Comment animer une réunion au TOP ?

Comment animer une réunion efficace ? Je partage cet outil que j’ai appris toute jeune consultante en management il y a plus de 20 ans : Le TOP, c’est l’assurance vie de votre réunion, c’est l’ordre du jour ou l’agenda de votre réunion revisité de manière efficace. Le TOP est le sigle décrivant :

Le Thème de la réunion (le projet X, l’activité du service Z (pour une réunion d’équipe), etc.)

Les Objectifs de la réunion, à ne pas confondre avec le Thème : A quoi concrètement veut-on arriver à l’issue de la réunion. Les objectifs commencent par un verbe d’action. Par exemple : faire connaissance, choisir la stratégie de déploiement du projet X, imaginer des solutions alternatives à …, partager l’activité du service, etc.

Le Plan : il s’agit de la tactique d’animation, des différentes séquences qui vont permettent de faire cheminer les participants vers l’atteinte des objectifs avec le timing précis associé. Par exemple :

• Présentation de chacun et recueil des attentes (15 min).
• Brainstorming pour imaginer des solutions au problème W (50 min).
• Sélection des idées à retenir (30 min).
• Plan d’action et conclusion (25 min).

Comment animer une réunion efficace ? Bien la préparer !

Grâce au TOP, vous pouvez préparer votre animation dans le détail. Une réunion bien animée laisse peu de place à l’improvisation. C’est d’ailleurs l’improvisation qui nous fait souffrir de la réunionite aigüe.

Le Thème vous semble évident, mais pas forcément aux participants, c’est important de le poser.

Les Objectifs permettent de déterminer :

• La durée de la réunion ou d’ajuster les objectifs si ceux-ci sont trop ambitieux pour la durée de la réunion (jamais plus de 3h, avec une pause !).
• Les participants à la réunion, bref, ceux qui vont permettre d’atteindre les objectifs.
• Le plan, l’animation en tant que telle : pas de Plan sans Objectifs !

Une fois que vous avez rédigez votre TOP, vous l’envoyez par e-mail, tel quel, aux participants, avec tous les documents nécessaires.

Comment animer une réunion efficace ? Suivez le TOP !

En tant qu’animateur, vous vous êtes efforcé à bien préparer la réunion, il s’agit maintenant de l’animer selon le processus défini, bref, selon le TOP.

Rappelez le TOP en début de réunion, et obtenez l’accord des participants sur le TOP. Cela permet de les impliquer, de lever des malentendus et d’éviter les objections jamais agréables de tel ou tel participant du genre « mais pourquoi je suis là ?».

La réunion peut donner lieu à des digressions qu’il n’est pas toujours possible d’accueillir dans le temps imparti. Dans ce cas-là, revenez au TOP et demandez : « quel est le lien entre cet échange et les objectifs de la réunion ? »

En animant les séquences, vous pouvez aussi cadrer les participants pour qu’ils restent dans le timing. « Notre phase de brainstorming / recueil des idées touche à sa fin, qui veut faire une dernière suggestion ? ».

Même si vous êtes impressionné par certains participants (c’est du vécu !), vous êtes animateur et donc vous êtes légitime pour faire passer le groupe d’une séquence à une autre, d’autant plus que vous leur avez annoncé la couleur avant !

Comment animer une réunion efficace ? Faites le compte-rendu à partir du TOP !

S’il n’y a pas de compte-rendu, c’est comme s’il n’y avait pas eu de réunion. Après le TOP, le compte-rendu est la 2^ème assurance vie sur comment animer une réunion efficace.

Voici comment je rédige le compte-rendu. En 30 minutes chrono, dans un fichier Word :

• Nom des participants et absents.
• Rappel du TOP (copié-collé du mail d’invitation ou du support de la réunion).
• Points clés abordés au regard du TOP. Il s’agit ici de ne surtout pas faire la monographie de la réunion mais d’insister sur les points clés abordés au regard du TOP.
• Plan d’Action : QQQ : Qui fait Quoi et Quand, dans un tableau.

Voilà comment animer une réunion efficace avec le TOP, de la préparation au compte-rendu et suivi post-réunion.

Juliette Ricou. Coach Professionnelle, ex. Directrice de mission dans le secteur du Consulting.