Animer une réunion d’équipe en 6 étapes clés

Les réunions d’équipe ! Voilà un outil capital en entreprise, qui permet de faire le point et de fixer les prochains objectifs, mais qui partage également les opinions. En effet, si ce temps de rencontre est censé être utile à l’activité de l’entreprise, il est également souvent improductif. Beaucoup de réunions sont mal ou peu préparées, s’éternisent, font perdre du temps aux participants, et n’aboutissent pas à l’objectif escompté. Beaucoup d’entre elles sont également ennuyeuses, et perdent la moitié de leur auditoire en route, surtout si la réunion a lieu juste après la pause déjeuner.

Alors, comment faire pour animer une réunion d’équipe ? Comment faire pour captiver un auditoire qui faisait jusqu’à maintenant acte de présence ?

Voici les 6 étapes à suivre pour animer une réunion d’équipe à la perfection.

1 – Préparer la réunion

Une bonne réunion passe avant tout par une bonne préparation. Pour cela, pensez à structurer votre intervention. Ainsi vous aurez une bonne visibilité et aurez une ligne directrice pour bien captiver votre auditoire. Vous devez donc définir :

• une heure de fin : cela vous permettra de gérer le temps avec efficacité pour donner la parole, présenter votre projet, ou encore faire le compte-rendu final. N’exagérez pas sur la durée de la réunion. 3 heures sont largement suffisantes. Au-delà, vous risquez de perdre l’attention de votre équipe.
• la salle de réunion : il est en effet capital de savoir si vous disposerez de tous les éléments nécessaires sur place pour animer votre réunion. Faites en sorte que le local soit disponible, prêt pour recevoir votre équipe, et surtout agréable (ni trop chaud, ni trop froid).
• le ton de la réunion : il est important de définir le ton de la réunion. En effet, il va déterminer la façon dont vous allez animer votre intervention. Si la réunion est très formelle, oubliez la mise en place de jeux par exemple.
• le message : eh oui, impossible d’engager la réunion sans avoir votre fil directeur et connaître vos différents axes à évoquer. Il vous faut déterminer l’objectif de cette réunion. Dans quel but réunissez-vous vos collègues ? Que voulez-vous obtenir à l’issue de la formation ? N’oubliez pas de présenter cet objectif dans votre invitation par mail à la réunion. Il est important que chacun sache pourquoi on se réunit.

Vous détenez tous ces éléments ? Bravo, vous avez la structure de votre réunion. Une réunion bien animée est une réunion bien ficelée, qui laisse peu de place à l’improvisation et aux scénarios catastrophiques.

2 – Effectuer le choix des participants

Pour animer une réunion d’équipe de manière efficace, il est important de convier les bonnes personnes. Il n’est pas question d’éviter ici les gens qui vous impressionnent, mais plutôt d’inviter les personnes qui peuvent réellement apporter leur contribution à la réunion. Demandez-vous si la présence de tel ou tel collaborateur est véritablement essentielle. Évitez de monopoliser inutilement certaines personnes. Et rassurez-vous, elles ne vous en voudront pas d’avoir une réunion en moins dans la journée.

Une fois votre sélection effectuée, il sera temps d’envoyer l’invitation à chaque participant. Évitez de le faire à la dernière minute. Encore une fois, le mot d’ordre d’une réunion bien animée et réussie est la préparation, pour vous en tant qu’organisateur, mais aussi pour les participants. Envoi de mail ou invitation via le calendrier ? À vous de choisir, l’important est de vous y prendre quelques jours à l’avance afin que chaque participant puisse se préparer.

3 – Choisir une technique d’animation

Votre réunion est bien structurée, vous êtes déjà en confiance. Pour dynamiser votre intervention et garder votre auditoire avec vous, vous avez le choix entre différents types d’animations, qui permettent de rompre la monotonie et d’apporter une plus-value à votre temps de parole.

• le PowerPoint : classique et efficace, cette solution permet de donner de la matière visuelle à votre discours. Elle est cependant considérée comme ennuyeuse. Alors, à vous de la rendre intéressante en dynamisant votre discours et en évitant de surcharger votre PowerPoint en texte. Bref, optez pour une présentation captivante. DevOp a d’ailleurs mis au point une formation pour réussir des présentations percutantes.

• le Pecha Kucha : si la méthode PowerPoint est trop vieillotte à votre goût, pourquoi ne pas vous essayer au Pecha Kucha ? Ce terme, qui signifie bavardage en japonais, est un format qui permet de présenter une idée, un produit, ou un projet en moins de 7 minutes. Efficace et facile à mettre en place, la méthode Pecha Kucha impose d’aller à l’essentiel et de retenir l’attention de l’auditoire.

