Comment optimiser son temps pour être efficace en toute circonstance ?

Être sous l’eau, avoir « la tête dans le guidon », se sentir submergé… Ces expressions sont familières en entreprise où les collaborateurs peuvent se sentir dépassés face aux exigences de leur environnement professionnel. Et pourtant, une meilleure gestion du temps peut à elle seule apporter un précieux répit. C’est dans cette optique que notre client a fait appel à nos services.

Un besoin de maximiser son efficacité dans un groupe en pleine expansion

Spécialiste français de l’enseignement supérieur privé, notre client enregistre depuis plusieurs années une belle croissance et une belle réussite. Un succès qui n’est pas sans conséquence sur le quotidien des collaborateurs qui doivent affiner leur façon de travailler pour répondre aux nouveaux impératifs et absorber une charge de travail en augmentation.

Parmi les axes à améliorer se trouve bien évidemment la gestion du temps. Qu’il s’agisse de la sphère personnelle ou professionnelle, le temps nous fait souvent défaut. Et pourtant, il suffit parfois de détenir les bonnes clés et les bons outils pour optimiser son temps et atteindre ses objectifs.

Pour permettre à ses salariés de comprendre leur relation au temps et d’améliorer leur organisation personnelle, notre client a opté pour la formation “optimiser son temps”. 8 à 10 participants ont pu suivre un programme varié et personnalisé autour de leurs attentes, pour apprendre à gérer leurs priorités et être performants.

Un programme complet

Durant ces deux jours de formation, de nombreux thèmes sont abordés.

Une première partie est consacrée à la gestion des priorités. Comment faire face à une charge de travail conséquente ? Comment faire un arbitrage pertinent face aux priorités ? L’organisation est primordiale pour savoir optimiser son temps.

Mais, gérer son temps, c’est aussi savoir manager efficacement les différents flux. Nos participants, par exemple, travaillent quotidiennement avec Teams, Outlook, le téléphone… Ils échangent également régulièrement avec différents interlocuteurs. Alors, comment s’organiser au mieux pour gérer tous ces flux et être suffisamment disponible pour faire son travail ? C’est le second point que nous abordons.

Durant ces deux jours de formation, nous travaillons également sur le Deep Working : une approche qui se focalise sur la réalisation de tâches et limite les distractions pour une concentration au top. En effet, optimiser son temps et être performant, c’est aussi savoir créer les conditions nécessaires pour éviter de se disperser.

Enfin, avant de terminer par la négociation au quotidien pour déléguer avec pertinence et éviter les pièges de la sur-disponibilité, nous abordons le Mind Mapping. Ce concept d’organisation et de hiérarchisation de l’information permet d’avoir une vision globale de son poste et de savoir positionner sa valeur ajoutée au bon endroit, c’est-à-dire là où on est attendu.

La force du collectif réduit pour des interactions et des résultats concrets

Vous l’aurez compris, le programme est dense et complet, et pour favoriser l’ancrage, rien de tel que la pédagogie coopérative (ou cooperative learning) qui promeut l’action et la pratique entre participants. Mais, pour cela, un effectif restreint est requis ! C’est pourquoi nos stagiaires sont en équipe, par groupe de 8 à 10 personnes au maximum. Cela favorise le partage et les échanges. Tout est pensé pour que ce temps de formation soit le plus dynamique possible et la mise en pratique immédiate. Les deux jours sont d’ailleurs très orientés sur la performance et le positionnement de la valeur ajoutée.

C’est dans une ambiance dynamique et bienveillante que se sont déroulés ces deux jours de formation. Les participants issus de sites différents et de métiers très divers étaient très heureux de partager et de prendre de la hauteur sur leur groupe et leur entreprise. Ils ont acquis des compétences essentielles pour gérer efficacement leurs priorités, optimiser leur temps et limiter les distractions grâce au Deep Working. Le programme complet a permis d’aborder des outils pratiques comme le Mind Mapping ainsi que des techniques pour apprendre à déléguer et éviter la surcharge de travail.

Nombreux sont les participants à avoir mis en pratique quelques conseils aussitôt leur retour en entreprise. Commencer la journée par les plus gros sujets, se réserver du temps pour soi pour travailler sur des sujets de fond… Beaucoup ont également su se construire des outils structurants pour parfaire leur organisation. De belles réussites en perspective !