Efficacité professionnelle : quand les réunions deviennent un frein

Une journée sans réunion ? Un fantasme pour beaucoup.
Un salarié passe en moyenne 11 heures par semaine en réunion.
Le problème est que ces réunions qui devraient être des temps forts, se transforment en gouffre à productivité.
Alors, comment faire pour que ces temps de collaboration n’impactent plus négativement l’efficacité professionnelle des équipes ? Comment rentabiliser ces temps précieux ?
Focus sur un phénomène très français et sur les méthodes à adopter pour des réunions (vraiment) efficaces. 

Efficacité professionnelle et réunions de travail : des chiffres qui parlent d’eux-mêmes

La « réunionite aiguë », cette expression peut prêter à sourire, et pourtant elle existe bel et bien. En associant “réunion” au suffixe “ite”, souvent utilisé en médecine pour désigner une inflammation, le terme évoque avec humour une sorte de mal professionnel.
La réunionite désigne l’abondance excessive de réunions souvent perçues comme improductives, et donc inefficaces et inutiles. 

Et il ne s’agit pas seulement d’une simple impression, mais bel et bien de faits ! Des études récentes confirment bien ce que beaucoup ressentent au quotidien : 

• 1 cadre sur 3 reconnaît que les réunions sont une source de perte de temps dans la semaine. 
• 67 % des salariés considèrent que ces réunions nuisent à leur productivité, quand 92 % avouent être totalement déconcentrés durant ces temps.

Le constat est sans appel. La réunion est devenue un supplice alors qu’elle devrait être un super outil d’intelligence collective. 

Efficacité professionnelle et temps de réunion : les effets invisibles à détecter 

Alors, comment savoir si l’organisation des réunions est à revoir chez vous ? Vous planifiez des réunions sans cadre clair, sans ordre du jour, sans préparation ? Vous avez un faible taux de participation ? Vos réunions sont redondantes ? Ces symptômes doivent vous alerter, mais pas que. La « réunionite » attaque aussi la santé mentale des participants. 

Le surmenage cognitif

Enchaîner un brainstorming après une visio de pilotage et un point hebdo : avouez que le cerveau a toutes les raisons de passer en surchauffe. Le “deep work”, moment précieux de concentration intense, est ainsi sacrifié sur l’autel du bavardage collectif. 

La frustration collective

Des réunions qui s’éternisent, sans décisions claires entraînent forcément l’installation d’un sentiment d’impuissance chez les collaborateurs. Imaginez : les mêmes sujets qui reviennent sans cesse, des décisions qui sont repoussés, les mêmes voix fortes qui monopolisent le temps de parole…. Les collaborateurs décrochent et se réfugient derrière leur écran. 

Le désengagement collectif 

La réunion est censée créer du lien. Mais, quand les collaborateurs ont l’impression d’assister à une formalité administrative de plus, ils s’éloignent du véritable sens de la réunion. Ils voient ce moment comme un poids auquel il faut rapidement se défaire. Chaque réunion mal menée est un pas de plus vers la démotivation et le désengagement. 

Comment reprendre le contrôle et viser l’efficacité professionnelle ?

Bonne nouvelle, la réunionite aiguë n’est pas une fatalité et il existe un traitement.
Voici quelques stratégies qui fonctionnent et qui veulent du bien à votre efficacité professionnelle. 

Mesurer pour réguler 

Avant de réguler, il vous faut mesurer. Eh oui, rien ne sert de prendre de bonnes résolutions si vous ne connaissez pas la situation. Il existe des outils comme RescueTime, par exemple, qui permettent de visualiser le temps passé en réunion. Vous pourrez ainsi détecter les abus et définir, pourquoi pas, des KPI internes pour créer une forme de cadre et de discipline. 

Se demander si c’est utile ? 

Avant de passer à la convocation, vous pouvez vous demander si c’est vraiment utile ? Cela devrait même être le premier réflexe à avoir. N’y a-t-il pas un autre moyen d’informer vos collaborateurs ? Si l’information peut être partagée par mails, ou via tout autre outil de collaboration, ne vous en privez pas !

Exit les réunions interminables  

Pas besoin de multiplier les réunions au cours de la semaine. Coupez dans le gras au niveau du nombre de réunions, mais aussi de leur durée. 15 à 25 minutes maximum, c’est largement suffisant. L’idée est d’aller à l’essentiel grâce à une réunion plus courte, mais aussi mieux préparée. Selon un sondage IFOP, les réunions ne devraient pas accéder 52 minutes si vous voulez garder toute l’attention de vos participants. Autre levier puissant : vous pouvez aussi privilégier les « one one » ciblés aux réunions collectives où tout le monde s’ennuie. Un face à face clair vaut mieux qu’un échange collectif brumeux. 

Passer en mode asynchrone

Pas besoin de mobiliser tous vos collaborateurs pour partager des informations que vous pouvez regrouper sur des outils comme Notion. La culture de l’écrit, déjà bien ancrée chez les entreprises remote-first, gagne à se répandre. Vous pouvez aussi utiliser des outils comme Slack ou encore Loom pour brainstormer et collaborer, sans forcément vous réunir à un même endroit. Enfin, n’oubliez pas de préparer la réunion à l’aide d’un document partagé pour permettre à chacun de contribuer à son rythme, de façon plus posée. 

Redonner du sens en formulant un ordre du jour

Conduire une réunion, ça se prépare en amont. Déterminez un objectif clair à l’aide d’un ordre du jour bien structuré. Problématique traitée, sujet principal abordé… Sans un objectif clair, la réunion risque de devenir une simple discussion stérile, sans direction ni finalité. N’oubliez pas d’animer votre réunion en alternant présentations et débats. Vous pouvez vous appuyer sur différents médias, graphiques, présentations visuelles pour garder l’attention de tous.

Innover sur le format 

À l’heure où il faut bouger et éviter de rester assis, pourquoi ne pas tester des formats différents pour animer vos réunions, comme le stand up meeting (réunion debout) qui permet d’éviter les réunions qui s’éternisent et de stimuler les participants. Et pourquoi pas le team building, via des activités ludiques, qui soude en même temps l’équipe ?

Convier uniquement les personnes concernées 

Ici, l’expression “plus on est, mieux c’est” n’est pas valable. C’est même plutôt l’inverse. Limiter le nombre de participants permet de cerner directement les personnes impliquées. Cela évite les pertes de temps pour ceux qui n’auraient tout simplement pas besoin d’être là. Alors, en tant qu’animateur, invitez uniquement les personnes concernées. 

La réunion n’est pas l’ennemie de votre efficacité professionnelle.
Mais, mal utilisée, elle peut devenir toxique. Afin qu’elle reste ou qu’elle devienne un levier puissant, n’hésitez pas à vous inspirer de ces conseils. Vous pouvez aussi vous former pour aller plus loin. devOp vous propose des formations pour développer son efficacité professionnelle.