Reprendre une équipe existante est une mission complexe et délicate. Cela implique d’instaurer un nouveau leadership et de nouvelles habitudes à un groupe de travail qui existait déjà avant. Pour réussir cette mission, le nouveau manager devra adopter une approche stratégique qui lui permettra de gagner la confiance de son équipe en douceur, sans la déstabiliser. Alors, comment manager une équipe existante ? Comment mettre en place cette approche tactique ? Voici tous nos conseils.
Les bonnes pratiques à mettre en place pour manager une équipe existante
Être nommé à la tête d’une équipe qui était déjà en place, qui avait déjà ses petites habitudes et ses rituels n’est pas facile. La prise de fonction peut s’avérer compliquée. Il faut savoir s’imposer en douceur, asseoir son autorité sans brusquer les collaborateurs, instaurer de nouvelles habitudes sans chambouler totalement les anciennes. Bref, un numéro de haute voltige ! Pour y parvenir, certaines pratiques sont conseillées.
1 – Réunir l’équipe pour se présenter
C’est la première étape. Le nouveau manager doit se confronter à ses nouveaux collaborateurs qui attendent avec impatience de le connaître. La première chose à faire est donc de se présenter. Résumé des points importants, du parcours professionnel, de la satisfaction à rejoindre l’équipe… Pas besoin de faire compliqué. Une fois passée cette étape, le manager pourra passer aux choses sérieuses et parler de sa mission en tant que nouveau manager d’équipe.
2 – Écouter et observer
Ensuite vient la phase d’observation. Le nouveau manager doit prendre le temps d’observer l’équipe dont il a héritée. Il doit comprendre les comportements, les dynamiques de groupe. Il doit analyser les forces et les faiblesses de chacun. Il doit identifier rapidement les domaines dans lesquels il devra apporter des modifications. Il est aussi important de prévoir des rencontres individuelles. Un temps précieux durant lequel le manager pourra questionner chaque membre de l’équipe sur son parcours, la façon dont il vit sa mission au quotidien, son rapport avec les autres, ses motivations, etc. Le but ici n’est pas de juger, mais d’écouter, de cerner les personnalités, d’instaurer la confiance et d’établir des relations positives avec chaque membre de l’équipe.
3 – Expliquer le plan d’action
Après avoir fait connaissance et évalué la situation, il est temps de passer au plan d’action. Le manager devra expliquer sa vision et ses objectifs pour avoir l’adhésion de son équipe. Il devra montrer le chemin qu’il souhaite emprunter pour atteindre son but. Sa mission est d’embarquer tout le monde et de susciter l’adhésion. Pour cela il devra s’assurer que chaque élément cerne bien le rôle qu’il devra jouer au sein de l’équipe. Le nouveau manager doit également mettre en place des processus clairs pour la prise de décision, la communication, mais aussi pour la collaboration au sein du groupe.
4 – Changer uniquement ce qui ne va pas
Le nouveau manager doit être prêt à apporter des changements… si nécessaire. S’il constate que certaines habitudes ou processus ne fonctionnent pas, alors il doit être prêt à les modifier ou à les supprimer. A contrario, si de bonnes habitudes ont été mises en place, qu’elles conviennent à tous et qu’elles fonctionnent, pourquoi les changer ? Sous prétexte que l’équipe dispose d’un nouveau manager ? Mauvaise idée. Si quelque chose fonctionne, il faut le conserver. C’est l’occasion pour le manager d’affirmer son style et sa position… tout en douceur.
5 – S’inspirer des expériences précédentes
Les succès tout comme les échecs sont formateurs. Ils permettent de reproduire ou pas le même schéma. Alors, il est important pour tout manager de s’inspirer de ses expériences passées pour mener à bien sa mission. Il est même possible de les partager avec l’équipe. Une bonne transparence est importante pour susciter la confiance, la proximité et l’adhésion des membres.
Manager une équipe existante : les choses à ne pas faire
Être nommé responsable d’une équipe déjà bien constituée demande du tact et des précautions. Il s’agit d’un groupe qui possède déjà une dynamique bien ancrée, des habitudes installées… Il est important de se préparer efficacement pour éviter les pièges, les faux pas et les mauvaises postures.