• le brainstorming : le brainstorming permet à tous de participer. C’est l’occasion de souder l’équipe et d’utiliser les idées collectives pour avancer vers un objectif commun. Pour cela, organisez les participants en petits groupes, offrez-leur papier et crayon et laissez-les réfléchir.

• le jeu : tout comme le brainstorming, le jeu va venir dynamiser votre réunion. Mais, tout dépend de votre auditoire, le jeu ne se prête pas à toutes les réunions, cela va de soi. Les jeux de rôles et les mises en situation sont excellents pour donner du punch à une réunion, souder les membres de l’équipe, et les mettre dans la peau du client, ou de tout autre intervenant.

• le tour de table : le tour de parole est intéressant au début ou en cours de réunion. Mais attention, vous devrez savoir cadrer ce temps de parole au risque de le voir dévier en bavardages infructueux. Bien dirigé, le tour de parole a l’avantage de casser la monotonie de la réunion.

Quelle que soit l’animation choisie, faites-la avec enthousiasme et maîtrisez le timing pour finir à l’heure prévue et éviter que la réunion ne s’éternise.

4 – Entrer rapidement dans le vif du sujet

C’est le jour J, vous y voilà. Sachez que l’ouverture de la réunion est très importante. Débutez à l’heure, tant pis pour les retardataires. En tant qu’animateur, vous devez capter l’attention dès le début. Vous pouvez ouvrir le meeting avec une histoire drôle si l’occasion s’y prête afin de détendre l’atmosphère, ou encore souligner le travail de l’équipe pour la motiver. Mais, dès le début de la réunion, posez avant tout le cadre de travail pour que les participants intègrent l’ordre du jour, les points clés à évoquer et l’objectif de la réunion.

N’hésitez pas à inviter votre auditoire à prendre la parole dès le début, même si un tour de table est prévu par la suite. L’important est de toujours soutirer un maximum de participation de la part des invités.

5 – Maîtriser la réunion

Même si votre but est de garder l’attention de votre auditoire et de favoriser une écoute active, c’est vous qui devez piloter la réunion. Si les interventions des participants virent aux bavardages ou aux plaintes négatives et improductives, vous devez être en mesure d’intervenir et de recadrer tout ce beau monde ainsi que leur prise de parole, avec tact bien entendu.

Animer efficacement signifie aussi réguler, recentrer et sécuriser le déroulement de la réunion grâce à votre leadership. Ne vous laissez pas impressionner par les personnalités difficiles et rappelez-leur avec forme les règles du jeu.

6 – Terminer par le compte-rendu de la réunion

Le but de chaque réunion est la prise de décisions et le choix d’un plan d’action pour parvenir aux objectifs. Si ce n’est pas le cas, vous pourrez dire que vous avez juste perdu du temps. C’est pourquoi à la fin de la réunion, vous devrez synthétiser les actions qui seront prises avec, si possible, une date d’échéance. N’hésitez pas également à reformuler certaines décisions, si cela s’avère nécessaire, avant que chaque participant ne quitte la salle.

Enfin, n’oubliez pas le compte-rendu écrit. Il devra contenir le nom des participants et des absents, le rappel du sujet de la réunion (vous pouvez vous inspirer du mail d’invitation envoyé), les points abordés et les solutions et objectifs retenus. L’idéal est bien entendu d’avoir pris des notes durant la réunion, ou d’avoir mandaté quelqu’un pour le faire à votre place. Réalisez votre compte-rendu et envoyez-le à votre liste de participants le plus rapidement possible. À la sortie de la réunion, vos idées sont claires, tout est encore très frais. Alors, n’attendez pas que la semaine s’écoule pour rédiger ce précieux récapitulatif, qui pourra servir de support à la prochaine réunion.

Vous détenez à présent tous les ingrédients nécessaires pour concocter un meeting aux petits oignons, et conduire une réunion en toute efficacité. Savoir animer une réunion d’équipe est un art qui s’apprend et ne s’improvise pas. Vous profiterez de vos erreurs pour vous perfectionner au fil des réunions, mais vous pouvez également choisir de vous former et de gagner du temps, d’autant plus si vous êtes amené à organiser des réunions de manière régulière. DevOp vous propose la formation conduite de réunion avec les méthodes agiles : un condensé de pépites pour animer une réunion d’équipe et assurer son succès. Et si le contexte actuel vous oblige à réaliser des réunions à distance, la formation réussir ses réunions à distance vous donnera toutes les astuces pour réussir votre intervention même quand vous n’êtes pas sur place. N’hésitez pas à nous contacter.