Galvaniser son animation d’équipe avec les rôles délégués

L’animation d’équipe est un art qui se pratique essentiellement en réunion d’équipe. Voici un modèle d’animation de réunion qui permet d’obtenir tous les attendus de l’animation d’équipe : intelligence collective, participation, enthousiasme et fluidité dans le fonctionnement de l’équipe !

L’animation d’équipe n’est pas l’apanage unique du manager

Le manager face à ses responsabilités sait qu’il lui incombe d’animer son équipe. Ses épaules pèsent lourd en réunion : il a préparé l’ordre du jour, il anime, il régule la parole, il tranche, il regarde son équipe interagir et gère les tensions, il regarde sa montre pour tenir les délais, et tant d’autres choses encore. Mais ce que le manager ne sait pas toujours, c’est qu’en matière d’animation d’équipe, hormis le rôle décisionnaire qui lui incombe, tous les autres rôles en réunion peuvent être délégués aux équipiers ! Pour leur plus grand bien, et pour le plus grand bien du manager.

En quoi consistent les rôles délégués ?

Les rôles délégués sont une technique d’animation d’équipe en réunion qui permet de soulager la charge mentale du manager tout en boostant la dynamique d’équipe. Conçue dans les années 1970 par les cabinets de conseil, cette méthode a été reprise par les coachs d’équipe et par certaines équipes de tout niveau, y compris des COMEX ou des CODIR.

Il s’agit de donner de manière tournante à chaque équipier un rôle dont il sera responsable durant la réunion, sachant qu’au-delà de ce rôle propre, chaque équipier reste participant.

• Le rôle de facilitateur : c’est celui de l’animation d’équipe durant la réunion. Le facilitateur prépare l’ordre du jour, définit le processus d’animation et anime l’équipe en veillant à ce que chacun s’exprime.
• Le rôle de « pousse-décision » : le pousse-décision s’appelle parfois scribe ou secrétaire. C’est sous-estimer son rôle. S’il rédige le compte rendu sous forme de relevé de décision en séance, son rôle est propulsé à celui de pousser à la décision, de rendre l’animation d’équipe productive et participative. Et ce grâce à cette seule phrase de responsabilisation du collectif : « Qu’est-ce que j’écris de notre décision sur ce point ? ».
• L’horloge : l’horloge n’est pas le gardien du temps. En animation d’équipe, le fait de « tenir le temps » est une responsabilité collective. L’horloge rythme la réunion en rappelant régulièrement le temps restant, si possible par sujet. Par exemple : « Il nous reste 15 minutes pour terminer le suivi de l’avancement ».
• Le méta : le méta prend 10 minutes pour conclure la réunion en faisant un feedback constructif à chacun sur ce qu’il a apprécié dans sa participation à la réunion et une chose qu’il aurait aimé qu’il fasse différemment. Ces feedbacks sont reçus comme des cadeaux et n’appellent pas de réaction ou justification de la part des participants, juste un « merci ». Le méta contribue grandement à l’animation d’équipe en stimulant l’échange de feedbacks réguliers entre membres et en améliorant sans cesse le processus d’animation de la réunion.
• Le leader : seul rôle qui ne se délègue pas, c’est celui du manager. Il tranche, il acte les décisions ou leur éventuel report.

Pourquoi les rôles délégués sont-ils si puissants pour l’animation d’équipe ?

Outre la contribution de chaque rôle à l’animation d’équipe décrite ci-dessus, les réunions déléguées ont des vertus inestimables dans l’animation d’équipe.

• Les rôles délégués suscitent un regain de motivation chez les équipiers. Chacun est en général très engagé à tenir son rôle délégué, avec la volonté de bien faire.
• L’animation d’équipe est maximisée. Les rôles délégués permettent à l’équipe de se dynamiser d’elle-même, à condition que les rôles restent tournants.
• Les rôles délégués font monter en compétence l’équipe. Chaque équipier acquiert des compétences d’animation, de rédaction, de position méta, etc. Ils développent ses compétences dans un cadre protecteur et stimulant.
• La conduite de réunions efficaces est un pilier de l’animation d’équipe. Avec les rôles délégués, la réunion est fluide, rythmée et parvient à ses objectifs.
• La conduite de réunions participatives est un deuxième pilier de l’animation d’équipe. Les rôles délégués sont particulièrement participatifs. Il est impossible de se planquer derrière son rôle là où il est toujours facile de rester passif quand on n’a pas de rôle attribué en réunion !
• Les rôles délégués permettent de faire émerger l’intelligence collective. Graal de l’animation d’équipe, l’intelligence collective sera plus facilement stimulée grâce à la participation et à la responsabilisation amenée par les rôles délégués.
• Les rôles délégués sauront également sauver les visios du désengagement et redonner de l’âme à l’animation d’équipe à distance.

L’équipe et le manager peuvent décider d’introduire d’autres rôles pour améliorer l’animation d’équipe :

• On peut trouver l’« hôte », par exemple, il aura à charge de vérifier que tous les aspects logistiques sont en place et peut s’engager à apporter les croissants !
• On peut trouver « le porteur de doléances » qui récolte les objections sur des petits papiers et les lit à un temps donné de la réunion pour pouvoir évacuer ce qui bloque l’animation d’équipe.
• L’éventuel « Captain of fun » fera tout pour introduire quelques séquences ludiques durant la réunion.

Essayer les rôles délégués c’est l’adopter ! Managers, n’hésitez pas à stimuler l’animation d’équipe en vous déchargeant d’une grosse partie du travail. C’est doublement gagnant !

Pour découvrir les secrets des réunions efficaces, apprenez à mieux dynamiser une réunion d’équipe dès la phase initiale grâce à notre guide de devOp.