Les managers s’en plaignent souvent : l’entreprise française souffre de réunionnite aiguë. Bien souvent, les réunions sont menées au pied levé, sans préparation, sans objectif, et bien souvent sans intérêt. Résultat : les collaborateurs ont le sentiment de perdre leur temps, les managers s’épuisent.
Alors comment redonner toute leur utilité aux réunions ?
Bien préparées, bien menées, elles sont indispensables au management : elles permettent d’informer, de définir un plan d’actions, d’échanger, de rassembler. Quels sont les facteurs de réussite d’une réunion, quels sont les principaux écueils, et en quoi ces formations en conduite de réunion pour managers leur donnent des outils efficaces ?
Qu’est-ce qu’une réunion réussie?
Une conduite de réunion complète se décompose ainsi :
- la préparation : tant au niveau du contenu, de la forme et du mental. Une réunion se prépare comme on se prépare à une épreuve sportive.
- l’introduction : c’est dès le début qu’on crée le climat, et qu’on annonce le sujet, le format et la durée de la réunion pour sécuriser son auditoire.
- l’animation : le manager est le chef d’orchestre de la réunion, il rassemble et il donne le rythme.
- l’échange : il faut prévoir un temps pour les objections, les questions, afin d’impliquer ses collaborateurs.
- la gestion des comportements difficiles : indispensable, car un relationnel négatif peut déstabiliser toute l’équipe et s’installer dans la durée.
- la conclusion : le manager livre une synthèse de tous les sujets abordés. C’est le moment de la transmission. Une réunion réussie, c’est celle dont les participants sortent avec des idées claires et un plan d’actions précis.
Quelles sont les erreurs les plus fréquentes ?
L’erreur la plus courante, c’est le manque de préparation, à tout point de vue. Et sans surprise : le manager n’a pas réussi à passer son message, et les collaborateurs n’ont gagné qu’une sensation de frustration et d’incertitude.
Bien souvent, l’introduction et la conclusion sont bâclées. On commence sur les chapeaux de roues, on s’essouffle vite, et on élude la conclusion, car on a déjà dépassé le timing.
Et enfin, bien sûr, le stress est très souvent évoqué par les managers. La respiration est un outil fantastique pour garder son calme, mais une fois encore, la préparation participe largement à faire diminuer le stress lors d’une conduite de réunion. Quand le manager a bien en tête son objectif, sa méthodologie pour l’atteindre, et qu’il est connecté avec ses collaborateurs, il a beaucoup moins de raisons d’être stressé.
Quels sont les bénéfices immédiats des formations en conduite de réunion ?
Lors des formations devOp, les managers expérimentent, et c’est ainsi qu’ils peuvent avoir un feedback immédiat et peuvent saisir l’impact de leurs réunions. Ils prennent conscience de leurs points faibles, et de leurs points forts également, car
le consultant les incitera à oser, à surprendre et à se surprendre, à échanger avec leur auditoire.
Le temps de la formation est un temps de « test and learn ». A l’issue de la formation, les managers se rendent compte notamment de l’importance de la préparation de la réunion. Ils ont pu éprouver la différence.
Ils peuvent travailler leur voix, leur respiration, leur accroche et leur conclusion. Ils en partent avec des outils concrets qui leur permettront d’optimiser leurs réunions, et même de les apprécier !
Quels sont les enjeux pour l’entreprise ?
Ils sont de taille ! Un gain de temps, tout d’abord, car quand une réunion est mal préparée et mal menée, l’objectif n’aura pas été atteint… et il faudra en faire d’autres ! Un gain d’efficacité aussi, car à l’issue de la réunion, managers et collaborateurs auront une vision claire de leurs objectifs communs, et sauront quelles actions mettre en place. Et enfin, une réunion efficace va jouer en la faveur de la légitimité managériale : les collaborateurs savent que cette réunion sera utile, qu’ils auront appris quelque chose, que leurs objections seront considérées.
Et cela a un fort impact sur la confiance qu’ils ont en leur manager.
Jacky Canal
Consultant en prise de parole en public
