Manager transversal : faites des contrats tripartites !

Être manager transversal est une noble mission. Le manager transversal contribue à désiloter l’organisation en manageant une équipe transverse pour atteindre un objectif transverse. Mais sa mission est difficile étant donné l’organisation en silo. Cette semaine, nous faisons un focus sur un outil clé pour sécuriser la mission du manager transversal : le contrat tripartite.

Qu’est-ce qu’un manager transversal ?

Le management transversal est une fonction qui s’exerce en dehors de tout cadre hiérarchique direct. L’équipe du manager transversal est constituée de collaborateurs issus de différentes directions. L’organisation en transversalité vise à favoriser l’innovation notamment quand l’entreprise souffre d’un silotage aigu, c’est-à-dire quand les différentes directions qui doivent coopérer ont en réalité du mal à la faire. C’est un mode de fonctionnement qui vise à faire que les processus transversaux fonctionnent au mieux pour la meilleure satisfaction des clients finaux.

Quelles sont les spécificités du manager transversal ?

Dans les faits, être manager transversal s’avère plus complexe qu’être manager hiérarchique.

• D’une part parce que le manager transversal entretient une relation tripartite qui est totalement nouvelle pour l’entreprise, avec, par exemple, un collaborateur de la Direction Marketing et son manager hiérarchique.
• D’autre part parce que n’ayant pas d’autorité hiérarchique directe sur ses collaborateurs, le manager transversal doit performer, tant sur les hard skills de la mission transversale que sur bon nombre de soft skills managériales : savoir donner du sens, fédérer, motiver ses équipiers, développer une posture de manager coach, etc.

Un outil clé pour sécuriser sa mission de manager transversal : le contrat tripartite

Analogie avec le coaching professionnel.

Lorsqu’un coaching individuel démarre en entreprise, une réunion tripartite avec le coach, le bénéficiaire du coaching et son responsable hiérarchique est montée en vue d’élaborer le contrat tripartite de coaching. C’est une best practice du coaching. On dit souvent : « sans contrat tripartite, pas de coaching ».

Le contrat tripartite a pour objet de :

• Mettre d’accord les parties prenantes sur les objectifs à atteindre par le bénéficiaire et les indicateurs de résultat.
• Clarifier la relation entre chaque partie prenante. Par exemple, le coach est tenu au secret professionnel et ne rend compte de ses échanges avec le bénéficiaire que dans les limites que le bénéficiaire a fixées.

Ces deux points sont fondamentaux car ils fixent le cadre de travail, s’il y a dérive, l’une des parties prenantes pourra « recadrer ». Par ailleurs, il amoindrit les « fantasmes » relationnels entre les parties prenantes. Par exemple, le bénéficiaire du coaching ne rumine pas ce que le coach et son N+1 disent de lui quand il n’est pas là, puisque cette relation n’existe pas. Cela créée la confiance à tous les niveaux.

Transposition pour le manager transversal.

Le manager transversal a tout à gagner à mettre en place ce type de contrat avec chacun de ses collaborateurs fonctionnels directs et leur N+1 respectif. Cela permet à la fois de poser le cadre et d’éviter fantasmes et manipulations dans la relation à trois. Il faut en effet noter que parfois, si ce n’est souvent, les relations peuvent être difficiles entre le manager transversal et le responsable hiérarchique, là où elle est nettement plus fluide entre le collaborateur et le manager transversal.

Voici un descriptif synthétique du contrat avec les différentes rubriques.

CONTRAT TRIPARTITE MISSION TRANSVERSALE T

Entre

• Le manager transversal (nom, prénom)
• Le collaborateur (nom, prénom)
• Le responsable hiérarchique (nom, prénom).

Il est convenu ce qui suit.

Article 1 : objet du contrat.

Le manager transversal requiert les services du collaborateur dans le cadre de la mission T qui est volontaire et a accepté la mission de son plein gré. Le collaborateur, à raison de Y% de son temps, assurera :

• Les missions suivantes : …
• Avec pour objectifs à atteindre : …
• Et indicateurs de résultats : …

Article 2 : engagements réciproques.

Cette partie décrit les engagements pris entre chaque partie prenante :

• Le manager transversal vis-à-vis du collaborateur et réciproquement : vision et objectifs du projet transversal, réunions, reporting, ressources mises à disposition par le manager transversal, engagements du collaborateur vis-à-vis de l’activité transversale, etc.
• Le hiérarchique vis-à-vis du collaborateur et réciproquement, au regard de la mission transversale : par exemple, veiller à ne pas confier des missions qui viendraient empiéter sur le temps imparti à la mission transversale, rappeler la mission « classique » du collaborateur et comment elle est complémentaire au projet transversal, etc.
• Le manager transversal vis-à-vis du responsable hiérarchique et réciproquement. Peuvent être consignés la nature des informations échangées, le travail commun en vue du développement du collaborateur, et notamment la question de l’entretien annuel d’évaluation.

Article 3 : régulation.

L’objectif de cet article est de décrire ce qui est prévu en cas de difficultés mettant à mal le contrat. Par exemple, le manager transversal note un manque de disponibilité de la part du collaborateur. En général, la régulation se fait à travers une nouvelle réunion tripartite dans laquelle les trois parties s’efforcent de résoudre les difficultés. Si la difficulté n’est pas résolue, on recourt en général à une escalade : le N+1 du manager transversal, le N+2 du collaborateur.

Vous pouvez ajouter tous les articles qui vous semblent utiles.

Dernier article : fin du contrat.

Il s’agit de préciser quand le contrat prend fin et s’il donne lieu à une réunion tripartite de clôture et bilan de la relation tripartite entre le manager transversal et les autres parties prenantes.

Avec le contrat tripartite, le manager transversal pose un cadre de travail sain avec les différentes parties prenantes.

C’est une des clés de succès pour que le manager transversal assure ses missions avec légitimé et sérénité.