L’entretien individuel recouvre pour la plupart des managers l’entretien annuel d’évaluation du collaborateur. En même temps, et dans une logique de développement du collaborateur, il est important de réaliser régulièrement un entretien individuel de pilotage de l’activité (au moins une fois par mois) et un entretien individuel motivationnel (une fois par trimestre par exemple). Comment faire ?
La bonne nouvelle, c’est que l’entretien individuel de management, quel que soit sa nature, revêt la même structuration.
Comment faire un entretien individuel : étape 1 – le préparer.
La préparation de l’entretien individuel concerne aussi bien le manager que le collaborateur. Le manager devra sensibiliser le collaborateur sur l’importance de préparer son entretien individuel.
Comment faire pour préparer l’entretien individuel ? Le plus simple est de partir du support de l’entretien individuel précédent. Pour l’entretien annuel d’évaluation, il s’agit de revenir au compte-rendu signé par le manager et le collaborateur et de se focaliser sur les objectifs de l’année écoulée. « Qu’a particulièrement réussi mon collaborateur et pourquoi à mon avis ? Qu’aurait-il pu mieux faire et avec quels moyens ? Sur quels faits je m’appuie pour porter ma propre évaluation de sa performance ? » Dans le cadre de l’entretien de pilotage de l’activité, la préparation peut se faire par l’envoi par le collaborateur de son CRA (compte-rendu d’activité) avec les réalisations de la période passée, les réalisations de la période à venir, l’identification des succès et des risques / points de vigilance, du plan d’action proposé à discuter avec le manager.
Faire la préparation d’un entretien individuel nécessite aussi de fixer une date et une durée (compter 1h30 à 2h pour l’entretien annuel d’évaluation) et dans tous les types d’entretiens, de disposer d’un endroit neutre assurant la confidentialité. Cela peut être le bureau du manager uniquement s’il dispose d’une table à côté de son propre bureau. Faire l’entretien individuel au bureau même du manager est maladroit car il peut susciter stress du collaborateur ou encore l’impression que l’entretien individuel ne sera pas un dialogue.
Comment faire un entretien individuel : étape 2 – Poser / rappeler le cadre de l’entretien
Le manager accueillera le collaborateur à l’heure et avec savoir-vivre. En introduction de l’entretien individuel, le manager rappelle les objectifs et le cadre de l’entretien.
Par exemple, pour l’entretien motivationnel, l’objectif est de faire un point sur les centres d’intérêt du collaborateur, comment il vit son travail et ses missions (ce qui l’intéresse et pourquoi vs sur quoi il est moins motivé et pourquoi), comment il se projette ou encore aimerait faire évoluer son positionnement au sein de l’équipe. Poser le cadre consiste à rappeler la durée de l’entretien, le déroulé (cf. étapes d’après) et le livrable de l’entretien. Le manager veillera à obtenir l’accord du collaborateur sur ce cadre, comme ça, si jamais le collaborateur digresse (une demande d’augmentation !), le manager pourra « recadrer » c’est-à-dire expliquer que ce n’est pas prévu dans le déroulé de l’entretien et qu’il faut trouver un autre moment pour en parler.
Comment faire un entretien individuel : étape 3 – Echanger les visions de chacun au regard des objectifs de l’entretien et dialoguer.
C’est le collaborateur qui s’exprime d’abord, toujours dans ce sens, le manager prend des notes pour parler ensuite. Par exemple, dans le cadre de l’entretien individuel d’évaluation, le manager va demander au collaborateur de s’autoévaluer au regard des objectifs fixés l’année précédente. Que pense-t-il avoir atteint ? Avec quelles ressources et compétences ? Que pense-t-il avoir atteint partiellement ou pas du tout et pourquoi ? Ensuite le manager prend la parole et doit être transparent sur la façon dont il partage l’autodiagnostic du collaborateur et pourquoi. Le manager veillera à commencer par les points d’accord, valoriser ce qui doit l’être, puis partager ses points de divergence, en se basant sur des faits et non pas des opinions. S’en suit une phase de dialogue avec le collaborateur pour parvenir à un diagnostic commun et une convergence : « Qu’en penses-tu ? ». Le manager fera attention à rester dans l’écoute active, reformuler régulièrement les propos du collaborateur et éviter les interprétations.
Comment faire un entretien individuel : étape 4 – Coconstruire le plan d’action
Que ce soit pour l’entretien individuel d’évaluation, de pilotage ou de motivation, une fois l’état des lieux réalisé et partagé, il reste à… se projeter dans l’avenir.
Pour bien faire l’entretien individuel d’évaluation, le manager a préparé les objectifs prévisionnels pour le collaborateur, déclinés à partir des objectifs du service. Il convient alors de les décliner et les adapter au co-diagnostic mené avec le collaborateur, susciter l’adhésion. Deux points de vigilance :
- Etablir des objectifs assortis d’indicateurs SMART (Spécifiques, Mesurables, Attractifs, Réalistes, Temporellement définis).
- S’assurer des moyens (cf. Réalistes) pour que le collaborateur puisse être en situation d’atteindre ses objectifs. L’appui du manager sur certains sujets (par exemple, la formation) fait partie de ces moyens.
Pour bien faire l’entretien individuel de pilotage de l’activité, le plan d’action consistera en la définition des prochaines étapes et de la mise à jour du plan d’action de levée des risques figurant au compte-rendu annuel d’évaluation.
Pour l’entretien motivationnel, il peut s’agir de lancer un projet de délégation pour remotiver son collaborateur, par exemple.
Comment faire un entretien individuel : Etape 5 – formaliser le contenu de l’entretien
On dit souvent qu’une réunion sans compte-rendu équivaut au fait qu’il n’y a pas eu de réunion… Pour l’entretien individuel c’est pareil. Beaucoup d’entreprises disposent d’outils de saisie et workflow de validation de l’entretien annuel d’évaluation. A défaut, il existe un canevas type bureautique.
Pour l’entretien individuel de pilotage de l’activité, la mise à jour du CRA est un excellent support de formalisation.
Pour l’entretien motivationnel, il est souvent plus informel et peut faire l’objet d’un compte-rendu succinct, par exemple par e-mail.
En conclusion, pour bien faire un entretien individuel avec son collaborateur, 5 étapes doivent être respecter : préparer ; poser le cadre ; partager le diagnostic ; coconstruire le plan d’action jusqu’à l’entretien suivant ; formaliser ou faire formaliser par le collaborateur le compte-rendu de l’entretien.