Vouloir tout changer tout de suite
En général, les changements, on n’aime pas trop ça. Alors, arriver dans une équipe et vouloir tout changer du jour au lendemain ne sera pas accueilli avec enthousiasme par les collaborateurs. Si le nouveau manager se voit un comme le sauveur qui vient redresser la situation et remettre sur pieds une équipe, les collaborateurs ne perçoivent pas forcément la situation sous cet angle. Alors, douceur, humilité et tact seront de rigueur. Reprendre une équipe, c’est aussi reprendre un groupe qui a un passé à ne pas négliger.
Changer sans expliquer
Une fois à la tête de sa nouvelle équipe, le manager aura peut-être envie de changer certaines pratiques et c’est normal. Avant de procéder, il est important de dialoguer avec l’équipe et d’expliquer pourquoi telle ou telle pratique doit être abandonnée au profit d’une autre. Des changements brutaux et non expliqués risquent d’être non compris et bien entendu, non acceptés. Le nouveau manager doit être suffisamment accessible et à l’écoute des suggestions, sans oublier pour autant d’être ferme dans ses décisions.
Faire sans cesse les éloges de son ancienne équipe
Pour jouer la proximité, le nouveau manager peut certes parler de ses expériences précédentes, vécues avec ses anciennes équipes. Mais, ce n’est pas la peine d’en faire toute une montagne et de placer constamment ses anciens collaborateurs sur un piédestal. Comparer deux équipes n’a pas de sens. Si le manager le fait avant tout dans le but de motiver ses nouveaux collaborateurs, cette pratique pourrait avoir l’effet contraire. Elle pourrait même devenir contre-productive et faire défaut à la cohésion d’équipe.
Critiquer le manager précédent et ses pratiques managériales
Même si le manager précédent a peut-être commis des erreurs et qu’il appartient au nouveau de réparer les pots cassés, il n’est pas nécessaire de le juger et de le critiquer. D’autant plus que cette personne était peut-être appréciée de son équipe. La critiquer ouvertement pourrait heurter la sensibilité de certains collaborateurs et développer un climat malsain au sein de l’équipe. Le nouveau manager doit être un modèle pour son équipe. Il doit être exemplaire aussi bien en matière d’engagement que de respect d’autrui. Critiquer ouvertement une personne laissera penser aux membres de l’équipe que c’est permis et qu’ils peuvent en faire autant de leur côté. Le manager doit être un modèle de comportement positif. Il doit inspirer son équipe à donner le meilleur d’elle-même.
Prendre des décisions sans associer les membres de l’équipe
Reprendre une équipe existante, c’est bien souvent se rendre compte que telle ou telle problématique n’a pas suffisamment été gérée. Il peut donc sembler urgent de rectifier le tir et de prendre des décisions rapides. Pour autant, cela doit relever de l’exception. Il est important d’associer les membres de l’équipe à la prise de décision le plus souvent possible. Il est important d’échanger et de prendre le pouls des collaborateurs avant de faire un choix au risque de voir ces derniers bouder les décisions et ne pas y adhérer.
Dire oui à tout
Si la transition doit se passer en douceur, ce n’est pas une raison pour dire oui à tout. Il est possible que certains collaborateurs regrettent l’ancien manager. Il est aussi possible que l’arrivée d’un nouveau chef d’équipe déplaise à certains. Cela ne doit pas pour autant empêcher le nouveau manager d’asseoir son autorité et de faire preuve d’assertivité.
Réussir son intégration en tant que nouveau manager dans une équipe déjà formée est un vrai défi. Mais, c’est aussi une opportunité de renouveau, pour l’équipe, pour l’entreprise et pour le manager. Pour réussir cette transition, il est important d’observer, de communiquer et d’établir des relations positives. Il est aussi important de se préparer et de se former. DevOp vous propose toute une gamme de formations pour maîtriser les fondamentaux du management d’équipe.
