Eu égard à l’article L.6315-1 du code du travail, votre entreprise devra avoir réalisé tous les entretiens professionnels des salariés ayant deux années d’ancienneté au 6 mars 2016. C’est un véritable tour de force, sachant qu’il vous reste au 1er octobre 2015, moins de 160 jours (samedi, dimanche et vacances compris). Pour réussir cet exploit, nous vous proposons 7 idées :
1. Ajouter une quatrième page à votre entretien annuel (s’il existe), la nommer « Entretien Professionnel » et la faire passer au cours des entretiens annuels habituels. Faites attention néanmoins à y faire bien figurer les rubriques prévues et les faire signer séparément des entretiens annuels.
Les rubriques minimales sont :
- Quels sont les besoins de formation de la personne pour être adaptée à son poste de travail (logiciels, consignes, sécurité, utilisation optimale des outils) et remplir ainsi les obligations de l’article L.6321-1
- Quels sont les besoins de formation de la personne pour rester employable (à minima maîtriser l’expression écrite et orale en Français, savoir utiliser la bureautique, Internet et les réseaux sociaux, savoir travailler en équipe)
- Quels sont les souhaits de la personne en matière de congés individuels (Congé Individuel de Formation, congé de validation des Acquis de l’Expérience et congé de Bilan de Compétences)
- Où en est la personne sur son parcours à 6 ans qui doit comprendre au moins deux des trois critères suivants :
- Une action de formation
- Une augmentation de salaire ou promotion professionnelle
- Une démarche de certification par formation ou par VAE
- La personne a-t-elle été informée de la possibilité de bénéficier d’un Conseil en Evolution Professionnelle gratuit auprès des 5 opérateurs officiels (Fongécif, Pôle Emploi, Missions locales, Agefiph ou APEC)
- La personne a-t-elle un projet professionnel
- La personne a-t-elle un souhait de mobilité géographique, professionnelle, de promotion ou d’enrichissement de sa fonction (par exemple devenir Tuteur)
2. Créer un entretien professionnel spécifique et demander par lettre RAR aux salariés s’ils souhaitent le suivre afin de planifier les entretiens entre aujourd’hui et le 6 mars 2016
Cette démarche pourrait diminuer la charge si certains salariés ne souhaitent pas immédiatement suivre un entretien professionnel comme c’est leur droit. Passée l’échéance du 6 mars 2016, il conviendra de revenir vers les salariés ayant décliné l’offre pour leur indiquer qu’en ne participant pas à cet entretien professionnel ils n’auront aucun droit de se plaindre de la formation, de la promotion ou de la mobilité y compris devant une juridiction.
Vous aurez alors toute l’année 2016 pour compléter tous les entretiens manquants.
3. Mettre en place un team RRH pour réaliser ces entretiens à la demande des managers qui ne se sentent pas capables ou disponibles pour les réaliser.
Vous pouvez envisager de remplacer les managers N+1 par des RRH dans la mesure où les Managers sont plus habitués à l’opérationnel qu’à un tel entretien qui a une forte connotation RH avec une discussion sur les compétences et non sur les performances.
4. Faire remplir un formulaire par les salariés et recevoir dans des ateliers ceux qui ont des difficultés à les rédiger
Si les salariés remplissent le formulaire avant l’entretien, celui-ci sera réalisé d’autant plus vite. Pour ceux qui ont des difficultés, des ateliers d’une heure permettront de dissiper toutes les craintes.
5. Mettre en place une externalisation des entretiens par une société spécialisée
Vous pouvez envisager d’externaliser les entretiens professionnels via une société spécialisée puisqu’en l’occurrence il faut surtout être spécialiste des compétences, de la formation, des projets, des dispositifs sans être très au courant des activités opérationnelles de l’entreprise.
6. Accompagner en coaching en situation réelle ceux des managers les moins motivés ou les moins formés
C’est un service mis au point entre autres avec devOp et qui consiste à accompagner certains managers par un coach et réaliser les entretiens professionnels en situation réelle, ce qui est sans aucun doute la meilleure méthode de formation opérationnelle.
7. Mettre en place votre entretien professionnel via la Visio sur des horaires décalés et moyennant une indemnité de type allocation formation.
Voilà une façon d’aider les managers et de ne pas gêner la production : la réalisation des entretiens PRO à distance ; il n’y a aucun obstacle juridique ni psychologique à cette démarche.
Conclusion
Vous pouvez panacher ces 7 conseils entre eux pour optimiser cette action à réaliser dans des délais contraints.
Alain- Frédéric Fernandez
Expert en Ingénieries de la Formation
