Être synthétique à l’écrit comme à l’oral : nos 7 conseils pour aller à l’essentiel

Vous avez déjà assisté à un exposé interminable, où le formateur enchaîne les informations sans structurer son propos ? Ou reçu un mail professionnel si long que vous avez dû le télécharger en pièce jointe ? Le manque de synthèse est l’ennemi de l’efficacité professionnelle. Dans l’entreprise, il brouille la communication, ralentit la prise de décision et génère une perte de temps considérable. Un client mal informé, une équipe démobilisée, une note trop floue : les conséquences sont mesurables, et elles sont coûteuses.

À l’inverse, une synthèse concise, claire et structurée permet de répondre rapidement aux besoins, de restituer des points clés et de développer des contenus adaptés à chaque destinataire. Être synthétique, c’est transformer une masse de données en un message utile, précis et opérationnel.

Ce guide pratique vous aidera à :

• élaborer une synthèse écrite ou orale adaptée à chaque support,
• hiérarchiser vos idées pour un impact maximum,
• utiliser les bons outils de synthèse pour vos projets,
• renforcer votre expertise et crédibilité professionnelle jour après jour.

Être synthétique : qu’est-ce que ça signifie ? 

Synthétiser… Même si ce terme fait référence à vos lointains souvenirs scolaires, il est toujours plus d’actualité. À l’écrit, comme à l’oral, lors des présentations commerciales, comme lors de réunions… Il faut être synthétique, c’est-à-dire exprimer le maximum d’idées avec le minimum de mots. Mais attention, pas question de perdre en clarté ou en pertinence pour autant. Si synthétiser implique de filtrer l’essentiel, de hiérarchiser ses idées et de formuler son message de façon concise, ce dernier doit toutefois rester efficace. Il faut donc éviter de se perdre dans des détails, tout en mettant à disposition des interlocuteurs les éléments primordiaux qui leur donneront toutes les cartes en main pour comprendre, décider, agir, etc. Synthétiser, c’est être plus rapidement opérationnel dans ses demandes et dans ses réponses.

Bon à savoir : il ne faut pas confondre “être synthétique” et “être analytique”. Si l’approche synthétique implique de condenser et de structurer, l’approche analytique va quant à elle demander de détailler, de décomposer et d’explorer les éléments. Quant au résumé, il consiste à faire un condensé de ce qui a été dit ou écrit, sans réel tri sur l’importance des informations transmises. 

Pourquoi est-ce si important d’être synthétique ? 

Dans le cadre professionnel, être synthétique, c’est un vrai atout surtout lorsque l’on est amené à communiquer largement, prendre la parole en public ou à gérer des collaborateurs. Être synthétique permet de : 

• Gagner du temps et gagner en efficacité : aller à l’essentiel et faire comprendre sans noyer l’interlocuteur dans une masse de détails insignifiants. 
• Dialoguer avec impact : en réunion, en entretien ou en équipe, adapter son contenu pour qu’il soit le plus clair et le plus impactant, c’est important. 
• Faciliter la prise de décision : avoir une vision globale rapide de la situation permet de décider de façon plus adéquate.
• Mieux gérer les crises et le changement : prendre en considération les éléments importants et les impacts afin de choisir la meilleure solution. 
• Mieux communiquer : transmission d’informations, pitch efficace… L’essentiel est transmis, la communication est efficace.
• Être plus serein mentalement : le salarié qui renforce son esprit de synthèse dispose d’un quotidien simplifié. Il ne se noie pas dans une masse d’informations, il sait trier l’essentiel et prendre de la hauteur. 

Comment développer son esprit de synthèse professionnelle ? 

Être synthétique en entreprise, c’est donc primordial. D’accord, mais comment faire pour développer son esprit de synthèse et présenter le sujet de manière succincte ? Il faut disposer de certaines compétences pour apprendre à synthétiser et à dégager l’essentiel. Heureusement, ça s’apprend ! devOp vous propose d’ailleurs la formation être synthétique à l’écrit comme à l’oral. 

Quelles compétences pour être synthétique ? 

