Depuis la loi du 5 mars 2014, l’entretien professionnel est devenu une obligation légale de l’employeur, inscrite dans le Code du travail. Les salariés de plus de 2 ans d’ancienneté ont droit à un entretien professionnel tous les 2 ans, ainsi qu’aux retours de certains congés (congé de maternité, congé parental, etc.).
Distinct de l’entretien annuel, il vise à identifier les perspectives d’évolution du collaborateur, notamment en termes de qualification et d’emploi, et les actions de formation corrélées.
Intégré à l’organisation de l’entreprise, cet entretien est un acte d’anticipation et d’accompagnement essentiel, permettant au collaborateur d’être acteur de son évolution professionnelle, et à l’entreprise d’adapter ses compétences en fonction de sa stratégie de développement. Toutefois, il peut être perçu comme une contrainte pour les managers, et peut éventuellement sembler entrer en doublon avec l’entretien annuel d’évaluation.
L’un des facteurs de succès de l’entretien professionnel réside dans son articulation avec l’entretien annuel.
1. Faire dialoguer RH et manager
L’entretien professionnel a pour vocation de veiller à maintenir l’employabilité du collaborateur face à la stratégie de l’entreprise, et d’identifier ses souhaits d’évolution. Les thèmes abordés lors de cet entretien vont au-delà du périmètre du management de l’équipe, et portent sur le développement des compétences de l’organisation.
En cela, la présence d’un responsable RH semble légitime. Cependant dans la plupart des entreprises, les services RH n’ont pas la disponibilité suffisante pour mener ces entretiens.
Il est donc essentiel que manageurs et RH échangent de façon régulière sur la politique RH de l’entreprise et sur l’anticipation de l’évolution des compétences.
Dans les faits, c’est bien souvent le manager direct du collaborateur qui mène l’entretien. Sa relation directe avec le collaborateur lui permet d’évaluer ses besoins en termes de formation et d’évolution, et de maintenir, ou raviver si nécessaire, sa motivation à mettre ses compétences au service de l’entreprise et à les développer.
Le manager doit au préalable s’informer auprès de ses interlocuteurs RH des évolutions d’emploi dans l’entreprise et dans le secteur d’activité, et savoir se positionner par rapport à ces évolutions.
Le manager apporte alors informations et solutions pour accompagner le salarié dans son projet, en corrélation avec les besoins de l’entreprise.
La réussite de l’entretien professionnel repose ainsi, en partie, sur la qualité du dialogue entre les RH et les manageurs.
2. Les entretiens annuel et professionnel peuvent être menés successivement
Pour alléger l’organisation de ces rendez-vous salariés/employeur, mener ces deux entretiens à la suite est tout à fait envisageable. Ce choix peut même rendre l’entretien professionnel plus efficace. En effet, commencer par l’entretien annuel permet de désamorcer les tensions, de faire un point sur la capacité du collaborateur à atteindre ses objectifs, et d’appréhender ses motivations réelles.
Après une pause symbolique, l’entretien professionnel s’enchaînera tout naturellement. Si le collaborateur n’a pas atteint ses objectifs, c’est peut-être parce qu’il serait plus à sa place à un autre poste, ou qu’il a besoin d’un dispositif de formation pour surmonter ses difficultés. Et s’il a dépassé ses objectifs, son manager peut envisager de lui proposer une évolution.
Finalement, ces deux entretiens, distincts par leur finalité, peuvent se compléter à condition que les deux parties gardent clairement à l’esprit les objectifs et vocations de chacun d’eux.
Pour bien mener un entretien professionnel, le manager assure la délicate mission de se détacher de toute évaluation, d’informer le collaborateur et de lui apporter des solutions.
3. Soigner la préparation de l’entretien professionnel
L’entretien professionnel est un moment privilégié pour prendre du recul, tant pour le collaborateur que pour le manager.
Une préparation rigoureuse est un bon moyen de rester concentré sur les objectifs.
Le collaborateur est informé de cet entretien en amont, de ses enjeux et de son contenu. Il doit être informé des moyens d’accès à l’information sur l’orientation et la formation (possibilité d’évolution et de mobilité, formations éligibles dans le cadre du compte personnel de formation, différents dispositifs de formation accessibles, …).
Le manager et le responsable RH ont tout intérêt à prodiguer des détails sur les enjeux de cet entretien. De cette manière, les collaborateurs comprennent tout l’intérêt que l’entretien peut représenter pour eux. Outil d’aide à la construction d’un projet professionnel, il permet de confronter leurs désirs aux réalités de l’entreprise. Le manager aussi, de son côté, peut nourrir cette réflexion en étant capable d’expliquer quelles seront les conséquences des évolutions de l’entreprise, ou de son secteur d’activité, sur le poste de son collaborateur.
Pour ne pas se disperser tout au long de l’entretien, le manager et le collaborateur peuvent se servir de documents comme supports et comme trame.
Bien menée, l’articulation de l’entretien professionnel avec l’entretien annuel s’avère particulièrement efficace. L’important est de conserver une posture claire de prise de recul et d’objectivité, de part et d’autre, et de suivre le cadre édicté.
Les conclusions de l’entretien donnent au collaborateur une vision de son évolution à moyen terme. Les données, une fois centralisées par les Ressources Humaines, permettent de créer une dynamique de développement des compétences, de connaître les projets des salariés et d’anticiper les formations.
Et, au final, d’accompagner le changement et assurer la capacité d’adaptation de l’organisation aux évolutions du marché et des emplois.
