Travailler en mode projet est devenu incontournable dans les entreprises en quête d’agilité et de compétitivité. Entre réorganisation des méthodes de travail et adoption d’outils innovants, découvrez dans cet article les principes, les enjeux et les avantages du travail en mode projet.
Travailler en mode projet : de quoi s’agit-il ?
Les principes clés du travail en mode projet
Travailler en mode projet consiste à structurer le fonctionnement de l’entreprise autour des projets à réaliser. Cette approche nécessite généralement une refonte de l’organisation de l’entreprise, puisqu’elle s’appuie sur des équipes transverses. À l’inverse, le mode de fonctionnement classique repose sur une structure hiérarchique traditionnelle, où les activités sont réparties par services. Dans ce système, la communication s’effectue de manière verticale : les décisions importantes sont prises par les managers ou les dirigeants. Mais, depuis les années 2000, et plus encore depuis la crise sanitaire, les modèles organisationnels changent. Ainsi, selon une étude Harvard Business Review, « En 2027, 88 millions de personnes dans le monde travailleront en mode projet. »
Les différents types de projets
Quel que soit le secteur d’activité, tous les projets peuvent tirer profit d’une approche de travail en mode projet.
- Dans le cadre du développement d’un nouveau produit (logiciel, appareil électronique, application mobile), le travail en mode projet permet de coordonner toutes les étapes du processus.
- Dans le cas d’un projet d’infrastructure (routes), il assure une gestion efficace de la construction, de l’étude de faisabilité à la coordination des parties prenantes, jusqu’à la livraison de l’ouvrage final.
- Dans les projets organisationnels (gestion du changement, restructuration, etc.), le travail en mode projet permet d’aligner les objectifs et de mobiliser les ressources humaines et matérielles.
- Dans la recherche et le développement (nouveaux produits, nouvelles méthodes, nouvelles technologies), il offre un cadre idéal pour stimuler l’innovation et la créativité.
Méthodologies et outils de gestion de projet
Travailler en mode projet peut donc s’appliquer à tous les secteurs, mais encore faut-il maîtriser les méthodologies et outils. On distingue deux types de méthodes de gestion de projet : l’approche traditionnelle qui repose sur la planification, et les méthodes agiles qui se distinguent par leur flexibilité.
Parmi les méthodes classiques, on trouve la méthode Waterfall qui suit le principe de la cascade : le projet est divisé en phases distinctes prédéfinies qui s’enchaînent. Elle est adaptée aux projets dont les besoins sont bien arrêtés dès le départ, mais peut manquer de flexibilité si des changements surviennent en cours de route. Comme la méthode en cascade, dans le V model ou cycle en V, les étapes sont déterminées dès le début. Enfin, il y a la méthode PERT qui s’attache à représenter graphiquement les différentes étapes d’un projet. L’enchaînement des tâches est coordonné grâce à un outil visuel d’organisation. Le processus est parfaitement encadré, mais peut manquer d’adaptabilité.
Les méthodes agiles mettent quant à elles l’accent sur la collaboration, la transparence et l’adaptation continue aux changements tout au long du projet. La méthode Scrum est très répandue, surtout dans la gestion de projets informatiques. Les équipes travaillent en sprints, des périodes de travail définies de quelques semaines. L’avantage de cette méthode est la productivité et la rapidité d’exécution. La méthode Kanban utilise quant à elle des tableaux visuels pour suivre l’avancement du projet. L’objectif est de faciliter la coordination et la collaboration des membres grâce à une vision claire. Il existe aussi les méthodes eXtrême Programming (XP), Lean, Crystal, ou encore Scaled Agile Framework (SAFe)..
Quelles compétences avoir pour travailler en mode projet ?
Il ne suffit pas d’apprécier les avantages du travail en mode projet pour le mettre en œuvre. Il requiert également et surtout des compétences qui se développent, se peaufinent et se travaillent. L’expérience, le terrain, mais aussi et surtout la formation permettent de :
- collaborer efficacement avec les membres de son équipe ;
- savoir communiquer ;
- être organisé et méthodique ;
- savoir réagir en situation de crise ;
- savoir gérer son temps ;
- faire preuve d’adaptabilité afin de savoir rebondir en cas d’imprévu ;
- utiliser l’écoute active tout en sachant se positionner en cas de conflit.
Mener un travail en mode projet, c’est aussi maîtriser :
- la planification de projet ;
- le cadrage de projet ;
- la gestion des réunions d’équipe ;
- la création d’une roadmap détaillée ;
- la conception d’un calendrier.
Travailler en mode projet est aussi synonyme de défis à relever
La gestion des changements
Lorsqu’on travaille en mode projet, l’adaptabilité est essentielle. Il est très fréquent que les besoins évoluent. Par exemple, dans un projet de construction, si le client demande des équipements supplémentaires, la portée du projet est élargie. Le cahier des charges initial est modifié, ce qui impacte à la fois les produits livrables et l’objectif global.
La capacité à gérer ces changements est essentielle.
La gestion des risques
La gestion du risque dans les projets consiste à adopter une attitude proactive concernant les problèmes pouvant survenir. Dans le cadre d’un projet de développement d’un nouveau logiciel de gestion, par exemple, l’équipe de projet identifie un risque lié à la dépendance d’un fournisseur pour un composant clé du système. Pour gérer ce risque, elle met en place une série de mesures préventives et explore des solutions de rechange si le fournisseur ne parvenait pas à respecter les délais.
La gestion des conflits
Imaginons que lors d’un projet de développement d’une nouvelle application mobile, des conflits surviennent au sein de l’équipe. Les opinions divergent sur la conception de l’interface utilisateur. Pour gérer ces conflits, il est primordial d’organiser des réunions de brainstorming et des sessions de discussion. Objectif : permettre à chacun de s’exprimer librement et de faire le meilleur choix pour le client.
Les problèmes de communication
La communication est un facteur déterminant dans la réussite d’un projet. Prenons l’exemple d’une équipe de développement logiciel qui ne communique pas suffisamment avec les parties prenantes. Le risque encouru est de passer à côté des attentes du client et de livrer un produit non satisfaisant.
Pour résoudre les problèmes de communication, tous les collaborateurs doivent pouvoir s’exprimer, que ce soit lors d’une réunion ou sur un outil collaboratif.
Le travail en mode projet repose donc sur l’utilisation d’une ou plusieurs méthodes éprouvées, qui elles-mêmes s’appuient sur des compétences indispensables pour planifier, organiser et coordonner efficacement les activités. Pour les développer, devOp a mis au point un panel de formations en gestion de projet, conçu pour vous transmettre toutes les clés et bonnes pratiques du travail en mode projet.