Comme indiqué plus haut, être synthétique, ça s’apprend et ça repose sur des compétences clés telles que : 

• L’écoute active : il faut, pour être synthétique, bien comprendre les attentes de la partie adverse. 
• La capacité d’analyse : eh oui, pour synthétiser, il faut identifier l’essentiel dans une masse d’informations. 
• La structuration : vous devez savoir organiser vos idées de façon logique. 
• L’adaptabilité : un message synthétique pour un interlocuteur ne sera pas forcément adapté à un autre. Vous devez pouvoir ajuster votre message selon le contexte et votre public. 

Synthèse écrite et synthèse orale : 7 conseils pour aller l’essentiel 

Vous voulez savoir synthétiser des informations ? Rien de tel que la formation pour se frotter à l’exercice de la synthèse. En attendant, vous pouvez appliquer ces quelques conseils pour aller à l’essentiel : 

1 – Clarifiez vos objectifs : 

Identifiez clairement ce que vous voulez dire. Posez-vous la question : quelle idée forte je souhaite faire passer ? Vous pourrez ainsi vous concentrer sur les arguments essentiels qui la soutiennent. 

2 – Adaptez-vous à votre cible : 

Avant toute chose, il faut connaître son public. Posez-vous les bonnes questions sur votre cible afin de faciliter les échanges et être plus efficace. Par exemple : quels efforts particuliers devez-vous faire pour que votre message soit lu et/ou entendu ? 

3 – Simplifiez votre message et organisez vos idées : 

Pas question d’utiliser du jargon. Il vous faut identifier les éléments clés et les extraire afin de construire une communication claire. Ensuite, choisissez bien vos mots, priorisez les mots simples pour une meilleure compréhension et organisez vos idées. Évitez les jugements, les opinions et les détails inutiles.

4 – Rendez votre synthèse dynamique : 

Être synthétique suppose également d’insuffler de l’énergie dans vos messages ou dans votre exposé. Phrases courtes, mots de liaison, vocabulaire adapté, etc. Organiser ses idées tout en faisant un travail sur le dynamisme de son discours, c’est primordial ! 

5 – Maîtrisez la communication non verbale

N’oubliez pas l’importance du langage non verbal. Une partie de votre message passe aussi par votre posture, vos gestes, vos expressions. Ils font partie d’une bonne synthèse efficace.

6 – Entraînez-vous à améliorer votre esprit de synthèse

Pour maîtriser l’art de synthétiser et booster vos capacités de synthèse, vous pouvez vous prêter au jeu dès que vous le pouvez, en essayant de synthétiser un sujet quelconque. Résumez, reformulez, entraînez-vous pour développer votre agilité intellectuelle. 

• À l’oral, utilisez des phrases courtes et directes, soignez votre accroche. Être synthétique, quelle que soit la situation professionnelle, ça se pratique. 
• À l’écrit, hiérarchisez vos idées et allez droit au but pour rédiger un texte clair et concis. Pour cela, inspirez-vous des meilleures techniques de rédaction. La formation est là pour vous y aider.

7 – Utilisez les visuels et les outils de schématisation à l’oral

Parce qu’un schéma vaut mieux qu’un long paragraphe, vous pouvez résumer visuellement des idées complexes grâce au mind mapping (carte mentale) qui permet aussi de mémoriser plus vite et de préparer une prise de parole pédagogique et synthétique.

Être synthétique, c’est tout un art. C’est réussir à être structuré, clair, et percutant, à l’écrit comme à l’oral. C’est être direct et concis sans jamais desservir le sens. Une compétence précieuse dans un monde qui valorise la rapidité. Et bonne nouvelle : l’esprit de synthèse n’est pas inné. C’est pourquoi nous avons développé des formations adaptées et une méthode concrète pour vous aider à développer cette capacité et en faire un vrai levier de performance. Ressources, techniques, méthodologie… devOp vous aide à renforcer votre esprit de synthèse et à travailler chacune de vos interventions professionnelles grâce à des formations sur mesure. Découvrez toute notre offre pour développer cette compétence.