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La gestion du temps est un axe essentiel de développement de sa vie professionnelle et personnelle. Cette semaine, nous vous proposons une métaphore inspirante pour gagner en efficacité dans votre gestion du temps.
Gestion du temps : la métaphore du vase et des gros cailloux
Il était une fois… un comité de direction d’une grande entreprise du CAC40. Ce CODIR avait suivi plusieurs stages de gestion du temps mais chaque dirigeant semblait continuer à souffrir dans l’arbitrage de ses priorités. Le CODIR avait entendu parler d’un expert japonais en gestion du temps. Miracle d’agenda, son intervention durait à peine 30 minutes et les résultats semblaient incroyables !
Ils firent donc appel à lui pour une intervention autour de la gestion du temps, lors d’un déjeuner du CODIR, sans une salle de conférence.
L’expert arriva à l’heure prévue et s’installa au pupitre.
« Je vous propose une expérience illustrative de la gestion du temps » dit-il à son public attentif.
Il sortit de son sac un grand bocal en verre et le remplit à ras bord de gros cailloux de la taille d’une balle de tennis. Puis il demanda à son public : « Est-ce que ce bocal est plein ? ». Chaque membre du CODIR répondit : « Oui ». « Bien », répondit-il : « nous allons voir. »
C’est alors qu’il sortit un sac contenant des graviers et le versa dans le bocal. Les graviers se faufilèrent entre les cailloux et remplirent le bocal. À nouveau, il posa la question : « Est-ce que le bocal est plein ? ». Le public, commençant à comprendre, répondit : « Non. »
Il prit ensuite un sac de sable qu’il versa dans le bocal. Le sable, à son tour, se faufila entre les cailloux et les graviers jusqu’à remplir le bocal.
Il fit de même avec la bouteille d’eau qui était posée sur sa table et remplit à nouveau le bocal.
Peu loquace, il finit tout de même par regarder le CODIR et lui posa la question suivante :
« Quel enseignement pouvons-nous tirer de cette expérience en matière de gestion du temps ? »
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C’est alors qu’un membre zélé du CODIR leva la main, enthousiaste. « Monsieur vous êtes formidable. Cette expérience sur la gestion du temps est vraiment inspirante : ça nous dit que dans notre agenda, il nous reste toujours un petit espace pour caler un travail ou un RV ! »
L’expert, toujours stoïque, répondit que…… « non, ce n’est pas la bonne réponse ».
Le CODIR fut interloqué, attendant la suite et se disant qu’il avait peut-être raté son investissement en matière de gestion du temps.
C’est alors que l’expert japonais, conclut, avant de partir : « Cette expérience montre que si l’on ne met pas les gros cailloux en premier dans le bocal, on ne pourra jamais les mettre tous : le bocal débordera. Il faut donc commencer par les gros cailloux avant de s’attaquer aux petits, aux choses accessoires. »
Il laissa le CODIR abasourdi, en grande réflexion sur la gestion du temps, avec un goût de gros cailloux amers dans la bouche.
Gestion du temps : comment tirer parti de cette métaphore au niveau professionnel ?
Les gros cailloux sont nos priorités professionnelles. Les graviers, le sable et l’eau sont les tâches de moindre importance que nous avons tendance à faire passer en premier en gestion du temps. Une fois la journée bien remplie de graviers, de sable et d’eau, il est alors impossible de faire rentrer nos gros cailloux.
Une gestion du temps optimale de sa journée de travail, c’est donc placer d’abord ses gros cailloux dans son agenda. Et pour placer ses gros cailloux, il faut les avoir identifiés préalablement : Quelles sont les activités de mon périmètre à plus forte valeur ajoutée ? Sans doute pas cette réunion à laquelle je suis invité.e et pour laquelle je ne suis ni compétent sur le thème à traiter, ni décideur !
Les gros cailloux de la gestion du temps sont aussi personnels !
Si l’on s’élève d’un degré, on peut se demander quels sont les gros cailloux de notre vie et si on les fait bien passer en premier, y compris au regard de la vie personnelle !
Pour les membres de notre fameux CODIR, la gestion du temps est essentiellement tournée vers le travail et ils y passent une bonne partie de leur vie. Mais pour d’autres collaborateurs, managers ou dirigeants, les priorités peuvent ne pas être que professionnelles. Elles peuvent aussi être personnelles. « Je veux voir mon enfant grandir » peut-être considéré comme un très grand cailloux ! La gestion du temps inverse les priorités, en remettant la vie personnelle au centre, et en sécurisant la qualité du travail sur les autres gros cailloux. Dans cet exemple, il s’agit d’un commercial jeune père de famille. Il va focaliser la gestion du temps professionnel sur les prospects à plus forts taux de transformation qu’il va pouvoir rencontrer à des heures en journée ou à déjeuner par exemple.
Et vous, quels sont vos gros cailloux ? Etes-vous sûr de leur offrir la gestion du temps qu’ils méritent ?
