Les 8 fondamentaux de la gestion de projet 

Levier clé du management transversal, du dé-silotage des organisations et d’efficacité, la gestion de projet regroupe un nombre de pratiques et compétences spécifiques. Nous partageons aujourd’hui 8 fondamentaux de la gestion de projet. La gestion de projet implique de suivre et d’actualiser ces fondamentaux tout au long du projet.

1. Définition des objectifs du projet (si pas d’objectifs, pas de gestion de projet possible !)

Un des premiers enjeux de la gestion de projet est de calibrer le projet dans ses objectifs à atteindre.

« Il n’est pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va. » – Sénèque.

On aura beau mettre en pratique les 7 fondamentaux restant de la gestion de projet, si on n’atteint pas les objectifs du projet, ça ne servira à rien !

2 aspects clés sont à prendre en compte :

• La clarté des objectifs : Il est essentiel d’établir des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis) pour orienter le projet.
• L’alignement avec les parties prenantes : S’assurer que les objectifs du projet sont en phase avec les commanditaires, les clients directs ou indirects du projet.

2. Planification et budgétisation

Ces deux points sont clairement associés et font partie des premiers apprentissages de la gestion de projet. D’autant que le temps c’est de l’argent, et que les glissements de plannings induisent des coûts. Une bonne gestion de projet doit prévenir ces aléas. Trois pratiques clés sont à l’œuvre :

• L’établissement du périmètre du projet : Déterminer précisément ce qui est inclus ou non dans le projet, en évitant le « scope creep » (dérive des objectifs). Il sera nécessaire d’allotir le projet en fonction de ses chantiers structurants (par ex. un lot outil et un lot « métier » a minima pour les projets numériques).
• Création d’un planning : Développer un calendrier détaillé, incluant les jalons, les tâches, les dépendances et les délais. Des outils comme le diagramme de Gantt ou la méthode PERT peuvent être utilisés.
• Estimation des ressources et du budget : Évaluer les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires au bon déroulement du projet.

3. Gestion des risques

La gestion de projet se doit également de limiter les écueils (dérive des objectifs, des délais, des coûts…). Pour cela, l’outil, c’est la gestion des risques. Il consiste en :

• L’identification actualisée des risques : Prévoir les éventuels obstacles et problèmes qui pourraient affecter le projet (délais, coûts, qualité) en qualifiant la probabilité que le risque arrive et le niveau d’impact sur les objectifs du projet.
• Le plan de réponse aux risques : Mettre en place des stratégies pour atténuer, éviter ou transférer ces risques.

4. Gestion des parties prenantes

Les parties prenantes sont les clients internes ou externes du projet et sont à soigner particulièrement. La gestion de projet est « orientée client » et ne se limite pas à de la gestion « comptable ».

• Gestion des attentes : Clarifier les attentes dès le début du projet et les ajuster en fonction de son évolution.
• Communication régulière et efficace : Informer toutes les parties prenantes des avancées et des éventuels ajustements.

5. Gestion d’équipe

Dans la continuité, la gestion de projet n’est ni comptabilité, ni gestion du personnel. C’est pourquoi il est parfois préférable de parler de management de projet. Les équipiers du projet sont à la fois la première source de réussite du projet comme sa première dérive possible !

• Leadership et motivation : Maintenir l’équipe motivée, coordonnée et productive. Favoriser une collaboration efficace.
• Répartition des tâches : Attribuer les rôles et responsabilités en fonction des compétences et des ressources disponibles. En ce sens, le RACI est un très bon outil de gestion de projet.
• Réunions : Définir la comitologie du projet, avec le Comité de Pilotage, les comités projets, etc. et le qui participe à quel rituel et pour quelle bonne raison !

6. Accompagnement au changement

C’est là peut-être où la gestion de projet trouve le plus ses limites. Pourtant, dans toute équipe projet devrait figurer un chantier « conduite du changement », pour sécuriser l’atteinte des objectifs en lien avec les différentes parties prenantes.

A minima, en gestion de projet, on se dote d’un plan d’accompagnement au changement permettant de planifier et de mesurer les actions d’accompagnement telles que la communication projet, la formation aux nouveaux usages et toute autre forme d’appui aux futurs bénéficiaires du projet (documentation, assistance, etc.).

7. Outils et méthodes de gestion de projet

Attention, c’est l’équipe projet qui choisit ses méthodes et outils de gestion de projet et non les méthodes qui imposent le style de gestion de projet !

• Méthodes : Utiliser des méthodes de gestion de projet adaptées au contexte du projet : Cascade, Agile, Scrum, PRINCE2, etc. En général, un projet peu mixer différentes approches, faire de l’agile (des sprints) en début de projet, puis passer sur un mode cascade ou inversement.
• Outils de gestion : Utiliser des logiciels et outils de gestion de projet qui permettront la planification, le suivi mais aussi et surtout la collaboration de l’équipe grâce à des outils mutualisés.

8. Clôture du projet

En gestion de projet, la clôture est la dernière étape à soigner particulièrement. Le projet a un début et une fin mais ses résultats vivent dans la durée, il est donc essentiel que la gestion de projet s’intéresse à comment l’ensemble du projet devenu vie courante va être transféré aux opérationnels.

• Finalisation : Terminer toutes les tâches du projet, obtenir l’approbation finale des livrables et clôturer les contrats avec les fournisseurs. S’assurer que les opérationnels ont pris en main les nouveaux outils, les nouveaux process, etc. C’est aussi l’objet de la conduite du changement.
• Bilan post-projet : Réaliser un retour d’expérience pour évaluer les leçons apprises et identifier les améliorations à apporter aux projets futurs.