de confiance, rencontrer les membres du projet est capital. Alors, entretiens, réunions de lancement et d’avancement, points réguliers… Toutes les occasions sont bonnes pour communiquer, donner du sens et entretenir la motivation des membres. Tous les outils collaboratifs et les canaux de communication sont également précieux pour créer ou entretenir du lien.
Savoir gérer les conflits et les tensions
Comme dans tout groupe ou projet, il peut naître des tensions. Il peut y avoir des antagonismes lorsque les avis se confrontent. C’est très fréquent. En tant que chef de projet occasionnel, vous devez écouter, modérer si besoin, et trancher quand c’est nécessaire. Vous ne pouvez pas vous permettre de laisser s’installer une situation de blocage. C’est totalement contraire au bon déroulement du projet. Pour cela, vous devez avoir une position d’autorité et de légitimité. Vous devez savoir mettre à leur place les personnes difficiles. Vous devez aussi faire preuve de psychologie et d’humilité pour désamorcer les frustrations.
Gérer un projet et l’équipe qui s’y rapporte ne s’improvise pas. Cette expertise constitue un métier à part entière que les managers et les cadres peuvent être amenés à exercer sur un projet, en raison de leurs compétences ou de leur disponibilité. Pour tous les meneurs d’un ou plusieurs jours devant gérer un projet transversal en plus de leurs tâches habituelles, DevOp a créé la formation chef de projet occasionnel : une formation qui aura pour objectif de clarifier la mission du CDP occasionnel, tout en vous transmettant la méthode et les bons outils de pilotage.
